EU Guidelines
For inspection by European Commission.
Yetkililer hangi belgeleri ibraz etmelidir?
European Commission
- Bir şirketi incelemek için yetkililer Avrupa Komisyonu’ndan alınmış yazılı bir inceleme kararı göstermek ve bunun onaylanmış bir kopyasını teslim etmek zorundadır. Eğer yetkililer yalnızca yazılı inceleme izni gösterirlerse, inceleme yapılmasını kabul etme zorunluluğunuz bulunmamaktadır. Bu halde, başka bir işlem yapmadan hukuk departmanınız ile veya dışarıdan hukuki hizmet aldığınız avukatınızla iletişime geçiniz.
- Eğer yetkililer özel konut ya da özel araçta arama yapacaklarsa arama izni için çıkarılmış mahkeme kararı gerekmektedir.
- Belgeleri çok dikkatli okuyun ve aşağıdaki unsurları kontrol ediniz:
- İnceleme bizim şirketimizin adresi için mi çıkarılmış?
- Şirketimize hangi suçlamalar yöneltilmiş (incelemenin nedenleri)?
- Yetkililerin nereleri arama yetkisi mevcut?
Yetkililer nereleri ve nasıl arayabilirler?
European Commission
- Yetkililer tüm oda, araçlar ve diğer tesisleri sundukları belgede belirtildiği gibi aramaya yetkilidir. (bknz. Yukarda 1. (2)). Yetkililerin söz konusu yerlere erişimlerini engelleyemezsiniz.
- Yetkililer hiç kimseye veya hiçbir mülke karşı zor kullanamaz, örneğin kilitli bir odayı veya dolabı kırarak açamazlar. Eğer yetkililer sizden büroyu veya dolabı açmanızı talep ederse bu talebi yerine getiriniz. Ancak önce ne aradıklarını sorun ve aradığı eşyayı ona kendiniz veriniz.
- Yetkililerin ayrıca soru sorma yetkisi bulunmaktadır. (bknz. Aşağıda 4).
Yetkililer neleri arayabilir?
European Commission
- Kural olarak yetkililer, tüm belgeleri ticari sır olsa dahi sundukları belgede belirtildiği gibi incelemeye ve kopyalamaya yetkilidir. (bknz. Yukarda 1. (2)). Ancak belgelerin asıllarına el koyamazlar yalnızca kopyalayabilirler. Dikkat: Mutlaka kopyaladıkları belgelerin bir kopyasını dışarıdan hukuki hizmeti aldığınız avukatınıza vermek için alınız.
- Aşağıda sayılan belgeler yetkililer tarafından okunamaz ve kopyalanamaz:
- Delil niteliği taşımayan özel belgeler
- İnceleme konusu ile ilgili olup olmadığını anlamak için incelemenin aşılması halinde inceleme konusu ile ilgisi olmayan belgeler. (bknz. Yukarıda 1. (2))
- Şirket ile AB üyesi ülkeler, Norveç, İzlanda, Lihtenştayn ya da İsviçre’de kayıtlı olan dışarıdan hukuki hizmet aldığınız avukat arasındaki yazışmalar. (Amerika Birleşik Devletleri’nde kayıtlı avukatlar kapsam dışındadır.)
- Yalnızca, yukarıda sayılan dışarıdan hukuki hizmet aldığınız avukat tarafından verilen hukuki tavsiyeleri içeren şirket içi yazışma ve dokümanlar
- Dışarıdan hukuki hizmet aldığınız avukattan hukuki tavsiye almak amacıyla yapılan hazırlıklara dair şirket içi yazışma ve dokümanlar
- Eğer yetkililer bu belgeleri görmek isterse yalnızca yukarıda sayılan özel niteliğini ortaya koyan bölümü göstermeniz yeterlidir. Eğer belgenin özel niteliği üzerinde şüphe varsa, belgenin özel nitelikli olup olmadığı anlaşılana kadar kapalı bir zarf ya da kutuda tutulmasını talep ediniz.
- Talep etmeleri halinde yetkililere IT bölümü ve saklama ortamına (laptoplar, bilgisayarlar, tabletler, telefonlar, CD-Rom, DVD, USB’ler, bulut hizmetleri vb.) erişim vermek mecburiyetindesiniz. Bu kapsamda erişim için gerekli ise şifre ve/veya yönetici erişim haklarını da temin etmeniz veya yetkililer tarafından talep edilen diğer görevleri yerine getirmeniz gerekebilir. Yetkililer kendi IT inceleme software ve/veya hardwarelerinden faydalanabilirler. Görevliler tarafından alınan bu önlemlere kimsenin herhangi bir şekilde müdahil olmadığından emin olun. Ancak yetkililer bilgisayar veya diğer eşyalara el koyamazlar, yalnızca elektronik kopyalarını oluşturabilirler. Dikkat: Dışarıdan hukuki hizmet aldığınız avukatlar için her zaman söz konusu elektronik belgelerin fazladan bir kopyasını oluşturun.
- Eğer özel nitelikli belgeler ilgili depolama ortamına kaydedilmişse, yetkililerin önceden inceleme yapmaksızın tüm depolama ortamını kopyalamasına ve daha sonra Avrupa Komisyonu tesislerinde verilerin özel nitelikli olup olmadığını değerlendirmesine, ardından yalnızca özel nitelikli olmayan verileri dosyaya yerleştirmesine ve kalan verileri kopyadan silmesine izin verilir.
- Şirketin mülkünde yapılan araştırma süresince, inceleme için gerekli olan belgelerin tespiti tamamlanamaz ise, yetkililer araştırmalarına devam etmek için belgelerin bir kopyasını kapalı bir zarf içinde yanlarında götüreceklerdir. Bir kopyasını talep edin.
- Yetkililerin, örnek olarak incelemenin 7 gün sürmesi halinde, bahsi geçmeyen diğer bölgeler ile birlikte binaları, odaları, dolapları ve belgeleri mühürleme yetkileri vardır. Hiçbir hal ve koşulda mühürleri kırmayınız. Mühürlerin zarar görmemesi ve kaldırılmaması için gerekli makul önlemleri alınız. Mühür kırmak bir suç olmakla beraber şirket için yüksek para cezalarına sebebiyet verebilir.
Yetkililer tarafından kime, nasıl soru sorulur?
European Commission
Yetkililer, sunulan belgelerde belirtilen amaçlarla ilgili olarak tüm çalışanlardan açıklama talep etme hakkına sahiptir (bkz. Yukarıdaki 1. (2)). Çalışan, ulusal yasalara göre kişisel olarak sorumlu tutulabileceğini göz önünde bulundurmalıdır.
- Sadece dışarıdan hukuki hizmet alınan bir avukatın huzurunda soru sorulmasını talep ediniz.
- Soruların ve cevapların kaydedilmesini sağlayan resmi soruların sorulmasını isteyiniz. Yetkililer tarafından yapılan tüm kayıtların bir kopyasını isteyiniz. Bir avukata danışmadan hiçbir belgeyi imzalamayın. Kayıtları sadece doğru ve eksiksiz olduklarında imzalayınız. Doğru veya tam değillerse, düzeltilmeleri konusunda ısrar ediniz.
- Yetkililere, sadece yönetimin şirket adına beyanat verme yetkisine sahip olduğunu açıklayınız.
- Sakin olun ve gerçeklere sadık kalınız. Agresif davranmayınız.
- Sessiz kalma hakkınız olup olmadığını sorunuz. Cevabı yazınız. Gerekirse daha fazla açıklama talep ediniz. Sessiz kalma hakkı olduğu ölçüde dışarıdan bir avukata danışılmadan hiçbir cevap verilmemelidir.
- Yetkililere, ulusal bir makam tarafından size karşı harekete geçilmesini bertaraf etmelerinin mümkün olup olmadığını sorunuz. Cevabı yazınız. Gerekirse daha fazla açıklama isteyiniz. Müfettişler böyle bir bertarafta bulunamayacaklarını ifade ederlerse, cevap vermeden önce dışarıdan bir avukatla görüşmeyi talep ediniz.
- Yanıtın şirketimize suç isnat edilmesine neden olması halinde, yani AB rekabet hukuku ihlalinin varlığını kabul etmek anlamına gelmesi halinde, hiçbir soruyu yanıtlamayınız.
- Sadece inceleme amacı ile ilgili soruları yanıtlayınız. Sadece sorulan soruları cevaplayınız. Kısa ve kesin cevaplar veriniz. Gerçeklere sadık kalın ve yasal bir bakış açısıyla yorum yapmayınız. Bir sorunun cevabını bilmiyorsanız yetkililere söyleyiniz. Herhangi bir varsayımda bulunmayınız.