Instructions

Залишайтесь спокійними! Не поводьтеся агресивно! 

Робіть КОПІЇ! 

Ваші працівники мають робити щонайменше по одній (додатковій) копії кожного документа (оригіналу або копії) та кожного електронного файлу, який службовці хочуть забрати із собою. Усі копії мають зберігатися в окремих папках, а носії інформації з електронними копіями мають бути марковані таким чином, щоб Ви пізніше могли одразу знайти документи.  

Не залишайте службовців без нагляду! 

Переконайтеся, щоб кожного службовця постійно супроводжував працівник Вашої компанії (член команди внутрішнього контролю компанії).  

Відповідний член команди внутрішнього контролю компанії має запротоколювати:  

1. Що шукають? 
2. Які запитання ставлять? 

За можливості, відповідайте на запитання лише у присутності юриста! 

Переконайтеся, щоб Ви та Ваші працівники, наскільки це можливо, не робили жодних заяв, не проконсультувавшись з юридичним відділом або зовнішнім юристом. Якщо Вам або Вашим працівникам ставлять запитання щодо предмета перевірки, ввічливо попросіть службовців зачекати до приходу юриста.  

Робіть записи! 

Уважно робіть записи про хід перевірки, зокрема:  

• Де службовці проводять перевірку? 
• Що питають службовці? 
• Що відповідають працівники (за можливості працівники мають відповідати на запитання лише у присутності юриста)? 
• Які документи запитані/надані/перевіряються та скопійовані? 
• Які критерії пошуку застосовують службовці для перевірки інформаційної системи? 
• Що вилучається? 
• Запишіть предмет усіх суперечок зі службовцями. 

Записи не мають містити особистих коментарів! 

У разі виникнення сумнівів, будь ласка, звертайтеся до юридичного відділу або зовнішнього юриста! 

Дізнайтеся, який орган проводить перевірку   використовуйте правильні рекомендації! 

Права та обов’язки компаній та фізичних осіб можуть відрізнятися залежно від того, який орган відповідальний за перевірку. Тому є два різні види рекомендацій для 

• перевірок, що проводяться Європейською Комісією 
• перевірок, що проводяться національними органами 

По закінченню перевірки складіть внутрішній звіт, який включатиме щонайменше пункти перелічені в розділі вище. 

1. Повідомте юридичний відділ та зовнішнього юриста. Юридичний відділ має повідомити всіх відповідних менеджерів групи. 

2. Розпорядіться, щоб Ваш секретар надіслав усім працівникам підготований електронний лист з метою повідомлення їх про перевірку. 

3. Попередьте членів команди внутрішнього контролю компанії, обраних та навчених з цією метою. Члени цієї команди мають негайно прибути в офіс. Кожен член команди повинен мати із собою: (a) мобільний телефон, (b) цей контрольний список і (c) два види рекомендацій для перевірок, що проводяться Європейською Комісією та національними органами. 

4. Попередьте АйТі департамент. 

5. Перевірте чи є ознаки того, що перевірки також відбуваються в особистих приміщеннях співробітників і, якщо так, надішліть зовнішнього юриста. 

6. Попросіть Вашого секретаря не залишати своє робоче місце та забезпечити, щоб керівництво постійно було на телефонному зв’язку. 

7. Постійно носіть із собою мобільний телефон. 

8. Зустріньте службовців разом з командою внутрішнього контролю компанії та щонайменше одним штатним спеціалістом з інформаційних технологій.  

1. Поставте службовцям такі запитання та запишіть відповіді: 

• Хто керує перевіркою? 
• Який орган відповідальний за перевірку (назва перевіряючого органу)? 
• Яка мета візиту?  

2. Попросіть пред’явити ордери на обшук або подібні документи. Негайно надішліть на електронну пошту/по факсу копії цих документів з поміткою “ТЕРМІНОВО – перевірка контролюючих органів – будь ласка, негайно перешліть” в юридичний відділ або зовнішньому юристу.

3. Попросіть службовців пред'явити свої службові посвідчення та запишіть їхні імена. 

4. Ввічливо попросіть службовців зачекати до прибуття зовнішнього юриста. Зауважте: Службовці не зобов’язані чекати! 

5. Повідомте службовців, що вони можуть користуватися приміщенням №      як координаційним пунктом. Попросіть службовців робити копії лише в копіювальному приміщенні №      , а не в окремих офісах. 

6. Переконайтеся, щоб два працівника знаходилися у центральному копіювальному приміщення для того, щоб робити копії.  

7. Повідомте службовців, що кожен з них буде постійно супроводжуватися працівником компанії. Повідомте службовців, що спеціалісти з інформаційних технологій Вашої компанії будуть супроводжувати спеціалістів з інформаційних технологій перевіряючого органу. Відповідно, призначте цих осіб. 

1. За будь-яких обставин будьте приязними та спокійними. Службовці не перевіряють Вас особисто.

2. Запитайте службовців: 

• Який орган Ви представляєте (прокуратуру, Європейську Комісію, антимонопольні органи, митницю, податкові органи тощо)? 
• Яка мета Вашого візиту? 
• Скільки службовців проводять перевірку? 
• Запишіть відповіді. 

3. Повідомте службовців, що відповідальні працівники компанії скоро прибудуть. 

4. Попросіть службовців зачекати на рецепції [або: у приміщенні      ], поки буде повідомлено керівництво та прибудуть відповідальні працівники. 

5. Поінформуйте керівництво за номером           та юридичний відділ           за номером           та повідомте їм: 

• Назву перевіряючого органу 
• Мету візиту 
• Кількість службовців, які здійснюють перевірку. 

6. Будь ласка, повідомте ЛИШЕ керівництво та юридичний відділ.

7. Якщо службовці наполягають на тому, щоб їх негайно провели до певних відділів, покличте працівника, який буде супроводжувати службовців. Негайно повідомте керівництво та юридичний відділ про місцезнаходження службовців. 

8. Не залишайте зону рецепції, навіть якщо службовці покинули цю зону.