Instructions

Należy zachować spokój! Nie należy zachowywać się agresywnie! 

Należy sporządzać KOPIE 

Pracownicy muszą sporządzić przynajmniej jedną (dodatkową) kopię każdego dokumentu (oryginału lub kopii) oraz każdego pliku elektronicznego, który inspektorzy planują zabrać ze sobą. Wszystkie kopie muszą być zarchiwizowane w odrębnych folderach, a nośniki danych z kopiami elektronicznymi muszą być opisane w sposób umożliwiający precyzyjne odszukanie dokumentów na późniejszym etapie.  

Nie należy pozostawiać inspektorów samych! 

Należy zapewnić aby każdemu inspektorowi stale towarzyszył pracownik spółki (członek Wewnętrznego Zespołu ds. Compliance).  

Odpowiedni członek Wewnętrznego Zespołu ds. Compliance musi zapisać:  

1. Czego szukają inspektorzy? 
2. Jakie pytania zadają? 

O ile to możliwe, należy odpowiadać na pytania wyłącznie w obecności prawnika! 

Należy upewnić się, że żaden z pracowników – o ile to możliwe – nie będzie udzielać żadnych wyjaśnień bez porady departamentu prawnego lub prawnika zewnętrznego. W razie pytań dotyczących przedmiotu kontroli, należy uprzejmie poprosić inspektorów o zaczekanie na przybycie prawnika.  

Należy sporządzać notatki!  

Należy sporządzać szczegółowe notatki z przebiegu kontroli. W szczególności należy odnotować:  

• Gdzie inspektorzy poszukują materiałów?  
• O co inspektorzy pytają?  
• Jakich odpowiedzi udzielają pracownicy (o ile to możliwe, pracownicy powinni udzielać odpowiedzi wyłącznie w obecności prawnika)? 
• Jakie dokumenty interesują inspektorów oraz które z nich są przekazywane / badane oraz kopiowane? 
• Według jakich kryteriów inspektorzy przeszukują system IT? 
• Co zostało zatrzymane? 
• Należy odnotować wszelkie kwestie, które są przedmiotem sporu z inspektorami. 

Zapiski nie mogą zawierać osobistych komentarzy! 

W razie wątpliwości należy skontaktować się z prawnikami!  

Należy sprawdzić jaki organ prowadzi kontrolę i użyć właściwych wytycznych! 

Prawa i obowiązki spółek i osób fizycznych mogą się różnić w zależności od tego, jaki organ prowadzi kontrolę. Istnieją oddzielne wytyczne dla kontroli prowadzonych przez: 

• Komisję Europejską 
• organy krajowe. 

Po zakończeniu inspekcji należy sporządzić raport wewnętrzny, zawierający co najmniej elementy wymienione w punkcie powyżej. 

1. Należy poinformować departament prawny i prawnika zewnętrznego. Departament prawny poinformuje wszystkich odpowiednich kierowników grupy. 

2. Należy polecić asystentce wysłanie przygotowanego e-maila do wszystkich pracowników, w celu poinformowania ich o kontroli.  

3. Należy zawiadomić Wewnętrzny Zespół ds. Compliance, który został wybrany i wyszkolony na wypadek kontroli. Członkowie zespołu powinni niezwłocznie pojawić się w wyznaczonym biurze. Każdy z nich musi posiadać: (a) telefon komórkowy, (b) niniejsze zasady postępowania oraz (c) oddzielne wytyczne dotyczące przeprowadzania kontroli przez Komisję Europejską oraz przez organy państwowe. 

4. Należy powiadomić departament IT. 

5. Należy sprawdzić, czy przeszukiwane są również prywatne pomieszczenia pracowników, a jeżeli tak, to należy wysłać tam zewnętrznego prawnika. 

6. Należy poprosić asystentkę, żeby nie opuszczała stanowiska pracy i upewniła się, że zarząd będzie dostępny telefonicznie. 

7. Należy zawsze zabierać ze sobą telefon komórkowy. 

8. Należy spotkać się z inspektorami w towarzystwie Wewnętrznego Zespołu ds. Compliance oraz przynajmniej jednego wewnętrznego specjalisty ds. IT.  

1. Należy poprosić inspektorów o odpowiedzi na następujące pytania oraz zanotować odpowiedzi: 

• Kto prowadzi kontrolę? 
• Który organ jest odpowiedzialny za kontrolę (nazwa organu prowadzącego kontrolę)? 
• Jaki jest cel wizyty?  

2. Należy poprosić o okazanie nakazów przeszukania lub podobnych dokumentów. Należy niezwłocznie przesłać wiadomością email / faksem kopie tych dokumentów z adnotacją „PILNE – kontrola organu –  przekazać niezwłocznie” do departamentu prawnego i zewnętrznego prawnika.

3. Należy poprosić inspektorów o przedstawienie legitymacji i upoważnień do przeprowadzenia kontroli oraz zapisać ich imiona i nazwiska. 

4. Należy uprzejmie poprosić inspektorów o zaczekanie na przybycie prawnika zewnętrznego. Uwaga: Inspektorzy nie muszą czekać na jego przybycie! 

5. Należy poinformować inspektorów, że udostępniono im salę nr      jako punkt koordynacyjny. Należy poprosić inspektorów o sporządzanie kopii wyłącznie w pomieszczeniu nr      , a nie w dowolnie wybranych pomieszczeniach biura. 

6. Należy zapewnić dostępność dwóch pracowników w centralnym pomieszczeniu przeznaczonym do kopiowania w celu sporządzania kopii.  

7. Należy poinformować inspektorów, że każdemu z nich będzie stale towarzyszyć pracownik spółki. Należy poinformować inspektorów, że specjaliści ds. IT z ramienia spółki będą towarzyszyć specjalistom ds. IT z ramienia organu prowadzącego kontrolę. Należy odpowiednio przydzielić takie osoby do właściwych osób. 

1. Należy zachowywać się uprzejmie i zachować spokój w każdych okolicznościach. Inspektorzy nie prowadzą kontroli w stosunku do konkretnej osoby. 

2. Należy zadać inspektorom następujące pytania: 

• Jaki organ reprezentują (prokuraturę, Komisję Europejską, urząd ochrony konkurencji i konsumentów, urząd celny, urząd podatkowy, inny urząd)? 
• Jaki jest cel wizyty? 
• Ilu inspektorów prowadzi kontrolę? 
• Należy zapisać odpowiedzi. 

3. Należy poinformować inspektorów o tym, że wkrótce przybędą pracownicy spółki odpowiedzialni za daną kwestię. 

4. Należy poprosić inspektorów o poczekanie w recepcji [alternatywnie: w sali      ] do czasu poinformowania zarządu oraz przybycia pracowników odpowiedzialnych za daną kwestię. 

5. Należy poinformować zarząd – numer telefonu           , oraz departament prawny           – numer telefonu           , jak też przekazać im następujące informacje: 

• Nazwę organu prowadzącego kontrolę 
• Cel wizyty 
• Ilu inspektorów prowadzi kontrolę. 

6. Należy poinformować WYŁĄCZNIE zarząd i departament prawny.  

7. Jeżeli inspektorzy nalegają, aby zaprowadzić ich niezwłocznie do określonych departamentów, należy wezwać pracownika, który będzie im towarzyszyć. Należy niezwłocznie poinformować zarząd oraz departament prawny o miejscu, w jakim przebywają inspektorzy. 

8. Należy pozostać w recepcji nawet po jej opuszczeniu przez inspektorów.