Instructions

Mantenha-se calmo! Não reaja de forma agressiva! 

Faça CÓPIAS! 

Os seus funcionários podem fazer, pelo menos, uma cópia (adicional) de qualquer documento (original ou cópia) e de qualquer documento eletrónico que os agentes queiram levar com eles. Todas as cópias devem ser classificadas em separadores diferentes e os meios de armazenamento de dados com cópias eletrónicas devem ser etiquetados de forma a permitir a alocação dos documentos em momento posterior.  

Não deixe os agentes desacompanhados! 

Garanta que cada agente é constantemente acompanhado por um funcionário da sua empresa (Equipa de Compliance Interna).  

O respetivo membro da Equipa de Compliance Interna tem de registar:  

1. O que é que está a ser objeto de busca? 
2. Que questões são perguntadas? 

Se possível, apenas responda a questões na presença de um advogado! 

Garanta que você e os seus funcionários – na medida do possível – não fazem qualquer declaração sem o aconselhamento prévio do Departamento Jurídico/Compliance ou de um advogado externo. Se você ou os seus funcionários forem questionados quanto ao assunto, educadamente peça aos agentes para aguardarem a chegada de um advogado.  

Tome notas!  

Tire cuidadosamente notas do desenvolvimento da inspeção, em particular:  

• Os locais onde os agentes fizeram buscas?  
• O que os agentes perguntaram?  
• O que os funcionários responderam (os funcionários devem – se possível – apenas responder na presença de um advogado)? 
• Que documentos são pedidos/providenciados/inspecionados e copiados? 
• Que critérios de investigação são usados pelos agentes para fazer buscas no Sistema de IT? 
• O que foi apreendido? 
• Registe quaisquer questões que constituíram pontos de disputa com os agentes. 

Os registos não devem conter comentários pessoais! 

Caso alguma dúvida subsista, por favor contacte o Departamento Jurídico/Compliance ou o advogado externo! 

Descubra que autoridade está a fazer a investigação  ®  utilize as orientações corretas! 

Direitos e obrigações das empresas e particulares podem diferir dependendo de que autoridade é responsável pela investigação. Por isso, há duas linhas de orientação distintas para 

• investigações realizadas pela Comissão Europeia 
• investigações realizadas pelas autoridades nacionais 

No final da inspeção, elabore um relatório interno, incluindo pelo menos os elementos enumerados no ponto supra. 

1. Informar o Departamento Jurídico/Compliance e o advogado externo. O departamento Jurídico/Compliance deve informar todos os administradores/gestores relevantes do grupo. 

2. Instrua a sua secretária para enviar a todos os funcionários o e-mail preparado para os informar da investigação.  

3. Alerte a Equipa de Compliance Interna escolhida e treinada para esse efeito. Os membros dessa equipa devem comparecer imediatamente no escritório. Cada membro da equipa deve ter consigo: (a) um telemóvel, (b) esta lista e (c) as duas orientações para inspeções realizadas pela Comissão Europeia e as autoridades nacionais. 

4. Alerte a Equipa de IT interna. 

5. Verifique se há indicação de que existem também inspeções a decorrer nas instalações privadas dos trabalhadores da empresa e, em caso afirmativo, envie um advogado externo. 

6. Solicite ao/à seu/sua secretário/secretária para não sair da secretária dele/dela e que a administração/gerência se encontra contactável por telefone.

7. Leve o seu telemóvel consigo para todo o lado. 

8. Receba os funcionários ou agentes em conjunto com a Equipa de Compliance Interna e, pelo menos, um especialista de IT interno.  

1. Pergunte aos funcionários ou agentes e escreva as respostas: 

• Quem está a liderar a inspeção? 
• Que autoridade é responsável pela inspeção (nome da autoridade de investigação)? 
• Qual é o objetivo/motivo da visita?  

2. Peça para ver os mandados de busca ou documentos semelhantes. Envie imediatamente por email/fax cópias desses documentos marcados como “URGENTE – inspeção de autoridade – por favor remeter de imediato” ao Departamento Jurídico/Compliance e ao advogado externo. 

3. Peça aos funcionários ou agentes as suas credenciais e tome nota dos nomes deles. 

4. Peça educadamente aos funcionários ou agentes que esperem até que um advogado externo chegue. Nota: Os funcionários ou agentes não são obrigados a esperar! 

5.Informe os funcionários ou agentes que a sala n.º      se encontra disponível para que a possam usar como centro de operações. Peça aos funcionários ou agentes para fazerem cópias apenas na sala de cópias n.º      e não em gabinetes individuais. 

6. Garanta que dois funcionários da empresa estão presentes na sala de cópias central para fazer cópias.  

7. Informe os agentes de que cada agente será constantemente acompanhado por um funcionário da empresa. Informe os funcionários ou agentes que os especialistas de IT da sua empresa vão acompanhar o especialista de IT da autoridade. Aloque essas pessoas em consonância. 

1. Permaneça calmo/a e cortês em quaisquer circunstâncias. Os funcionários ou agentes não vieram para o/a investigar a si pessoalmente. 

2. Pergunte aos funcionários ou agentes: 

• Qual a entidade que representam (por ex., Ministério Público, Comissão Europeia, Autoridade da Concorrência, Autoridade Tributária ou Aduaneira ou similar)? 
• Qual é objetivo/motivo da sua visita? 
• Quantos funcionários ou agentes se apresentaram para empreender a ação de busca e apreensão? 
• Tome nota das respostas dadas. 

3. Informe os funcionários ou agentes que os responsáveis da empresa chegarão em breve para os receber. 

4. Solicite que os funcionários ou agentes aguardem na área da Receção [alternativamente: na sala _______] até que a administração/gerência seja informada e os respetivos responsáveis cheguem. 

5. Informe a administração/gerência do sucedido para o n.º telefone           e o Departamento Jurídico           ligando para o n.º de telefone           e indicando: 

• Qual a entidade que pretende proceder à investigação 
• O propósito/motivo da respetiva visita 
• Quantos funcionários ou agentes se apresentaram para a ação de investigação. 

6. Por favor informe APENAS a administração/gerência e o Departamento Jurídico/Compliance. 

7. Se os funcionários ou agentes insistirem em ser de imediato conduzidos a um ou mais departamentos, telefone a um responsável para que acompanhe os funcionários ou agentes. Informe de imediato a administração/gerência e o Departamento Jurídico/Compliance da localização pretendida dos funcionários ou agentes. 

8. Permaneça na área da Receção mesmo após a partida dos funcionários ou agentes dessa área.