Instructions

Rămâneți calm. Nu fiţi agresiv! 

Faceţi COPII! 

Angajaţii trebuie să facă cel puţin o copie (suplimentară) pentru a fiecare document (original sau copie) şi pentru fiecare fişier electronic pe care inspectorii doresc să îl ia. Toate copiile trebuie îndosariate în dosare separate şi mediile de stocare conţinând copiile electronice trebuie etichetate astfel încât să puteţi aranja ulterior documentele exact în acelaşi mod.  

Nu lăsaţi inspectorii nesupravegheaţi! 

Asiguraţi-vă că fiecare inspector este însoţit în permanenţă de un angajat al societăţii (Echipa Internă de Conformitate).  

Membrii respectivi ai Echipei Interne de Conformitate trebuie să noteze:  

1. Ce anume se caută? 
2. Ce întrebări se pun? 

Dacă este posibil, răspundeţi întrebărilor numai în prezenţa unui avocat! 

Asiguraţi-vă că atât dumneavoastră, cât şi angajaţii – în măsura în care acest lucru este posibil – nu daţi nici o declarație fără a fi consiliaţi de departamentul juridic sau de avocatul extern. Dacă dumneavoastră sau angajaţii dumneavoastră sunteţi întrebaţi cu privire la obiectul investigaţiei, rugaţi politicos inspectorii să aştepte până soseşte un avocat.  

Luaţi note scrise!  

Luaţi note scrise cu atenţie pe parcursul inspecţiei, în special cu privire la următoarele:   

• Unde caută inspectorii?  
• Ce întrebări pun inspectorii?  
• Ce răspund angajații (angajaţii ar trebui – dacă acest lucru este posibil – să răspundă doar în prezenţa unui avocat)? 
• Ce documente sunt solicitate/furnizate/inspectate și copiate? 
• Ce criterii de căutare sunt folosite de inspectori pentru a căuta în sistemul IT? 
• Ce anume este ridicat?  
• Notaţi orice puncte de dezacord cu inspectorii. 

Notele scrise nu trebuie să conţină niciun fel de comentariu personal! 

Dacă aveţi orice îndoială, vă rugăm contactaţi departamentul juridic sau avocatul extern!  

Aflaţi ce autoritate conduce investigaţia ®  folosiţi ghidurile potrivite! 

Drepturile şi obligaţiile societăţilor şi ale persoanelor fizice pot fi diferite în funcţie de autoritatea care efectuează investigaţia. Prin urmare, există două ghiduri diferite pentru: 

• investigaţii ale Comisiei Europene 
• investigații ale autorităţilor naţionale  

La finalul inspecției, faceți un raport intern, cuprinzând cel puțin elementele listate la punctul de mai sus. 

1. Informaţi departamentul juridic şi avocatul extern. Departamentul juridic va informa toţi directorii relevanţi ai grupului. 

2. Rugaţi secretara să trimită tuturor angajaţilor email-ul pregătit pentru a-i informa cu privire investigaţie.  

3. Alertaţi Echipa Internă de Conformitate care a fost selectată şi instruită în acest scop. Membrii acestei echipe trebuie să se deplaseze imediat la biroul dumneavoastră. Fiecare membru al echipei va avea asupra sa: (a) un telefon mobil, (b) această listă de verificare şi (c) cele două ghiduri privind inspecţiile Comisiei Europene şi ale autorităţilor naţionale. 

4. Alertați departamentul de IT.   

5. Verificați dacă există indicii cu privire la inspecții desfășurate la domiciliul personal al angajaților și, în caz afirmativ, trimiteți un avocat extern la locație.   

6. Rugaţi secretara să nu îşi părăsească biroul şi să se asigure că persoanele din conducere sunt disponibile pentru a fi contactate prin telefon. 

7. Ţineţi telefonul mobil asupra dumneavoastră tot timpul. 

8. Întâlniţi-vă cu inspectorii împreună cu Echipa Internă de Conformitate şi cu cel puţin un specialist IT intern.  

1. Adresaţi inspectorilor următoarele întrebări şi notaţi răspunsurile: 

• Cine conduce inspecţia? 
• Care autoritate este responsabilă cu inspecţia (numele autorităţii care efectuează investigaţia)? 
• Care este scopul vizitei?  

2. Solicitaţi să vedeţi mandatul de percheziţie sau documentele similare. Trimiteţi imediat prin email / fax copii ale acestor documente marcate “URGENT – inspecție autoritate – transmiteţi mai departe imediat” către departamentul juridic şi avocatul extern.

3. Solicitaţi inspectorilor să se legitimeze şi notaţi-vă numele acestora. 

4. Rugaţi politicos inspectorii să aştepte până soseşte un avocat extern. Notă: Inspectorii nu sunt obligaţi să aştepte! 

5. Informaţi inspectorii că încăperea nr.      este disponibilă pentru ei ca punct de coordonare. Rugaţi inspectorii să facă copii numai în camera copiatoarelor nr.      şi nu în birouri individuale. 

6. Asiguraţi-vă că doi angajaţi sunt disponibili în camera copiatoarelor pentru a face copii xerox

7. Informaţi inspectorii că fiecare din ei va fi însoţit permanent de un angajat al societăţii. Informaţi inspectorii că specialiştii IT ai societăţii Dvs. vor însoţi specialiştii IT ai autorităţii. Alocaţi aceste persoane în mod corespunzător. 

1. Păstraţi o atitudine calmă şi prietenoasă indiferent de circumstanţe. Reprezentanţii nu vă cercetează pe dumneavoastră în mod personal. 

2. Întrebaţi reprezentanţii: 

• Ce autoritate reprezentaţi (Parchet, Comisia Europeană, autorităţi de concurenţă, autorităţi vamale, autorităţi fiscale sau alte autorităţi similare)? 
• Care este scopul vizitei? 
• Câţi reprezentanţi desfăşoară investigaţia? 
• Notaţi răspunsurile. 

3. Anunţaţi reprezentanţii că angajaţii responsabili din cadrul societăţii vor sosi imediat. 

4. Rugaţi reprezentanţii să aştepte în zona de recepţie [sau: în sala      ] până la anunţarea conducerii şi sosirea angajaţilor responsabili. 

5. Anunţaţi conducerea la numărul de telefon           şi departamentul juridic           la numărul de telefon           şi transmiteţi-le: 

• Numele autorităţii care efectuează investigaţia 
• Scopul vizitei 
• Câţi reprezentanţi desfăşoară investigaţia. 

6. Vă rugăm anunţaţi DOAR conducerea şi departamentul juridic.  

7. În cazul în care reprezentanţii insistă să fie conduşi la anumite departamente, sunaţi imediat un angajat care va însoţi reprezentanţii. Informaţi imediat conducerea şi departamentul juridic cu privire la locul unde se află reprezentanţii. 

8. Rămâneţi în zona recepţiei chiar şi după ce reprezentanţii au părăsit această zonă.