Guidelines
Ghid pentru inspecţiile Autorităţii Române de Concurenţă
Ce documente trebuie să prezinte inspectorii?
Romanian Competition Authority
- Inspectorii trebuie să prezinte o copie certificată a ordinului de investigație emis de preşedintele Consiliului Concurenţei, împreună cu copia certificată a ordinului de inspecție și a autorizării judiciare emisă de instanţă. De asemenea, inspectorii au obligaţia de a se legitima înainte de începerea inspecţiei.
- Citiţi documentele cu atenţie şi verificaţi următoarele:
- Este societatea dumneavoastră destinatarul?
- Ce acuzaţii se aduc societății(care face obiectul inspecţiilor)?
- Unde pot căuta inspectorii?
Unde şi cum pot cerceta inspectorii?
Romanian Competition Authority
- Imediat după sosirea inspectorilor, cereţi permisiunea să vă consultaţi cu avocatul extern sau cu departamentul juridic. Reţineţi că aveţi dreptul de a fi asistat pe tot parcursul inspecţiei de avocat şi că acesta poate fi consultat şi prin telefon. Totuşi, inspecţia poate începe şi înainte de sosirea avocatului.
- Inspecţia poate avea loc în: (i) spaţiile, terenurile sau mijloacele de transport pe care societatea le deține legal și/sau își desfășoară activitatea, precum și în (ii) orice alte spații, inclusiv domiciliile terenurile și mijloacele de transport ale conducătorilor, administratorilor, directorilor și ale celorlalți angajați ai societății. În cadrul acestor spaţii, cercetările pot fi efectuate în orice încăperi, dulapuri, birouri, seifuri, echipamente IT şi orice alte locuri unde pot fi stocate documente. Accesul inspectorilor la respectivele spaţii şi locuri nu poate fi refuzat. În cazul unei opoziţii la inspecţie, poliţia poate asigura sprijinul necesar. Prin urmare, se recomandă cooperarea. Inspecţia poate avea loc numai în prezenţa reprezentanţilor societății.
- Inspecţia poate avea loc numai în timpul programului de lucru obișnuit. În lipsa unui program de lucru obișnuit sau în cazul unui program de lucru zilnic mai mic de 8 ore, inspecția poate avea loc numai între orele 8,00 şi 18,00. Inspecția poate continua în afara orelor de lucru sau după ora 18,00 numai cu acordul scris al reprezentantului societății unde se efectuează inspecția sau a persoanei desemnate de către acesta.
Ce anume pot examina inspectorii?
Romanian Competition Authority
- Inspectorii au dreptul să examineze şi să copieze orice documente, registre, acte financiar-contabile și comerciale sau alte evidențe legate de activitatea societății, chiar dacă acestea includ secrete de afaceri. Cu toate acestea, ei nu au dreptul să ridice documente originale, ci doar copii. Atenţie: întotdeauna faceţi o copie suplimentară a respectivelor documente pentru avocaţii externi.
- Următoarele documente nu pot fi, de regulă, examinate sau copiate de inspectori:
- Comunicările societății cu un avocat extern, daca acestea sunt realizate în cadrul şi în scopul exclusiv al exercitării dreptului la apărare în legătură cu acuzaţiile care fac obiectul inspecţiei, indiferent de data acestora (anterioară sau ulterioară deschiderii procedurii), cu condiția ca aceste comunicări să aibă legătură cu obiectul procedurii de investigație;
- Documente pregătitoare, întocmite de societate în scopul exclusiv al exercitării dreptului la apărare și în legătură cu acuzaţiile care fac obiectul inspecţiei.
- Dacă inspectorii doresc să examineze astfel de documente protejate, arătaţi numai acele părţi ale documentelor care dovedesc caracterul protejat al documentului. În cazul în care caracterul protejat este contestat, solicitați ca aceste documente, în copie, să fie puse în plicuri sau cutii care să fie sigilate până când se va lua o decizie finală cu privire la caracterul lor protejat.La momentul inspecției, nu sunteți legal obligat să divulgați conținutul documentului contestat inspectorilor, dar trebuie să furnizați o justificare obiectivă cu privire la caracterul privilegiat al documentelui. Inspectorii au dreptul să ridice documentele respective astfel sigilate, în dublu exemplar. Verificaţi ca în procesul-verbal de constatare şi inventariere încheiat la finalizarea inspecţiei să fie stabilit termenul în care societatea să transmită autorităţii de concurenţă probele şi explicaţiile de natură a demonstra caracterul protejat al documentelor în cauză.
- La cerere, trebuie să acordaţi acces inspectorilor la echipamentele IT şi mediile de stocare (laptop-uri, staţii de lucru, tablete, Personal Digital Assistant, telefoane mobile, suporturi de tip CD-ROM, DVD, stick-uri de memorie USB, card SIM, HDD, server extern, cloud, etc.), furnizându-le, atunci când este necesar, parolele şi/sau drepturile de acces ale administratorului. Inspectorii pot folosi propriul software şi/sau hardware de expertiză. Totuşi, inspectorii nu pot ridica echipamente sau alte obiecte, ci pot face doar copii tipărite şi/sau electronice ale documentelor/informaţiilor stocate în format electronic. Atenţie: faceţi întotdeauna o copie suplimentară a documentelor/informaţiilor respective pentru avocaţii externi.
- Informațiilor relevante investigației selectate în prezența reprezentanților societății vor fi copiate pe CD/DVD, în două exemplare, un exemplar fiind înmânat reprezentanţilor societății. Dacă este cazul, informaţi inspectorii cu privire la faptul că există documente salvate pe calculator (sau pe respectivul mediu de stocare) care nu pot fi copiate (a se vedea mai sus). În acest caz, cereţi inspectorilor să verifice fiecare fişier, şi nu să copieze întregul conţinut aflat pe calculator sau pe mediul de stocare. Cu autorizare judiciară prealabilă, informaţiile stocate sau arhivate în mediul electronic pot fi copiate integral şi ridicate pe suport electronic (printr-o procedură de tip „forensic”), cu aplicarea de sigilii, urmând ca prelevarea informaţiilor necesare investigaţiei să se realizeze în prezenţa reprezentantului întreprinderii, la sediul Consiliului Concurenţei.
- După finalizarea inspecţiei inspectorii sunt obligaţi să întocmească un proces-verbal de constatare şi inventariere, care trebuie să cuprindă un opis al tuturor documentelor/dovezilor ridicate. O copie a acestui proces-verbal, inclusiv a opisului documentelor/dovezilor ridicate, trebuie să fie înmânat reprezentanţilor societății.
Inspectorii au dreptul de a sigila orice spaţii destinate activităţilor societății şi orice documente legate de activitatea acesteia, pe durata şi în măsura necesară inspecţiei, de exemplu, în cazul în care inspecţia durează mai multe zile. Punerea şi, respectiv, ridicarea sigiliilor trebuie consemnate în procese-verbale care vor fi anexate procesului-verbal de constatare şi inventariere. Nu rupeţi sigiliul în nicio situaţie. Ruperea sigiliului reprezintă infracţiune. - Verificaţi ca în procesul-verbal de constatare şi inventariere să fie stabilit termenul în care societateai să transmită autorităţii de concurenţă, motivat, identificarea documentelor sau a părţilor din documentele ridicate în care consideră că există secrete de afaceri sau alte informaţii confidenţiale, precum şi o variantă neconfidenţială a acestor documente sau părţi din documente.
Cine poate fi interogat de către inspectori şi cum?
Romanian Competition Authority
Inspectorii au dreptul de a cere explicaţii oricărui reprezentant al societății sau membru al personalului. Fiecare persoană intervievată trebuie să aibă în vedere faptul că poate fi trasă la răspundere personal în temeiul legii române.
- Cereţi ca întrebările să vă fie adresate numai în prezenţa unui avocat extern.
- Cereţi ca întrebările să fie puse numai în cadrul unui interviu formal care asigură faptul că întrebările şi răspunsurile sunt consemnate sau înregistrate. Solicitaţi o copie a tuturor consemnărilor sau înregistrărilor efectuate de inspectori. Nu semnaţi niciodată niciun document înainte de a fi consultat un avocat. Semnaţi consemnările numai dacă sunt corecte şi complete. În cazul în care nu sunt corecte şi complete, insistaţi să fie corectate, iar în caz de refuz, insistaţi ca obiecţiile Dvs. să fie consemnate.
- În cazul în care s-au cerut explicaţii unui membru al personalului care nu este sau nu era autorizat să dea explicaţii în numele societății, verificaţi ca în procesul-verbal de constatare şi inventariere să fie stabilit termenul până la care societatea poate să rectifice, să modifice sau să completeze explicaţiile date de acesta.
- Nu răspundeţi niciunei întrebări dacă răspunsul ar incrimina societatea sau pe dumneavoastră personal.
- Răspundeţi doar întrebărilor care au legătură cu obiectul inspecţiei. Prin urmare, asiguraţi-vă că sunteţi în prealabil informat în legătură cu obiectul inspecţiei. Răspundeţi doar întrebărilor care vi se adresează. Daţi răspunsuri scurte şi la subiect. În cazul în care nu ştiţi răspunsul la o întrebare, precizaţi acest lucru inspectorilor. Nu faceţi nici un fel de presupuneri.