Instructions

Zostaňte pokojný! Zdržte sa agresívneho správania! 

Robte KÓPIE 

Je potrebné, aby Vaši zamestnanci v každom prípade vyhotovili aspoň jednu (ďalšiu) fotokópiu z každého dokumentu (či už originálu alebo kópie), ktorý si chcú vyšetrovatelia zobrať so sebou. Všetky kópie musia byť založené v samostatných zložkách, tak, aby ich bolo možné neskôr presne lokalizovať.  

Nikdy nenechávajte zástupcov bez dozoru 

Zabezpečte, aby bol každý zástupca neustále sprevádzaný zamestnancom Vašej spoločnosti (firemného compliance tímu).  

Je vhodné, aby príslušný člen firemného compliance tímu zapisoval:  

1. Čo inšpektori hľadajú? 
2. Aké otázky sa pýtajú? 

Pokiaľ je to možné, na otázky odpovedajte iba v prítomnosti právnika 

Zabezpečte, aby ste Vy a Vaši zamestnanci, pokiaľ je to možné, neposkytovali žiadne vyhlásenia bez porady s právnym oddelením alebo externým právnym poradcom. Pokiaľ sú Vám alebo Vašim zamestnancom kladené otázky o predmete vyšetrovania, úctivo požiadajte zástupcov, aby vyčkali do príchodu právnika.  

Robte si poznámky  

O priebehu inšpekcie si robte si podrobné poznámky, najmä o nasledujúcom:  

• Ktoré priestory zástupcovia prehľadávajú?  
• Aké otázky sa zástupcovia pýtajú?  
• Čo odpovedajú zamestnanci (zamestnanci by podľa možnosti mali odpovedať iba v prítomnosti právnika)? 
• Ktoré dokumenty požadujú/boli poskytnuté/prehliadané a kopírované? 
• Aké kritériá zástupcovia pri prehliadke IT systému použili? 
• Čo zabavili? 
• Záznamy o záležitostiach, ktoré boli v komunikácii so zástupcami sporné. 

Poznámky by nemali obsahovať žiadne subjektívne pripomienky! 

V prípade pochybností prosím kontaktujte právne oddelenie alebo externého právneho poradcu!

Zistite, ktorý orgán vyšetruje ®  použite správne pokyny! 

Práva a povinnosti spoločností a jednotlivcov sa môžu líšiť v závislosti od orgánu, ktorý je zodpovedný za vyšetrovanie. Z tohto dôvodu existujú dva rozdielne pokyny pre:  

• vyšetrovania Európskou komisiou 
• vyšetrovania národnými orgánmi  

Na konci inšpekcie pripravte internú správu, vrátane aspoň prvkov uvedených v bode vyššie.  

1. Kontaktujte právne oddelenie a externého právneho poradcu. Právne oddelenie následne upovedomí príslušných manažérov koncernu/skupiny. 

2. Asistentke/sekretárke dajte pokyn, aby zaslala všetkým zamestnancom pripravenú e-mailovú správu, v ktorej ich informujete o vyšetrovaní.

3. Upovedomte firemný compliance tím, ktorý bol za týmto účelom zostavený a vyškolený. Členovia tohto sa musia bez meškania dostaviť do Vašej kancelárie. Každý člen tímu musí byť vybavený: 

(a) mobilný telefón, (b) tento checklist a (c) pokyny pre prípad inšpekcie

4. Upovedomte IT oddelenie. 

5. Zistite, či niečo naznačuje, že sa vykonávajú inšpekcie aj v súkromných priestoroch zamestnancov a ak áno, pošlite tam externého právneho poradcu. 

6. Požiadajte Vašu sekretárku/asistentku, aby neopúšťala svoje pracovisko a aby vedenie spoločnosti bolo dostupné telefonicky. 

7. Vždy so sebou majte Váš mobilný telefón. 

8. So zástupcami sa stretnite za prítomnosti firemného compliance tímu a aspoň jedného odborníka Vášho IT oddelenia.  

1. Zástupcom polože nasledujúce otázky a zapíšte si ich odpovede: 

• Kto inšpekciu vedie? 
• Ktorý orgán za inšpekciu zodpovedá (meno vyšetrovacieho orgánu)? 
• Čo je účelom návštevy?  

2. Zástupcov vyzvite, aby Vám predložili príkazy na prehliadku priestorov prípadne obdobné dokumenty. Tieto prosím okamžite zašlite emailom / faxom s poznámkou „URGENTNÉ – úradná inšpekcia – okamžite doručiť zodpovednej osobe“ Vášmu právnemu oddeleniu alebo externému právnemu poradcovi.

3. Zástupcov požiadajte, aby Vám predložili svoje oprávnenia a zapíšte si ich mená. 

4. Zástupcov slušne požiadajte, aby do príchodu externého právneho poradcu počkali. Upozornenie: zástupcovia nie sú povinný na príchod poradcu čakať! 

5. Informujte zástupcov, že je im k dispozícii miestnosť č.      , ktorá im môže poslúžiť ako koordinačná centrála. Požiadajte zástupcov, aby fotokópie vyhotovovali iba v  miestnosti č.      , ktorá je na to určená a nie v jednotlivých kanceláriách. 

6. Zabezpečte, aby boli za účelom vyhotovovania fotokópií v príslušnej miestnosti na to určenej k dispozícii dvaja zamestnanci.  

7. Zástupcov informujte o tom, že každý z nich bude počas celého trvania inšpekcie sprevádzaný zamestnancom spoločnosti. Informujte ich tiež o tom, že ich IT odborníkov budú sprevádzať IT odborníci spoločnosti. Poskytnite k dispozícii príslušné osoby. 

1. Za každých okolností sa správajte priateľsky a zachovajte pokoj. Je potrebné mať na pamäti, že vyšetrovanie nie je vedené voči Vám osobne. 

2. Zástupcom položte nasledujúce otázky: 

• Aký úrad/orgán zastupujete (generálna prokuratúra, Európska komisia, orgány zodpovedné za ochranu hospodárskej súťaže, colný či daňový úrad alebo obdobné úrady)? 
• Čo je účelom Vašej návštevy? 
• Koľko osôb je do vyšetrovania zapojených? 
• Odpovede si zapisujte. 

3. Zástupcov vyšetrujúceho orgánu informujte o tom, že zodpovední zamestnanci spoločnosti sa dostavia čoskoro. 

4. Požiadajte zástupcov, aby do príchodu zodpovedných zamestnancov a informovania vedenia spoločnosti počkali v priestoroch recepcie [alternatívne v miestnosti      ]. 

5. Kontaktujte vedenie spoločnosti na tel. čísle           a právne oddelenie           na tel. čísle           a oznámte im: 

• meno vyšetrovacieho orgánu 
• účel návštevy 
• koľko osôb vyšetrovanie vykonáva. 

6. Informujte VÝLUČNE vedenie spoločnosti a právne oddelenie.  

7. V prípade, že zástupcovia vyšetrovacieho orgánu sa dožadujú návštevy konkrétnych oddelení, bez meškania zavolajte zamestnanca, ktorý ich bude sprevádzať. Vedenie a právne oddelenie okamžite informujte o tom, kde sa zástupcovia práve nachádzajú. 

8. Recepciu neopúšťajte ani potom ako zástupcovia tento priestor opustili.