Instructions

Ostanite mirni! Ne vedite se agresivno. 

Naredite KOPIJE 

Vaši zaposleni morajo narediti vsaj eno (dodatno) kopijo vsakega dokumenta (izvirnik ali kopija) in vsake elektronske datoteke, ki jo uradniki želijo odnesti s seboj. Vse kopije je treba shraniti v ločene mape, medije za hrambo podatkov z elektronskimi kopijami pa je treba označiti tako, da boste lahko pozneje natančno razporedili dokumente.  

Uradnikov ne puščajte samih 

Zagotovite, da vsakega uradnika stalno spremlja zaposleni vaše družbe (Notranja skupina za skladnost).  

Zadevni član Notranje skupine za skladnost mora zabeležiti:  

1. Kaj se išče? 
2. Katera vprašanja se zastavljajo? 

Če je mogoče, odgovarjajte na vprašanja samo v navzočnosti odvetnika. 

Zagotovite, da vi in vaši zaposleni - kolikor je mogoče - ne dajete nobenih izjav brez nasveta pravnega oddelka ali zunanjega odvetnika. Če vas ali vaše zaposlene zaslišujejo o zadevi, vljudno prosite uradnike, naj počakajo, dokler ne pride odvetnik.  

Zapisujte si  

Skrbno si zapisujte potek pregleda, zlasti:  

• Kje uradniki opravljajo pregled?  
• Kaj uradniki sprašujejo?  
• Kaj zaposleni odgovarjajo (zaposleni naj - če je mogoče - odgovarjajo samo ob navzočnosti odvetnika)? 
• Kateri dokumenti se pregledujejo/zahtevajo/naj predložijo in kopirajo? 
• Katera merila za iskanje uporabljajo uradniki pri pregledovanju sistema IT? 
• Kaj se je zaseglo?  
• Zabeležite vsako točko spora z uradniki. 

Zapisniki ne smejo vsebovati nobenih osebnih pripomb! 

V primeru dvoma, prosimo stopite v stik s pravnim oddelkom ali zunanjim odvetnikom!

Ugotovite, kateri organ opravlja pregled ®  uporabite prave smernice 

Pravice in obveznosti družb in posameznikov se lahko razlikujejo glede na to, kateri organ je odgovoren za pregled. Zato obstaja dvoje različnih smernic za 

• preglede s strani Evropske komisije 
• preglede s strani nacionalnih organov 

Ob koncu pregleda pripravite notranje poročilo, ki vključuje vsaj elemente, navedene v točki zgoraj. 

1. Prvi ukrepi, ki jih je treba sprejeti. Prvi ukrepi, ki jih je treba sprejeti.

2. Dajte navodilo svoji/emu tajnici/ku, naj vsem zaposlenim pošlje pripravljeno elektronsko sporočilo in jih obvesti o pregledu.  

3. Opozorite Notranjo skupino za skladnost, ki je bila izbrana in usposobljena v ta namen. Člani te skupine morajo takoj priti v vašo pisarno.  Vsak član skupine mora imeti pri sebi: (a) mobilni telefon,  (b) ta kontrolni seznam in (c) dvoje smernic za preglede s strani Evropske komisije in nacionalnih organov. 

4. Opozorite oddelek IT. 

5. Preverite, ali obstajajo znaki, da se inšpekcijski pregledi izvajajo tudi v zasebnih prostorih zaposlenih, in če je odgovor pritrdilen, pošljite zunanjega odvetnika. 

6. Prosite svojo/ega tajnico/ka, da zagotovi, da ne bo zapustil/a svoje mize in da je vodstvo dosegljivo po telefonu. 

7. Vedno imejte pri sebi mobilni telefon.

8. Sestanite se z uradniki skupaj z Notranjo skupino za skladnost in vsaj enim notranjim strokovnjakom za IT. 

1. Zastavite vprašanja uradnikom in zapišite odgovore: 

• Kdo vodi pregled? 
• Kateri organ je odgovoren za pregled (ime preiskovalnega organa)? 
• Kaj je namen obiska?  

2. Zahtevajte vpogled v naloge za preiskavo ali podobne dokumente. Takoj pošljite po emailu/faksu kopije teh dokumentov z oznako "NUJNO – inšpekcijski pregled - prosimo posredujte takoj" pravnemu oddelku in zunanjemu odvetniku. 

3. Prosite uradnike za njihove poverilnice in zapišite njihova imena. 

4. Vljudno prosite uradnike, naj počakajo, dokler ne pride zunanji odvetnik. Opomba: Uradniki niso dolžni čakati! 

5. Obvestite uradnike, da jim je soba št.      na voljo kot koordinacijska točka. Prosite uradnike, naj kopirajo zgolj v fotokopirni sobi št.      in ne v individualnih pisarnah. 

6. Zagotovite, da sta dva zaposlena na voljo za kopiranje v osrednji fotokopirni sobi.  

7. Obvestite uradnike, da bo vsakega uradnika stalno spremljal zaposleni družbe. Obvestite uradnike, da bo strokovnjak za IT vaše družbe spremljal strokovnjaka za IT organa. Ustrezno dodelite te osebe. 

1. Ostanite prijazni in mirni v vseh okoliščinah. Uradniki ne preiskujejo vas osebno. 

2. Vprašajte uradnike: 

• Kateri organ zastopate (državno tožilstvo, Evropsko komisijo, organe za konkurenco, carinske, davčne organe ali podobno)? 
• Kaj je namen obiska? 
• Koliko uradnikov opravlja pregled? 
• Zabeležite odgovore. 

3. Obvestite uradnike, da bodo odgovorni družbe kmalu prišli. 

4. Prosite uradnike, naj počakajo v sprejemni pisarni [alternativno: v sobi      ] dokler se vodstva ne obvesti in ne pridejo odgovorne osebe. 

5. Obvestite vodstvo na telefonsko številko           in pravni oddelek           na telefonsko številko           in jih seznanite s tem: 

• Ime preiskovalnega organa 
• Namen obiska  
• Koliko uradnikov opravlja pregled.

6. Prosimo obvestite SAMO vodstvo in pravni oddelek.  

7. Če uradniki vztrajajo, da se jih takoj pelje na določene oddelke, pokličite zaposlenega, ki bo spremil uradnike. Vodstvo in pravni oddelek takoj obvestite o tem, kje so uradnik

8. Ostanite v sprejemni pisarni tudi, ko jo uradniki zapustijo.