Guidelines
Guía en caso de visita domiciliaria por parte de la COMISIÓN NACIONAL ANTIMONOPOLIO
¿Qué documentos deben mostrar los funcionarios?
- Para llevar a cabo una visita en una empresa, los funcionarios deberán contar con una orden de visita de la Autoridad Investigadora de la Comisión Nacional Antimonopolio (“CNA”). La oposición injustificada una vez notificada la orden de visita constituye una obstrucción y dará lugar a la apertura de un expediente sancionador independiente, sin perjuicio de poder ser además una circunstancia agravante al fijar el importe de la sanción que pueda imponerse. No obstante, la empresa puede no consentir la visita cuando existan motivos fundados para ello (por favor, consulten con sus abogados externos antes de tomar esta decisión).
- La orden de visita debe indicar de manera suficiente:
- Los sujetos objetos de la visita domiciliaria.
- El objeto, finalidad, alcance y fecha en la que vaya a practicarse la visita: (i) qué se busca y (ii) cuál es la conducta.
- Los datos, documentos, operaciones, informaciones y otros elementos que hayan de ser objeto de la visita.
- Las razones específicas que justifican la entrada y por las que se considera que los documentos relacionados con la visita se encontrarán en la sede de la empresa.
- La relación de la empresa con los hechos investigados.
- Lea los documentos cuidadosamente y compruebe:
- ¿Su empresa es la destinataria? ¿El domicilio indicado coincide con el del visitado?
- ¿Está bien delimitado en la orden de visita el objeto, finalidad y alcance de la visita?
- ¿Dónde podrán buscar los funcionarios?
¿Dónde y cómo proceden los funcionarios?
- Los funcionarios están facultados para inspeccionar cualquier local, instalación, oficina, terreno y medio de almacenamiento electrónico de las entidades y sujetos visitados. No obstante, se requerirá autorización judicial cuando dicho acceso implique una restricción del derecho a la inviolabilidad de comunicaciones privadas. También están facultados para visitar domicilios particulares del personal de las empresas y cualquier otro local, instalación, oficina, terreno y medio de almacenamiento electrónico distintos de los propios de las empresas siempre y cuando cuenten con la pertinente orden de visita legalmente emitida.
- Los funcionarios podrán usar la fuerza contra las personas o la propiedad, en caso de negativa a que les abran las oficinas o el mobiliario cerrado con llave. Si un funcionario solicita que se abra un cajón o escritorio, ábralo, pero antes pregúntele qué está buscando y entrégueselo usted mismo.
- En el caso de que la empresa se opusiera a la visita, la policía local o Guardia Nacional, prestarán la protección y el auxilio necesario a los funcionarios para el ejercicio de las funciones de visita.
¿Qué pueden buscar los funcionarios?
- Dentro del ámbito especificado en la documentación que ordena la visita, en general, los funcionarios pueden acceder a cualquier local, instalación, oficina, terreno y medio de almacenamiento electrónico, examinar todos los libros, emails y documentos incluso si estos contienen secretos comerciales, cualquiera que sea su soporte material, hacer copias de todos los documentos y, realizar imágenes forenses de los dispositivos de almacenamiento electrónico. También pueden acceder a la documentación que se encuentre alojada en sistemas, servicios informáticos o dispositivos proporcionados por terceros, sistemas y servicios de almacenamiento en la nube y toda aquella otra a la que tenga acceso la entidad visitada.
No obstante, no están facultados para llevarse los originales, sino únicamente copias.
¡Atención!: Asegúrese de que los libros y documentos están cubiertos por el objeto de la visita.
¡Atención!: Asegúrese de que se haga una copia adicional de cada documento recabado por los funcionarios para su evaluación posterior por los abogados externos.
¡Atención!: Revise con detenimiento el acta de la visita y haga constar cualquier irregularidad detectada durante su transcurso. Al finalizar la visita, solicite el listado de palabras clave empleado en la búsqueda.
¡Atención!: No intente destruir u ocultar ningún documento físico o electrónico.
- Los documentos que se incluyen en el listado a continuación no pueden ser copiados o leídos por los funcionarios:
- Documentos privados que no sean relevantes.
- Documentos que no estén relacionados con el objeto de la visita;
- La correspondencia entre la empresa y el abogado externo (en derecho mexicano, está regulada la protección del privilegio abogado-cliente).;
- Comunicaciones privadas;
- Documentos internos de la empresa cuyo contenido refleje y/o contenga asesoramiento legal otorgado por parte de los abogados externos.
- Si los funcionarios quieren inspeccionar esos documentos protegidos, muéstreles solo la parte de esos documentos que resulte necesaria para dejar claro que son documentos protegidos. Si el carácter privilegiado de ciertos documentos es impugnado, solicite que esos documentos se introduzcan en sobres marcados hasta que la cuestión sobre su confidencialidad sea finalmente decidida. En todo caso, hacer constar en el acta la oposición a la entrega.
- A solicitud de los funcionarios, debe concedérseles acceso a las computadoras y dispositivos electrónicos utilizados para tratar asuntos profesionales (laptops, tablets, teléfonos celulares, USBs, etc.), proporcionándoles las contraseñas correspondientes. No obstante, los funcionarios no podrán llevarse las computadoras u otros dispositivos, sino únicamente hacer copias electrónicas (forenses) de su contenido.
¡Atención!: Asegúrese que la CNA le entregue una copia electrónica realizada para su valoración posterior por los abogados externos.
- Si procede, indique que determinados documentos que están guardados en la computadora (o en otros dispositivos) no deben ser copiados dado que son privados y/o están protegidos por el privilegio abogado-cliente (ver arriba). En este caso, solicite a los funcionarios que no copien todos los archivos, sino que revisen cada archivo almacenado antes de copiarlo.
Los funcionarios están facultados para sellar todos los locales, oficinas, libros o documentos, sistemas informáticos o dispositivos electrónicos y demás bienes de la entidad visitada durante el tiempo y en la medida en que sea necesario para la visita. No rompa el sello en ninguna circunstancia. Romper un sello es una obstrucción de la labor de visita de la CNA que puede sancionarse con multas altas e incluso con cárcel.
¿A quién puede entrevistar los funcionarios y cómo?
Los funcionarios pueden solicitar explicaciones a todos los empleados dentro del objeto de la visita y tienen facultad para entrevistar: (i) a cualquier apoderado de una empresa o asociación de empresas, y (ii) a cualquier agente del mercado que pueda tener información relevante para el objeto de la visita, aunque no haya indicios de su participación en la infracción. El entrevistado debe tener en cuenta que podría ser responsable personalmente.
- Solicite ser interrogado solo en presencia de un abogado.
- Pida que las preguntas se hagan solo en el transcurso de una entrevista formal, lo que garantiza que las preguntas y respuestas sean anotadas. Asegúrese que alguien tome nota de las preguntas y respuestas proporcionadas.
- Asegúrese de que ha entendido la pregunta. Si es necesario, solicite una explicación más exhaustiva. Si los funcionarios no le proporcionan dicha aclaración, pida hablar con un abogado externo antes de proporcionar respuesta alguna.
- Niéguese a contestar preguntas auto-incriminatorias.
- Conteste únicamente a las preguntas relacionadas con el objeto de la visita. Conteste solo a las preguntas que se le hagan. Dé respuestas cortas y precisas. Cíñase a los hechos y no proporcione valoraciones jurídicas.
- No dé información inexacta o engañosa. En caso de no tener clara la respuesta, manifiéstelo. Si los funcionarios insisten, ofrezca a la autoridad la posibilidad de responder a la pregunta una vez se lleven a cabo las comprobaciones correspondientes.
- Solicitar una copia del acta circunstanciada de la visita domiciliaria.