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Guide pour les perquisitions menées par L’autorité Belge de la Concurrence (ABC)

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Que faire à l’arrivée des enquêteurs?

Où et de quelle manière les enquêteurs peuvent-ils perquisitionner?

Que peuvent rechercher les enquêteurs?

Interrogatoire par les enquêteurs.

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Que faire à l’arrivée des enquêteurs?

Belgian Competition Authority (BCA)
 

  • À l’arrivée des enquêteurs, il est important d’accueillir ceux-ci et de les inviter à prendre place dans une salle de réunion.
  • Les enquêteurs doivent disposer d’une copie certifiée conforme de l’ordre de mission de l’Auditeur précisant l’objet et le but de la mission ainsi que d’une autorisation d’un juge d’instruction.
  • Ces documents doivent être remis à l’entreprise par un membre du personnel de l’ABC, accompagnés des lignes directrices de l’ABC relatives aux procédures de perquisition.

    L’entreprise perquisitionnée doit ensuite signer un document dans lequel elle confirme avoir reçu les lignes directrices de l’ABC et les deux documents précités.

    Examinez soigneusement les documents et vérifiez les points suivants:
    • Votre entreprise est-elle bien visée par l’ordre de mission?
    • Quelles sont les allégations à l’encontre de votre entreprise et quelle est la période prétendument infractionnelle?
    • Dans quels locaux les enquêteurs sont-ils habilités à mener les perquisitions?
    • Qui sont les enquêteurs habilités à mener les perquisitions?
    • Pendant quelle période les perquisitions peuvent-elles être menées

Où et de quelle manière les enquêteurs peuvent-ils perquisitionner?

Belgian Competition Authority (BCA)
 

  • Il est recommandé d’avertir, dès l’arrivée des enquêteurs, le service juridique/juriste d’entreprise ou l’avocat de l’entreprise afin qu’il puisse assister à la perquisition.
  • Les membres du personnel de l’ABC peuvent procéder à des perquisitions entre 8h et 18h, avec l’autorisation préalable d’un juge d’instruction, dans:
    • 1°     les locaux, moyens de transport et autres lieux des entreprises ou associations d’entreprises ;
    • 2°  d’autres locaux, moyens de transport et lieux, y compris le domicile des chefs d’entreprise, administrateurs, gérants, directeurs et autres membres du personnel, ainsi qu’au domicile et dans les locaux professionnels des personnes physiques ou morales, internes ou externes, chargées de la gestion commerciale, comptable, administrative, fiscale et financière où ils ont des raisons de croire qu'ils trouveront des documents ou des éléments d'information qu’ils estiment nécessaires à l’accomplissement de leur mission.
  • Dans l’accomplissement de leur mission, les enquêteurs peuvent requérir la force publique.
  • Les enquêteurs peuvent examiner et utiliser comme mode de preuve tous les documents et données, peu importe leur forme ou support (en ce compris les données stockées dans le cloud ou sur un serveur distant, les enregistrements ou encore les conversations WhatsApp).
  • Les enquêteurs ne peuvent pas saisir de documents originaux, mais ils peuvent faire des copies et éventuellement poursuivre la sélection des copies dans les locaux de l’ABC, en présence des représentants de l’entreprise.

Que peuvent rechercher les enquêteurs?

Belgian Competition Authority (BCA)

Documents

  • Les enquêteurs ont le droit d’examiner et de copier les documents strictement liés à l’objet de l’enquête, c-à-d ceux qui sont couverts par l’ordre de mission de l’Auditeur et l’autorisation de perquisition.
  • Les documents suivants ne peuvent pas être examinés ou copiés par les enquêteurs:
    • La correspondance entre l’entreprise et un avocat, pour autant qu’il s’agisse d’un avocat indépendant et inscrit à un barreau européen (« legal professional privilege » (LPP) de l’avocat) ;
    • Les documents internes de l’entreprise qui ne font que reprendre et/ou ne contiennent que des conseils juridiques couverts par le LPP de l’avocat ou qui sont établis en vue d’obtenir un conseil juridique par un avocat indépendant ;
    • Les avis juridiques établis par un juriste d’entreprise membre de l’Institut des juristes d’entreprise (« IJE ») à l’attention de son employeur, ainsi que la correspondance précédant la demande d’avis juridique, la correspondance échangée en rapport avec l’avis juridique, les projets d'avis, ainsi que les documents préparatoires établis à l’attention du juriste d’entreprise (LPP des avis juridiques des juristes d’entreprise). L’avis perd son caractère confidentiel lorsque l’employeur communique le document ou en dévoile son contenu à une personne extérieure à l'entreprise.
    • Les documents qui ne sont pas visés par le champ d’application prévu dans l’ordre de mission et l’autorisation de perquisition (documents « out of scope »).
  • Seuls les documents dont la copie n’est pas contestée par l’entreprise sont immédiatement accessibles aux enquêteurs. Les documents faisant l’objet d’une contestation sont mis sous scellés en vue d’un traitement ultérieur par un membre tiers du personnel de l'Auditorat et, en cas de désaccord persistant sur leur qualification, en vue d’un éventuel recours devant le Président de l’ABC.
  • L’entreprise reçoit une copie de tous les documents copiés ainsi qu’une liste les identifiant. Cette procédure est consignée dans un procès-verbal de fin de perquisition avec les éventuelles observations ou réserves de l’entreprise.

Recherches dans l’environnement informatique

  • Une partie des recherches des enquêteurs peut se dérouler dans l’environnement informatique, notamment via l’utilisation de logiciels spécialisés. Le principe demeure que les enquêteurs ne peuvent accéder qu’aux documents électroniques qui sont couverts par l’ordre de mission de l’Auditeur et qui ne sont pas couverts par le LPP.
  • Si la sélection des éléments pertinents a lieu sur la base de mots-clés, ces derniers doivent être listés en annexe du procès-verbal de fin de perquisition et ils doivent être liés à l’objet de la perquisition. Veillez à ce que ce soit bien le cas.
  • Au terme des recherches, trois copies des données sélectionnées sont générées (deux sont mises sous scellés et emportées par les enquêteurs et la troisième est remise à l’entreprise). L’entreprise dispose alors d’au moins 10 jours ouvrables pour transmettre une liste des documents « out of scope » et « LPP » qui font partie des documents scellés, avec une explication succincte.
  • Si les données sélectionnées font l’objet d’une consultation sur place en présence de représentants de l’entreprise concernée, l’ABC et l’entreprise reçoivent chacune une copie non scellée des documents électroniques « in scope ».

Apposition de scellés

  • Les enquêteurs peuvent apposer des scellés pour la durée de leur mission et dans la mesure où cela est nécessaire aux fins de celle-ci, sans toutefois pouvoir excéder 72h lorsque cela concerne des locaux autres que les locaux de l’entreprise.

Documents confidentiels

  • Si vous estimez que des données copiées dans le cadre de la perquisition sont confidentiels, il convient d’en informer l’Auditeur dans les 10 jours ouvrables suivant la date de fin de la perquisition et de demander un délai pour fournir une version ou un résumé non confidentiel des données concernées. L'Auditeur accorde dans ce cas un délai de minimum 2 mois, qui peut éventuellement être prolongé. À défaut, les données concernées sont considérées comme non confidentielles.

Interrogatoire par les enquêteurs

Belgian Competition Authority (BCA)

Les enquêteurs peuvent interroger tout représentant ou membre du personnel de l’entreprise.

Instructions pour répondre aux questions

  • Les enquêteurs peuvent demander des explications sur des faits ou des documents en relation avec l’objet et le but de l’ordre de mission, ainsi que sur l’organisation interne de l’entreprise, les méthodes de travail et les répartitions des responsabilités. Dans ce cadre, assurez-vous que la personne qui répond ait été personnellement informée de l’objet de l’enquête.
  • Les enquêteurs ne peuvent demander aux employés de faire des aveux ou de s’auto-incriminer par leurs réponses.
  • Les réponses peuvent être enregistrées par écrit ou par voie électronique. Lorsque les réponses sont enregistrées par voie électronique, soit le contenu de l’enregistrement est transcrit dans un procès-verbal dont une copie est remise à l’interlocuteur, soit une copie de l’enregistrement lui est fournie.
  • Lisez soigneusement le procès-verbal. Faites éventuellement état de vos réserves.
     
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