Instructions

Håll dig lugn! Uppför dig inte aggressivt! 

Gör KOPIOR!

Dina anställda måste göra minst en (ytterligare) kopia av varje dokument (original eller kopia) och varje elektronisk fil som tjänstemännen vill ta med sig. Alla kopior måste arkiveras i separata mappar och datalagringsmediet med de elektroniska kopiorna måste märkas på ett sätt som gör det möjligt för dig att fördela dokumenten på ett exakt sätt i ett senare skede.

Lämna inte tjänstemännen utan uppsikt!

Se till att varje tjänsteman ständigt åtföljs av en anställd på ditt företag (intern Compliance Team).

Respektive medlem i det interna Compliance Team måste dokumentera:

1. Vad är det som eftersöks?
2. Vilka frågor ställs?

Om möjligt, svara på frågor endast i närvaro av en advokat!

Se till att du och dina anställda – så långt det är möjligt – inte uttalar er utan råd från den juridiska avdelningen eller den externa advokaten. Om du eller dina anställda blir utfrågade om grunden för inspektionen, be artigt tjänstemännen att vänta tills en advokat anländer.

Anteckna!

Anteckna noggrant hur inspektionen fortskrider, särskilt

• Var söker tjänstemännen?
• Vad frågar tjänstemännen?
• Vad svarar de anställda (anställda bör – om möjligt – endast ge svar i närvaro av en advokat)?
• Vilka dokument efterfrågas/tillhandahålls/inspekteras och kopieras?
• Vilka sökkriterier använder tjänstemännen för att söka i IT-systemet?
• Vad är det som beslagtas?
• Dokumentera eventuella meningsskiljaktigheter med tjänstemännen.

Dokumentationen får inte innehålla några personliga kommentarer!

Om du är osäker, vänligen kontakta den juridiska avdelningen eller den externa advokaten!

Ta reda på vilken myndighet som utreder  ®  använd rätt riktlinjer!

Företags och individers rättigheter och skyldigheter kan skilja sig åt beroende på vilken myndighet som ansvarar för utredningen. Därför finns det två olika riktlinjer för

• Europeiska Kommissionens utredningar
• Nationella myndigheters utredningar

Efter inspektionen ska en intern rapport upprättas, som åtminstone innehåller de uppgifter som anges i punkt ovan.

1. Informera den juridiska avdelningen och den externa advokaten. Den juridiska avdelningen ska informera alla berörda chefer i koncernen.

2. Instruera din sekreterare att skicka det förberedda e-postmeddelandet till alla anställda för att informera dem om utredningen.

3. Underrätta interna Compliance-teamet som har valts ut och utbildats för detta ändamål. Medlemmarna i denna grupp ska omedelbart infinna sig på ert kontor. Varje medlem i enheten ska ha med sig a) en mobiltelefon, b) denna checklista och c) de två riktlinjerna för inspektioner som utförs av Europeiska Kommissionen och de nationella myndigheterna.

4. Underrätta IT-avdelningen.

5. Kontrollera om det finns indikationer på att det även förekommer inspektioner i de anställdas privata lokaler och om så är fallet, skicka en extern advokat.

6. Be din sekreterare att se till att han/hon inte lämnar sitt skrivbord och att ledningen är tillgänglig per telefon.

7. Ta alltid med dig din mobiltelefon.

8. Träffa tjänstemännen tillsammans med det interna Compliance-teamet och minst en intern IT-specialist.

1. Fråga tjänstemännen och skriv ner svaren:

• Vem leder inspektionen?
• Vilken myndighet ansvarar för inspektionen (den tillsynsmyndighetens namn)?
• Vad är syftet med besöket?

2. Be att få se beslut om husrannsakan eller liknande handlingar. Skicka omedelbart e-post/ faxa kopior av dessa dokument märkta "BRÅDSKANDE – myndighetsinspektion – vidarebefordra omedelbart" till den juridiska avdelningen och den externa advokaten.

3. Be tjänstemännen om deras legitimation och skriv ner deras namn.

4. Be tjänstemännen artigt att vänta tills en extern advokat anländer. Observera: Tjänstemännen behöver inte vänta!

5. Informera tjänstemännen om att rum nr.       är tillgänglig för dem som en samordningspunkt. Be tjänstemännen att endast göra kopior i kopieringsrum nr.       och inte på enskilda kontor.

6. Se till att två anställda finns tillgängliga i det centrala kopieringsrummet för att göra kopior.

7. Informera tjänstemännen om att varje tjänsteman ständigt kommer att åtföljas av en anställd i företaget. Informera tjänstemännen om att ditt företags IT-specialister kommer att följa med myndighetens IT-specialister. Fördela dessa personer i enlighet med detta.

1. Förbli vänlig och lugn under alla omständigheter. Tjänstemännen utreder inte dig personligen.

2. Fråga tjänstemännen:

• Vilken myndighet företräder du (åklagarmyndigheten, EU-kommissionen, konkurrensmyndigheter, tullen, skattemyndigheten eller liknande)?
• Vad är syftet med besöket?
• Hur många tjänstemän genomför utredningen?
• Anteckna svaren.

3. Informera tjänstemännen om att företagets ansvariga anställda kommer att anlända inom kort.

4. Be tjänstemännen att vänta i receptionen [Alternativt: på rummet      ] tills ledningen har informerats och de ansvariga medarbetarna anländer.

5. Informera ledningen på telefonnummer            och den juridiska avdelningen            på telefonnummer            och informera dem:

• Namnet på den tillsynsmyndigheten
• Syftet med besöket
• Hur många tjänstemän som genomför utredningen.

6. Informera ENDAST ledningen och den juridiska avdelningen.

7. Om tjänstemännen insisterar på att bli förda till vissa avdelningar, ring omedelbart en anställd som kommer att följa med tjänstemännen. Informera omedelbart ledningen och den juridiska avdelningen om var tjänstemännen befinner sig.

8. Stanna kvar i receptionen även efter att tjänstemännen har lämnat området.