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Guide pour les perquisitions menées par l’Autorité de la Concurrence

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Quels documents doivent être présentés?

Luxembourg Competition Authority (Autorité de la Concurrence, AC)
 

  • À leur arrivée, il est important d’accueillir les conseilleurs instructeurs, les enquêteurs et le(s) officier(s) de police judiciaire qui les accompagnent et de les inviter à prendre place dans une salle de réunion, dans laquelle les premières étapes du contrôle administratif pourront être accomplies (consultation de la décision administrative ordonnant le contrôle, de l’ordonnance du juge d’instruction autorisant l’inspection (le cas échéant), vérification de l’identité des enquêteurs).

    En parallèle, le personnel d’accueil doit informer le représentant légal et/ou le propriétaire des locaux et les avocats de l’entreprise (contacts à prédéfinir) qu’une enquête est en cours dans les locaux de la société.
    En pratique, il faut dans la mesure du possible faire patienter les enquêteurs dans cette salle et ne pas les laisser se déplacer dans les locaux avant l’arrivée du représentant légal et/ou du propriétaire des locaux et/ou des avocats.
     
  •  Les enquêteurs doivent disposer de l’ordonnance du juge d’instruction ayant autorisé l’inspection.

    L’ordonnance est notifiée sur place et au moment de la visite par le conseiller instructeur, ou les conseillers effectifs ou enquêteurs qui l’assistent, au dirigeant de l’entreprise ou au représentant qu’il désigne ou à défaut à l’occupant des lieux, qui en reçoit copie intégrale. En cas d’impossibilité de notification sur place et au moment de la visite, l’ordonnance est notifiée après les opérations par lettre recommandée avec avis de réception.
     
  •  L’inspection est en principe effectuée en présence du dirigeant de l’entreprise, du représentant qu’il désigne ou de l’occupant des lieux. 
  • L’entreprise contrôlée / inspectée doit signer un récépissé dans lequel elle confirme avoir reçu les documents précités.

    Examinez soigneusement ces documents et vérifiez les points suivants :

    • Votre entreprise en est-elle bien visée par le contrôle / l’inspection ?
    • Cette visite de l’Autorité de la concurrence est-elle menée dans le cadre de ses pouvoirs de contrôle ou dans le cadre de ses pouvoirs d’inspection ?
    • Est-ce que l’Autorité de la Concurrence luxembourgeoise agit de son propre chef ou sur demande d’une autorité de concurrence étrangère ?
    • Le juge d’instruction a-t-il autorisé l’inspection inopinée des locaux (i.e. ordonnance) ?
    • Quelles sont les suspicions à l’encontre de votre entreprise et quelle est la période prétendument infractionnelle ?
    • Quel est le périmètre du contrôle / de l’inspection (quels sont les locaux, documents, personnes ou activités visés) ?
    • Quels sont les enquêteurs habilités à mener le contrôle / l’inspection ?
    • Quand le contrôle / l’inspection peut-elle être menée ?
    • Est-ce que la saisie ou prise de copie de document(s) est autorisée (dans l’affirmative, quels sont les documents visés ?).

Où et de quelle manière les enquêteurs peuvent contrôler / inspecter ?

Luxembourg Competition Authority (Autorité de la Concurrence, AC)
 

  • Il est recommandé d’avertir, dès l’arrivée des enquêteurs, le service juridique de l’entreprise ou son avocat afin qu’il puisse assister aux opérations de contrôle / d’inspection.

    En cas d’inspection, le représentant légal de l'entreprise ou l'occupant des lieux doit obligatoirement avoir été averti dans un délai d’un mois suivant l’ordonnance du juge d’instruction (ce délai peut être prolongé à la demande du conseiller instructeur) car l‘inspection doit être effectuée en présence du dirigeant de l’entreprise, du représentant qu’il désigne ou de l’occupant des lieux.
     
  • Les conseillers instructeurs de l’Autorité de la Concurrence peuvent procéder à des inspections :

    1° à tous les locaux, terrains et moyens de transport des entreprises et associations d’entreprises ;

    2° au domicile des chefs d’entreprise, administrateurs, gérants, directeurs et autres membres du personnel (s’il existe un soupçon raisonnable que des livres ou autres documents liés à l’activité de l’entreprise et à l’objet de l’inspection s’y trouvent)
     
  • Dans l’accomplissement de leur mission, les enquêteurs peuvent requérir la force publique, plus particulièrement des officiers de police judiciaire de la police grand ducale.
     
  • Ils peuvent saisir des documents originaux et prendre ou obtenir, sous quelque forme que ce soit, copie ou extrait de ces documents.

    Dans ce cadre, il est vivement recommandé de procéder à des copies de chacun des documents qui sera saisi, ou à tout le moins de dresser un inventaire des documents qui ont été saisis par les enquêteurs (à l’attention de vos avocats).

Que peuvent rechercher les inspecteurs?

Luxembourg Competition Authority (Autorité de la Concurrence, AC)

Documents

  • Les enquêteurs ont le droit d’inspecter les livres ainsi que tout autre document liés à l’activité de l’entreprise, quel qu’en soit le support (y compris informatique) et accéder à toutes les informations auxquelles a accès l’entité faisant l’objet de l’inspection et peuvent prendre ou obtenir, sous quelque forme que ce soit, copie ou extrait de ces livres ou documents (à condition que ceux-ci soient couverts par l’ordonnance du juge d’instruction).
     
  • La correspondance entre l’entreprise et un avocat externe et indépendant de l’entreprise est couverte par le secret des communications avocat-client et ne peut être consultée (si ce n’est pour confirmer que cette correspondance est bien couverte par la confidentialité) ni copiée ou saisie par l’Autorité.
     
  • En cas de désaccord entre l’Autorité de la Concurrence et l’entreprise sur le caractère protégé d’un document, celui-ci est mis sous scellé dans l’attente de l’expiration des voies de recours (5 jours à compter de la date de la remise ou de la notification du procès-verbal de l’inspection ou du procès-verbal de l’extraction des données informatiques) ou d’une décision définitive statuant sur la légalité des opérations d’inspection.
     
  • À tout stade de la procédure, les entreprises, associations d’entreprises ou les personnes intéressées ont le droit de revendiquer auprès du conseiller instructeur le caractère confidentiel des informations, documents ou parties de documents qu’elles ont communiqués ou qui ont été saisis. Cette demande de traitement confidentiel est formulée par écrit et spécialement motivée.

Ordinateurs et softwares

  • Les enquêteurs peuvent soit saisir le support physique sur lequel des données sont enregistrées soit procéder à une extraction de ces données en présence des personnes assistant à l’inspection.
     
  • Lorsque le tri des données (par rapport au périmètre de l’inspection ou au secret des communications avocat-client) est matériellement impossible à réaliser sur place, il peut être procédé à une saisie indifférenciée de données. Dans ce cas, les données sont placées sous scellées et le tri est effectué dans un second temps, dans les locaux de l’Autorité de la Concurrence et en présence du ou des représentants de l’entreprise ou de ses avocats.

    Les données qui sont conservées par l’Autorité à l’issu de ce tri sont inventoriées dans un procès-verbal signé par les représentants de l’entreprise.

Documents, ordinateurs et softwares trouvés de manière aléatoire

  • Tout document ou données trouvés de manière aléatoire lors de l’inspection et n’entrant pas dans le périmètre de celle-ci ne peuvent en principe pas être saisis par l’Autorité. Si l’Autorité saisit de tels documents ou données, il est conseillé d’exiger l’insertion d’une réserve à ce sujet dans le procès-verbal établi à l’issue de l’inspection.

    La légalité des opérations d’inspection pourra également être contestée en justice.

Liste des pièces saisies / Apposition des scellés

  • Les enquêteurs établissent une liste numérotée des documents inspectés (soit durant l’inspection, soit à l’issue du tri effectué a posteriori en cas de saisie de données indifférenciée (cf. supra)). En tout état de cause, un procès-verbal est dressé, accompagné d'un inventaire, et ce document officiel doit être signé par le représentant légal de l'entreprise et par les personnes qui ont assisté à l’inspection.
     
  • Les enquêteurs peuvent apposer des scellés pour la durée de leur mission et dans la mesure où cela est nécessaire aux fins de celle-ci, au sein de l’entreprise et dans des locaux autres que ceux de l’entreprise. Tout bris de scellés est sanctionné pénalement, par une amende se chiffrant jusqu’à 1 pour cent du chiffre d’affaires mondial total réalisé au cours du dernier exercice social clos.

Qui peut être interrogé par les inspecteurs et comment?

Luxembourg Competition Authority (Autorité de la Concurrence, AC)

Les enquêteurs sont autorisés à interroger les responsables de l’entreprise ainsi que le personnel.

  •  Les enquêteurs peuvent uniquement demander des explications sur des faits et des documents en lien avec l’objet de l’inspection et son but. 
     
  •  Il est conseillé d’aviser à l’avance les personnes interrogées (i) de l’objet et du but de l’inspection (sous peine de nullité), (ii) du fait qu’ils doivent coopérer et fournir des réponses uniquement factuelles aux enquêteurs (et non donner leur opinion) et (iii) de l’importance de ne répondre que s’ils sont sûrs de la réponse.
     
  • Les personnes interrogées doivent soigneusement relire le procès-verbal de l’entretien, et faire part de leurs réserves éventuelles avant de le signer.

 

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