Instructions

Sakin olun! Agresif davranmayın! 

KOPYALAR oluşturun! 

Çalışanlarınız, her belgenin (aslı ya da kopya) en az bir (ek) kopyasını ve yetkililerin yanlarında götürmek istediği her elektronik dosyanın bir kopyasını oluşturmalıdır. Her kopya ayrı ayrı dosyalanmalı ve elektronik kopyalarla birlikte veri depolama ortamları da, belgelerin ileri bir aşamada kolayca bulunabileceği şekilde etiketlenmelidir. 

Yetkilileri refakatsiz bırakmayın! 

Her bir yetkiliye, şirketinizin bir çalışanı (Şirket içi Uyum Departmanı) tarafından sürekli olarak eşlik edildiğinden emin olun.  

Şirket içi Uyum Departmanı’nın ilgili çalışanı aşağıdakileri kaydetmelidir: 

1. Ne aranıyor?  
2. Hangi sorular soruluyor? 

Eğer mümkünse, soruları sadece avukat eşliğinde cevaplayın! 

Siz ve çalışanlarınızın - mümkün olduğunca - hukuk departmanından bir avukatınız veya dışarıdan hukuki hizmet aldığınız avukatınız olmadan, herhangi bir beyanda bulunmadığınızdan emin olunuz. Siz veya çalışanlarınız konuyla ilgili sorulara maruz kalırsanız, kibarca yetkililerin bir avukat gelene kadar beklemelerini rica ediniz. 

Not Alın! 

İnceleme sürecinde dikkatlice not alın; özellikle aşağıdaki noktalara dikkat edin: 

• Yetkililer nereyi arıyorlar? 
• Yetkililer ne soruyor? 
• Çalışanlar ne cevap veriyor (çalışanlar - eğer mümkünse - sadece bir avukat eşliğinde cevaplar vermeli)? 
• Hangi belgeler talep ediliyor/sunuluyor/inceleniyor ve kopyası alınıyor? 
• Yetkililer tarafından IT sistemini aramak için hangi arama ölçütleri kullanılıyor? 
• Nelere el konuluyor?  
• Yetkililer ile yaşanan her türlü uyuşmazlık konusunu kaydedin. 

Kayıtlar kişisel yorum içermemelidir! 

Herhangi bir şüphe durumunda, lütfen hukuk departmanına veya dışarıdan hukuki hizmet aldığınız avukata başvurun! 

İncelemeyi hangi makamın yürüttüğünü tespit edin à doğru kılavuzu kullanın! 

İncelemeden sorumlu kuruma göre şirketlerin ve bireylerin hak ve yükümlülükleri farklılık gösterebilir. Bu nedenle aşağıdaki iki farklı inceleme için, ayrı iki kılavuz mevcuttur:   

• Avrupa Komisyonunun yürüttüğü incelemeler 
• Ulusal makamların yürüttüğü incelemeler 

Denetimin sonunda, asgari olarak listelenen unsurları içeren bir iç rapor hazırlayın. 

1. Hukuk Departmanı’na ve dışarıdan hukuki hizmet aldığınız avukata haber veriniz. Hukuk Departmanı gereken tüm yöneticileri bilgilendirmelidir.  

2. Sekreterinize, tüm çalışanlara incelemeyi bildirmek için önceden hazırlanmış e-postayı yollaması talimatını veriniz.  

3. Şirketinizin bu gibi durumlar için özel olarak seçilmiş ve eğitime tabi tutulmuş olan Şirket içi Uyum Departmanı’nı harekete geçiriniz. Ekip üyeleri ivedilikle ofisinize gelecektir. Her ekip üyesi yanında (a) cep telefonu, (b) işbu yapılacaklar listesini, (c) Avrupa Komisyonu ve Ulusal Makamların yönergelerini taşımalıdır.  

4. IT departmanını uyarın. 

5. Çalışanların özel tesislerinde de teftiş yapıldığına dair bir gösterge olup olmadığını kontrol edin ve varsa dışarıdan bir avukat gönderin. 

6. Sekreterinize, masasından ayrılmamasını ve yönetimin telefonla ulaşılabilir olmasını sağlamasını belirtiniz. 

7. Cep telefonunuzu daima yanınızda bulundurunuz. 

8. Yetkililerle, Şirket içi Uyum Departmanı ve en az bir şirket IT uzmanı ile birlikte görüşünüz. 

1. Yetkililere aşağıdaki soruları yöneltin ve cevapları not edin: 

• İnceleme başkanı kim? 
• İncelemeden hangi makam sorumlu (incelemeyi yapan makamın adı)? 
• İncelemenin sebebi nedir? 

2. İnceleme iznini veya benzeri bir belgeyi göstermelerini talep edin. Bu belgenin kopyasını vakit kaybetmeden e-postalayın / faxlayın ve ‘’ACİL- yetki denetimi - lütfen ivedilikle iletin’’ notu ile hukuk departmanınıza ve dışarıdan hukuki hizmet aldığınız avukata fakslayın.

3. Yetkililerin kimliklerini isteyin ve isimlerini not alın.  

4. Yetkililerden nazikçe dışarıdan hukuki hizmet aldığınız avukatlarınız gelene kadar beklemelerini rica ediniz. Not: Yetkililer beklemek zorunda değildir! 

5. Yetkililere, görüşme noktası olarak ___ numaralı odanın tahsis edildiğini bildiriniz. Yalnızca ___ numaralı fotokopi odasında fotokopi çekmelerini ve kişisel ofislerdeki makinaları kullanmamalarını isteyiniz.  

6. İki çalışanın fotokopi merkezinde fotokopi çekmek için hazır bulunduğundan emin olunuz. 

7. Yetkililerin her birine, bir şirket çalışanının eşlik edeceği bilgisini veriniz. Şirketinizin IT uzmanlarınızın, inceleme ekibindeki IT uzmanlarına eşlik edeceği bilgisini veriniz. Bu doğrultuda uzmanlarınızı görevlendiriniz.  

1. Her koşulda sakin ve iyi niyetli hareket ediniz. Yetkililer sizi kişisel olarak araştırmıyorlar.  

2. Yetkililere şu soruları yöneltiniz: 

• Hangi kurumu temsil ediyorlar (Savcılık, Avrupa Komisyonu, Rekabet Kurumu, Gümrük Müşavirliği, Vergi Denetim Kurulu vb.)? 
• Ziyaret sebepleri nedir?  
• İncelemeyi yürüten kaç yetkili var? 
• Cevapları kaydediniz.  

3. Yetkililere, onlarla görüşecek olan sorumlu şirket yetkilisinin hemen geleceğini bildiriniz. 

4. Yetkililerden yönetime durum bildirilinceye ve yetkili şirket çalışanı gelinceye kadar kabul alanında [ya da __________ odasında] beklemelerini rica ediniz. 

5. Yönetimi _________ numaralı hattan, ________ hukuk departmanını __________ numaralı hattan arayarak aşağıdaki hususlarda bilgilendiriniz. 

• İncelemeye gelen kurumun adı 
• İnceleme sebepleri 
• İncelemeyi yürütmek üzere kaç yetkilinin geldiği 

6. SADECE yönetim ve hukuk departmanını haberdar ediniz! 

7. Yetkililer, sorumlu şirket yetkilisini beklemeden bazı departmanları incelemek konusunda ısrarcı davranırsa, inceleme sırasında onlara eşlik edecek bir şirket çalışanını çağırın. Yönetimi ve hukuk departmanını yetkililerin nerede olduğu konusunda bilgilendiriniz. 

8. Yetkililer gitse dahi kabul alanında bekleyiniz.