Instructions

Ostanite mirni! Ne budite agresivni. 

Napravite KOPIJE 

Vaši zaposlenici moraju napraviti barem jednu (dodatnu) kopiju svakog dokumenta (originala ili kopije) i svakog elektroničkog dokumenta kojeg službenici žele odnijeti sa sobom. Sve kopije moraju biti pohranjene u odvojenim mapama, a sredstva za pohranu podataka koja sadržavaju elektroničke kopije moraju biti označena na način da vam omoguće točno pronalaženje dokumenata u kasnijem stadiju.  

Ne ostavljate službenike bez nadzora 

Pobrinite se da je svaki službenik stalno u pratnji radnika vašeg društva (grupa za usklađenost propisa).  

Odabrani član Tima za usklađenost propisa treba zabilježiti:  

• Što se traži? 
• Koja se pitanja postavljaju? 

Ukoliko je moguće, odgovarajte na pitanja samo uz prisutnost odvjetnika 

Pobrinite se da vi i vaši radnici- koliko je moguće-ne dajete izjave bez savjeta s pravnim odjelom ili odvjetnikom. Ako ste vi ili vaši radnici podvrgnuti ispitivanju o predmetu istrage, pristojno zamolite službenike da pričekaju do dolaska odvjetnika.  

Vodite bilješke  

Pažljivo vodite bilješke, a posebice o:  

• Gdje službenici traže? 
• Što službenici pitaju?  
• Što radnici odgovaraju (radnici bi trebali – ako je moguće – davati odgovore samo uz prisutnost odvjetnika)? 
• Koji dokumenti su traženi/uručeni/pregledani i kopirani? 
• Koji kriteriji se koriste prilikom pretrage informatičkog sustava? 
• Što se zapljenjuje?  
• Zabilježite sve točke neslaganja sa službenicima. 

Bilješke ne smiju sadržavati osobne komentare! 

U slučaju sumnje, molimo kontaktirajte pravni odjel ili odvjetnika!

Doznajte koje tijelo istražuje ®  koristite ispravne smjernice 

Prava i obveze društva i pojedinaca mogu se razlikovati ovisno o tome koje je tijelo nadležno za istragu. Stoga, postoje dva tipa smjernica za 

• istrage od strane Europske komisije 
• istrage od strane nacionalnih tijela

Na kraju inspekcije, sastavite interno izvješće, uključujući barem podatke iz točke navedene gore.  

1. Obavijestite pravni odjel i odvjetnika. Pravni odjel će obavijestiti sve relevantne direktore grupacije. 

2. Naložite tajniku/ci da pošalje svim radnicima pripremljeni email kako bi bili obaviješteni o istrazi.  

3. Upozorite Tim za usklađenost propisa koji je odabran i obučen za ovu svrhu. Članovi Tima će odmah doći do vašeg ureda. Svaki član tima nosit će: (a) mobilni telefon, (b) ovaj kontrolni popis i (c) dva primjerka smjernica za inspekciju od strane europske komisije i nacionalnih tijela. 

4. Upozorite Odjel za informatičke tehnologije.

5. Provjerite postoje li naznake da je trenutno u tijeku inspekcija privatnih prostorija zaposlenika, ako da, pošaljite vanjskog odvjetnika. 

6. Zatražite tajnika/cu da on/ona ne napušta radno mjesto i da je uprava dostupna preko telefona. 

7. Nosite mobitel sa sobom cijelo vrijeme. 

8. Službenike dočekajte s Timom za usklađenost propisa i barem jednim stručnjakom za informatičku tehnologiju.  

1. Pitajte službenike i zapišite odgovore: 

• Tko vodi inspekciju? 
• Koje tijelo je odgovorno za inspekciju (naziv istražnog tijela)? 
• Koja je svrha dolaska?  

2. Tražite na uvid naloge za pretragu ili slicne dokumente. Odmah pošaljite elektronickom poštom/ faksom kopije tih dokumenata s oznakom “HITNO – inspekcija nadležnih tijela - molim odmah proslijediti” pravnom odjelu i odvjetniku. 

3. Zatražite od službenika njihove isprave i zapišite njihova imena. 

4. Pristojno zatražite službenike neka pričekaju do dolaska odvjetnika. Pazite: Službenici nisu dužni pričekati! 

5. Obavijestite službenike da im je prostorija br. ____ na raspolaganju kao mjesto za koordinaciju. Zatražite službenike da kopiraju iskljucivo u prostoriji za fotokopiranje br. ____ a ne u pojedinim uredima.

6. Pobrinite se da su dva radnika na raspolaganju u središnjoj prostoriji za fotokopiranje kako bi kopirali.

7. Obavijestite službenike da će svaki službenik biti u pratnji radnika društva. Obavijestite službenike da će vaš stručnjak za informatičku tehnologiju biti u pratnji njihovog stručnjaka za tehnologiju. Odgovarajuće rasporedite te osobe. 

1. Ostanite prijateljski raspoloženi i smireni pod svim okolnostima. Službenici ne istražuju vas osobno. 

2. Pitajte službenike: 

• Koje tijelo predstavljate (ured državnog odvjetnika, Europska komisija, tijela zadužena za tržišno natjecanje, carine, porezna tijela ili slično)? 
• Koja je svrha vašeg dolaska? 
• Koliko službenika vodi istragu? 
• Zabilježite odgovore. 

3. Obavijestite službenike da će odgovorni radnici društva ubrzo stići. 

4. Zamolite službenike neka pricekaju na recepciji sve dok uprava ne bude obaviještena i dok odgovorno radnici ne stignu.

5. Obavijestite upravu i pravni odjel i informirajte ih o:

• Imenu istražnog tijela
• Svrsi dolaska
• Koliko službenika vodi istragu.

6. Molimo obavijestite SAMO upravu i pravni odjel.  

7. Ukoliko službenici inzistiraju da ih se odmah odvede u određeni odjel nazovite radnika koji će otpratiti službenike. Odmah Obavijestite upravu i pravni odjel o tome gdje se nalaze službenici. 

8. Ostanite na recepciji i nakon što su službenici napustili to područje.