Guidelines
Linee guida per le ispezioni della Autorità Garante della Concorrenza e del Mercato
1. Quali documenti devono essere presentati dai funzionari?
Italian Competition Authorities
- L’ispezione può essere effettuata da funzionari dell’AGCM o da agenti della Guardia di Finanza delegati dall’AGCM. Gli ispettori devono esibire un’autorizzazione scritta dell’AGCM che specifichi lo scopo dell’ispezione.
- Se i funzionari esibiscono l’autorizzazione, verificare con attenzione:
- È indirizzato alla nostra società?
- Quali sono le accuse mosse alla nostra società (finalità dell’ispezione)?
- A cosa possono accedere i funzionari?
2. Dove ed a cosa possono accedere gli ispettori?
Italian Competition Authorities
- E’ obbligatorio fornire le informazioni richieste (si veda il successivo § 4). Il diritto di farsi assistere da un consulente è garantito ma non può comportare la sospensione dell’ispezione.
- L’ispezione si estende a tutti i locali, armadi, cassette, casseforti, vetture, computer purché relativi all’attività d’impresa, ma non ai luoghi di residenza o di domicilio estranei all’attività aziendale oggetto dell’indagine.
- I funzionari non possono usare la forza nei confronti di persone o cose (ad esempio, forzare porte o armadi), né possono eseguire perquisizioni personali senza autorizzazione del Procuratore della Repubblica o dell’Autorità Giudiziaria. Essi possono chiedere, anche senza autorizzazione, che cose o locali vengano aperte. In caso di richiesta, è consigliabile aprire locali e/o cose e consegnare personalmente l’oggetto della ricerca.
3. Cosa possono ricercare gli ispettori?
Italian Competition Authorities
- Non consegnare nulla se non espressamente richiesto.
- Gli ispettori possono sequestrare oggetti rinvenuti casualmente, cioè non correlati all’oggetto dell’ispezione, ma non possono compiere ricerche finalizzate esclusivamente al loro rinvenimento.
- Gli ispettori possono esaminare documenti ed estrarne copia, anche se contengono segreti aziendali. I documenti possono essere sequestrati solo se il loro contenuto non può essere riprodotto nel verbale. Importante: fare sempre una copia dei documenti copiati o sequestrati.
- I seguenti documenti non possono essere esaminati o copiati da parte degli ispettori:
- documenti privati che non possono fornire alcuna prova per il caso;
- documenti di nessuna rilevanza per il caso laddove l’ispezione vada al di là del mero accertamento che il documento è interessato dall’oggetto dell’ispezione (si veda 1.(2) sopra);
- corrispondenza tra la società e un avvocato di un paese membro della UE, Norvegia, Islanda, Liechtenstein o Svizzera (la corrispondenza con avvocati americani non è coperta) o documenti interni alla società relativi a pareri legali dati da avvocati come sopra descritti.
- Se gli ispettori vogliono esaminare tali documenti riservati, mostrate solo le parti di questi documenti che hanno carattere riservato. Se il carattere riservato di alcuni documenti è contestato, richiedete che questi documenti siano riposti in buste sigillate o scatole fino ad una decisione finale circa il loro carattere.
- In generale, gli ispettori possono fare copie dei files; solo gli agenti della Guardia di Finanza possono sequestrare computer ed altri oggetti. Richiedere che i computer vengano lasciati presso la società. Permettere l’accesso ai computer fornendo le relative password. Importante: prendere nota dei files copiati dagli ispettori o fare una copia elettronica di quelli che vengono portati via.
- Se lo ritenete appropriato, informate gli ispettori che dei documenti confidenziali sono salvati in un computer la cui memoria non può essere copiata (si veda sopra) e richiedete che gli ispettori controllino ogni singolo file piuttosto che copiare l’intero disco fisso.
- Prima di lasciare i locali della Società, gli ispettori devono redigere un verbale dell’ispezione contenente eventuali dichiarazioni di chi ha assistito, la lista dei documenti di cui è stata estratta copia o che sono stati sequestrati ed una breve descrizione dell’attività svolta durante l’ispezione. Il verbale deve essere sottoscritto da chi ha assistito all’ispezione e questi ha il diritto di averne copia. Importante: non firmare il verbale prima di avere consultato il legale esterno.
- Gli ispettori possono apporre sigilli ai locali, alle stanze, agli armadi ed ai documenti se l’ispezione dura più di un giorno. Non rompere i sigilli per nessun motivo poiché ciò costituisce un reato penale.
4. Chi può essere interrogato e come?
Italian Competition Authorities
Gli ispettori possono chiedere informazioni a tutti gli impiegati presenti. Ogni interrogato deve considerare che potrebbe essere ritenuto personalmente responsabile ai sensi della legge italiana.
- Chiedete di essere interrogati solo alla presenza di un avvocato esterno e spiegate agli ispettori che solo gli amministratori della società possono rilasciare dichiarazioni per conto della società.
- Richiedere che le domande siano poste in un interrogatorio formale che assicuri la verbalizzazione e/o la registrazione di domande e risposte. Richiedere copia del verbale dell’interrogatorio. Non sottoscrivere alcun documento prima di aver consultato un legale. Sottoscrivere il verbale solo se corretto e completo.
- Si deve rispondere a domande di natura personale (esempio: professione, ruolo nella Società, ecc).
- Chiedere se si ha il diritto di non rispondere. Scrivere la risposta. Chiedere spiegazioni se necessario. Se si ha il diritto di non rispondere, non rispondere fino a quando non si sarà consultato il legale esterno.
- Chiedere ai funzionari se possono escludere che ulteriori azioni possano essere prese nei suoi confronti da una autorità/ente nazionale. Scrivere la risposta. Chiedere spiegazioni se necessario. Se gli ispettori non forniscono informazioni in merito, chiedere di consultare un legale esterno prima di rispondere.
- Non rispondere ad alcuna domanda che potrebbe comportare l’incriminazione propria o della Società ai sensi della legge nazionale.
- Rispondere esclusivamente a domande attinenti allo scopo dell’ispezione e solo su richiesta. Fornire risposte sintetiche e precise. Attenersi ai fatti e non fornire commenti di natura giuridica. Dichiarare agli ispettori di non poter rispondere alla domanda se non si è a conoscenza dei fatti. Non fare nessuna supposizione.