Instructions

Ruani qetësinë! Nuk duhet të silleni në mënyrë agresive 

Bëni KOPJE! 

Punonjësit tuaj duhet të bëjnë të paktën një kopje (shtesë) të çdo dokumenti (origjinal ose kopje) dhe çdo dokumenti elektronik që inspektorët duan të marrin me vete. Të gjitha kopjet duhen të depozitohen në dosje të veçanta dhe në suportin elektronik të arkivimit me kopjet elektronike duhet të emërtohen në një mënyrë e cila do t’iu bëjë të mundur të shpërndani dokumentet ekzaktësisht në një stad të mëvonshëm.  

Inspektorët nuk duhen lënë pambikqyrje!  

Sigurohuni që çdo inspektor të jetë vazhdimisht i shoqëruar nga një punonjës i shoqërisë tuaj. (Ekipi i Brendshëm i Zbatimit).  

Anëtari përkatës i Ekipit të Brendshëm të Zbatimit duhet të regjistrojë:  

(a) Çfarë është duke u kontrolluar? 
(b) Çfarë pyetjesh janë bërë? 

Nëse është e mundur, pyetjet dhe përgjigjet vetëm në prani të avokatit të jashtëm! 

Sigurohuni që ju dhe punonjësit tuaj - aq sa është e mundur - nuk do të bëjnë asnjë deklaratë pa këshillën e departamentit ligjor apo avokatit të jashtëm. Në qoftë se ju ose punonjësit tuaj janë pyetur në lidhje me objektin e hetimit, me mirësjellje duhet t’i kërkoni inspektorëve të presin deri sa të vijë një avokat.  

Mbani shënime!  

Mbani shënime në mënyrë sa më të kujdesshme për rrjedhën e inspektimeve, në veçanti:  

• Ku kërkojnë inspektorët?  
• Për çfarë pyesin inspektorët?  
• Çfarë përgjigje i jep i punësuari (i punësuari duhet – nëse është e mundur – të japë përgjigje vetëm në prani të një avokati)? 
• Cilat dokumente janë kërkuar/dorëzuar/kontrolluar dhe kopjuar? 
• Cilat kritere kërkimi janë përdorur nga inspektorët për të kërkuar në sistemin e IT?  
• Çfarë po sekuestrohet?  
• Regjistro të gjitha pikat për të cilat ka mosmarrëveshje me inspektorët. 

Shënimet nuk duhet të përmbajnë asnjë koment personal! 

Në rast të ndonjë dyshimi, ju lutem kontaktoni me departamentin ligjor ose me avokatin e jashtëm ! 

Gjeni se cili autoritet po kryen hetimin ®  përdorni udhëzimin e duhur! 

Të drejtat dhe detyrimet e kompanive dhe individëve mund të ndryshojnë në varësi të autoritetit i cili është përgjegjës për hetimin. Për këtë arsye, ka dy udhëzime të ndryshme për 

• hetimet nga Komisioni Evropian 
• hetimet nga autoritetet kombëtare 

Në përfundim të hetimit, përpiloni një raport të brendshëm, duke përfshirë të paktën elementët e renditur më sipër.  

1. Njoftoni departamenti ligjor dhe avokatin e jashtëm. Departamenti ligjor do të njoftojë të gjithë menaxherët përkatës të grupit. 

2.Udhëzoni sekretarinë tuaj për t’i dërguar të gjithë punonjësve email-in e përgatitur për t’i informuar ata në lidhje me hetimet.  

3. Lajmëroni Ekipin e Brendshëm të Shoqërisë i cili është zgjedhur dhe trajnuar për këtë qëllim. Anëtarët e këtij ekipi do të paraqiten menjëherë në zyrën tuaj. Çdo anëtar i ekipit duhet të ketë: (a) një telefon celular, (b) këtë listë të plotë dhe (c) dy udhëzimet për inspektimet nga Komisioni Europian dhe autoritetet kombetare.

4. Njoftoni departamentin IT. 

5. Kontrolloni nëse ka tregues se do të kryhen inspektime edhe në ambientet private të punonjësve dhe, nëse po, dërgoni një avokat të jashtëm. 

6. Pyesni sekretarin/en per t’u siguruar që ai / ajo nuk e lë tavolinën e tij ose e saj dhe se drejtuesit e shoqërisë janë të disponueshëm nëpërmjet telefonit. 

7. Mbaj telefonin mobile me vete gjatë gjithë kohës. 

8. Tako inspektorët sëbashku me Ekipin e Brendshëm të Zbatimit dhe të paktën një specialist të brendshëm IT.  

1. Pyesni inspektorët dhe shkruani përgjigjet: 

• Kush është në krye të inspektimit? 
• Cili autoritet është përgjegjës për inspektimin (emri i autoritetit hetues)? 
• Cili është qëllimi i vizitës?  

2. Pyesni për të parë mandatin e kontrollit ose dokumente të ngjashme. Dërgoni menjëherë me e-mail/fax kopjet e këtyre dokumenteve të shënuara si “URGJENTE – inspektim nga autoriteti - lutemi t’i dorëzoni menjëherë përpara” departamentit ligjor dhe avokatit të jashtëm.

3. Pyesni inspektorët për kredencialet e tyre dhe mbani shënim emrat e tyre. 

4. Kërkojini inspektorëve me mirësjellje për të pritur avokatin e jashtëm . 

5. Shënim: Inspektorët nuk duhet të presin!Informo inspektorët që zyra është në dispozicion për ata si një pikë koordinimi. Kërkojini inspektorëve të bëjnë fotokopje vetëm në dhomën e fotokopjeve dhe jo në zyrat individuale. 

6. Të sigurohet që në dhomat e fotokopjes të jenë dy ndihmës në dispozicion për të bërë fotokopjet.  

7. Të informohen inspektorët se secili prej tyre do të jetë i shoqëruar vazhdimisht nga një punonjës i shoqërisë. Informoni inspektorët se specialistët e IT do të shoqërojnë specialistët e IT të autoritetit. Ndajini këta persona në përputhje me rrethanat. 

1. Qëndroni miqësor dhe të qetë në të gjitha rrethanat. Zyrtarët nuk janë duke hetuar ju personalisht. 

2. Pyesni funksionarët: 

• Cilin autoritet po ju përfaqësojnë (prokurorët publikë, Komisionin Europian autoritetet e konkurrencës, përfaqësues doganor, autoritetet tatimore ose të ngjashme)? 
• Cili është qëllimi i vizitës? 
• Sa është numri i zyrtarëve që janë duke kryer hetimet? 
• Regjistro përgjigjet. 

3. Informoni zyrtarët që punonjësi përgjegjës i kompanis do të mbrij ne kohe. 

4. Pyesni zyrtarët të presin në ambjentet e pritjes deri sa menaxheret që janë në djeni dhe punonjësit përgjegjës të mbërrijnë. 

5. Informo drejtuesit e shoqërisë në numrin e telefonit dhe departamentin ligjor në munrin e telefonit dhe duhet të dinë: 

• Emrin e autoritetit hetues 
• Qëllimi i vizitës 
• Cili është numri i zyrtarëve që janë duke u marrë me hetimet. 

6. Ju lutemi informoni VETËM zyrën e menaxhimit dhe departamentin ligjor.  

7. Nëse funksionarët insistojnë duke u marrë me departamente të caktuara telefono menjëherë punonjësin që do të shoqëroj funksionarët. 

8. Mbeten në zonën e pritjes edhe njëherë funksionarët kanë lënë këtë zonë.