EU Guidelines
For inspection by European Commission.
Jakie dokumenty muszą okazać inspektorzy?
European Commission
- W celu przeszukania spółki inspektorzy muszą okazać decyzję o przeprowadzeniu kontroli, sporządzoną na piśmie przez Komisję Europejską oraz przekazać jej kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem. Jeżeli inspektorzy tylko przedstawią pisemne upoważnienie na przeprowadzenie kontroli, nie są Państwo zobowiązani do tego, żeby poddać się kontroli. W takim przypadku, przed podjęciem dalszych kroków należy skontaktować się z departamentem prawnym lub zewnętrznym prawnikiem.
- Jeżeli inspektorzy zamierzają prowadzić przeszukanie prywatnych domów lub prywatnych samochodów, wymagane jest okazanie nakazu przeszukania wydanego przez sąd.
- Należy bardzo uważnie przeczytać dokumenty i sprawdzić:
- Czy spółka jest adresatem dokumentu?
- Jakie zarzuty są podnoszone wobec spółki (jaki jest przedmiot przeprowadzanej kontroli)?
- Gdzie inspektorzy mogą prowadzić przeszukanie?
Gdzie inspektorzy mogą prowadzić przeszukanie i w jaki sposób?
European Commission
- Inspektorzy są uprawnieni do przeszukania wszystkich pokoi, środków transportu oraz pomieszczeń wskazanych w okazanych dokumentach (patrz punkt 1. (2) powyżej). Nie wolno zabronić inspektorom wstępu do któregokolwiek z tych pomieszczeń lub środków transportu.
- Inspektorzy nie mogą używać siły wobec osób lub mienia, np. nie wolno im włamywać się do zamkniętych pomieszczeń lub szaf. Mają jednak prawo zażądać otwarcia zamkniętych pomieszczeń, szaf lub podobnych przedmiotów. Jeżeli inspektor zwróci się z prośbą o otworzenie szafy lub podobnego przedmiotu, należy go otworzyć, przy czym najpierw należy zapytać, czego inspektor szuka i przekazać mu tę rzecz.
- Inspektorzy mają również prawo zadawać pytania (patrz punkt 4 poniżej.).
Czego mogą szukać inspektorzy?
European Commission
- Zasadniczo inspektorzy mają prawo przeglądać oraz kopiować wszystkie dokumenty określone w okazanych dokumentach (patrz punkt 1. (2) powyżej), nawet jeśli dokumenty te zawierają tajemnice handlowe. Jednakże, inspektorom nie wolno zatrzymać oryginałów – mają tylko prawo zrobić ich kopie. Ważne jest, żeby w każdym przypadku zrobić jedną kopię takiego dokumentu dla prawników zewnętrznych.
- Inspektorom nie wolno czytać ani kopiować:
- prywatnych dokumentów, w zakresie, w jakim nie mają one znaczenia jako dowody
- dokumentów, które nie są związane z przedmiotem dochodzenia jeżeli ich kontrola wykracza poza ustalenie, czy dokumenty te są objęte przedmiotem kontroli (patrz punkt 1. (2) powyżej)
- korespondencji pomiędzy spółką a zewnętrznym prawnikiem, który jest uprawniony do wykonywania zawodu na terenie Państwa Członkowskiego UE, w Norwegii, Islandii, Liechtensteinie lub Szwajcarii (tj. korespondencja z prawnikami amerykańskimi nie jest objęta wykluczeniem)
- wewnętrznych dokumentów spółki odzwierciedlających i/lub zawierających jedynie poradę prawną udzieloną przez prawników zewnętrznych, jak zostało to opisane powyżej
- przygotowawczych wewnętrznych dokumentów spółki, które powstały wyłącznie w celu zwrócenia się o poradę prawną do prawników zewnętrznych.
- W przypadku gdy inspektorzy chcą skontrolować także zastrzeżone dokumenty, należy pokazać wyłącznie te części dokumentów, które dowodzą ich zastrzeżonego charakteru. Jeżeli zastrzeżony charakter określonych dokumentów zostanie zakwestionowany, należy poprosić o umieszczenie takich dokumentów w opieczętowanych kopertach lub pudełkach do czasu wydania ostatecznego rozstrzygnięcia w sprawie ich zastrzeżonego charakteru.
- Na żądanie należy zapewnić inspektorom dostęp do systemu IT oraz nośników informacji (laptopów, komputerów stacjonarnych, tabletów, telefonów komórkowych, CD-ROM-ów, DVD, nośników USB, usług w chmurze itp.), a w przypadkach, gdy będzie to konieczne, należy podać hasła i/lub nadać prawa dostępu przysługujące administratorowi lub wykonać inne polecenia inspektorów. Inspektorzy mogą korzystać z własnego oprogramowania lub sprzętu do informatyki śledczej. Zadbaj o to, by nikt w żaden sposób nie zakłócał tych działań podejmowanych przez inspektorów. Jednakże, inspektorzy nie mogą zająć komputerów ani innych przedmiotów – mogą tylko zrobić elektroniczne kopie. Ważne jest, żeby w każdym przypadku zrobić jedną kopię takiego dokumentu elektronicznego dla prawników zewnętrznych.
- Jeżeli na komputerze zapisane są dokumenty zastrzeżone, inspektorzy są uprawnieni do skopiowania zawartość całego nośnika informacji bez uprzedniego sprawdzenia jego zawartości, a następnie do oceny w siedzibie Komisji Europejskiej, czy nośnik zawiera dokumenty zastrzeżone. W konsekwencji do akt sprawy powinny zostać włączone jedynie dokumenty niezastrzeżone, a pozostałe dokumenty powinny być usunięte z kopii sporządzonej przez inspektorów.
- Jeżeli w trakcie prowadzenia kontroli w pomieszczeniach spółki nie podjęto jeszcze ostatecznej decyzji co do wyboru odpowiednich dokumentów na potrzeby prowadzonego dochodzenia, inspektorzy zabiorą ze sobą w opatrzonej pieczęcią kopercie kopię danych do przeszukania. W takim przypadku zażądaj od inspektorów kopii nośnika danych z danymi do przeszukania.
- Inspektorzy mają prawo opieczętować między innymi pomieszczenia, budynki, biura, szafy i dokumenty, na przykład w sytuacji, gdy kontrola trwa kilka dni. W żadnych okolicznościach nie wolno zrywać pieczęci. Należy podjąć odpowiednie kroki w celu zapewnienia, że pieczęć nie zostanie zdjęta lub uszkodzona. Zerwanie pieczęci jest przestępstwem i może prowadzić do wysokich kar pieniężnych dla spółki.
Kogo mogą przesłuchiwać inspektorzy i w jaki sposób?
European Commission
Inspektorzy mają prawo poprosić wszystkich pracowników o wyjaśnienia dotyczące celu określonego w okazanych dokumentach (patrz punkt 1. (2) powyżej). Pracownik musi mieć na uwadze fakt, że może podlegać osobistej odpowiedzialności na podstawie przepisów prawa krajowego.
- Należy poprosić o to, żeby być przesłuchiwanym wyłącznie w obecności zewnętrznego prawnika.
- Należy poprosić, żeby pytania były zadawane wyłącznie w trybie formalnego przesłuchania, przez co zapewniony będzie zapis pytań i odpowiedzi. Należy poprosić o kopię wszystkich protokołów sporządzonych przez inspektorów. Nie należy w żadnym wypadku podpisywać żadnych dokumentów, zanim nie zostanie to skonsultowane z prawnikiem. Należy podpisać protokoły tylko w przypadku, gdy są one prawidłowe i kompletne. Jeżeli protokoły nie są prawidłowe lub kompletne, należy nalegać, aby ich treść została poprawiona.
- Należy wyjaśnić inspektorom, że tylko zarząd jest uprawniony składania oświadczeń w imieniu spółki.
- Należy zachować spokój i przedstawiać wyłącznie fakty. Nie należy zachowywać się agresywnie.
- Należy zapytać, czy można odmówić składania wyjaśnień lub odpowiedzi na pytanie. Należy zapisać odpowiedź. Jeśli będzie to konieczne, należy poprosić o dalsze wyjaśnienie. Jeżeli danej osobie przysługuje prawo do odmowy składania wyjaśnień lub udzielenia odpowiedzi, nie należy w tym zakresie udzielać odpowiedzi zanim nie zostanie ona skonsultowana z prawnikiem zewnętrznym.
- Należy zapytać inspektorów o to, czy mogą zapewnić, że wobec danej osoby nie będą podejmowane żadne działania ze strony urzędu państwowego. Należy zapisać odpowiedź. Jeśli będzie to konieczne, należy poprosić o dalsze wyjaśnienie. Jeżeli osoby przeprowadzające kontrolę nie potwierdzą powyższego, przed udzieleniem odpowiedzi należy poprosić o kontakt z prawnikiem zewnętrznym.
- Nie należy udzielać odpowiedzi na żadne pytanie w przypadku, gdy odpowiedź obciążałaby spółkę, tj. gdyby odpowiedź oznaczała przyznanie zaistnienia naruszenia prawa konkurencji.