Instructions

Behold roen! Ikke oppfør deg aggressivt! 

Lag KOPIER! 

Dine ansatte må lage minst én (ekstra) kopi av hvert dokument (original eller kopi) og hver elektronisk fil som tjenestemennene ønsker å ta med seg. Alle kopier må arkiveres i separate mapper og datalagringsmediene med de elektroniske kopiene må merkes på en måte som gjør at du kan allokere dokumentene nøyaktig på et senere tidspunkt.  

Ikke la tjenestemennene være uten tilsyn! 

Sørg for at hver tjenestemann til enhver tid er ledsaget av en ansatt i ditt selskap (det interne compliance-teamet)  

Det respektive medlemmet av det interne compliance-teamet må protokollføre:  

1. Hva søkes det etter? 
2. Hvilke spørsmål stilles? 

Hvis mulig, svar kun på spørsmål med en advokat til stedet! 

Sørg for at du og dine ansatte – så langt det er mulig – ikke komme med noen uttalelser uten råd fra juridisk avdeling eller ekstern advokat. Dersom du eller dine ansatte blir avhørt om inspeksjonens gjenstand, be høflig tjenestemennene om å vente til en advokat kommer.  

Ta notater!  

Ta nøyaktige notater om inspeksjonens forløp, spesielt:  

• Hvor søker tjenestemennene?  
• Hva spør tjenestemennene om?  
• Hva svarer de ansatte (ansatte skal – om mulig – kun gi svar med en advokat til stede)? 
• Hvilke dokumenter blir etterspurt/utlevert/inspisert og kopiert? 
• Hvilke søkekriterier bruker tjenestemennene for å søke i IT-systemet? 
• Hva blir beslaglagt? 
• Protokollfør eventuelle uenigheter med tjenestemennene. 

Notatene må ikke inneholde personlige kommentarer! 

Ved tvil, vennligst kontakt juridisk avdeling eller ekstern advokat!  

Finn ut hvilken myndighet som etterforsker ®  bruk riktige retningslinjer! 

Rettigheter og plikter for selskaper og enkeltpersoner kan variere avhengig av hvilken myndighet som er ansvarlig for etterforskningen. Derfor er det to atskilte retningslinjer for 

• etterforskning fra EU-kommisjonen 
• etterforskning fra nasjonale myndigheter

Ved inspeksjonens avslutning, utarbeid en intern rapport som minimum inneholder elementene angitt ovenfor.  

1. Informer juridisk avdeling og eksterne advokater.  Juridisk avdeling skal informere alle relevante ledere i konsernet. 

2. Be sekretæren din om å sende den forberedte e-posten til alle ansatte for å informere dem om etterforskningen.  

3. Varsle deres interne compliance-team som er valgt og opplært til dette formålet. Medlemmene av teamet skal umiddelbart møte på kontoret ditt. Hvert teammedlem skal ha med seg (a) en mobiltelefon, (b) denne sjekklisten, og (c) de to retningslinjene for inspeksjoner fra EU-kommisjonen og nasjonale myndigheter.  

4. Varsle IT-avdelingen.

5. Undersøk om det er indikasjoner på at det også pågår inspeksjoner på ansattes private eiendommer, og, hvis ja, send en ekstern advokat dit.  

6. Be sekretæren din om å ikke forlater hans/hennes plass og at ledelsen i selskapet er tilgjengelig på telefon.  

7. Ha alltid med deg mobiltelefonen din. 

8. Møt tjenestemennene sammen med det interne compliance-teamet og minst én intern IT-spesialist. 

1. Spør tjenestemennene og skriv ned svarene:  

• Hvem leder etterforskningen?  
• Hvilken myndighet er ansvarlig for tilsynet (navn på etterforskningsmyndighet)?  
• Hva er formålet med besøket?  

2. Spør om å få se ransakingsordren eller lignende dokumenter. Send øyeblikkelig en kopi av disse dokumentene på e-post eller faks og merk det med “HASTER – inspeksjon fra myndighetene – send umiddelbart» til juridisk avdeling og den eksterne advokaten. 

3. Spør tjenestemennene om deres legitimasjon og skriv ned navnene deres. 

4. Be tjenestemennene høflig om å vente til en ekstern advokat kommer. Merk: Tjenestemennene trenger ikke å vente! 

5. Informer tjenestemennene om at romnr.      er tilgjengelig for dem som et koordineringspunkt. Be tjenestemennene om å ta kopier kun i kopirom nr.      og ikke på enkeltkontorer.  

6. Sørg for at to ansatte er tilgjengelige i det sentrale kopirommet for å kopiere.  

7. Informer tjenestemennene om at hver tjenestemann til enhver tid vil være ledsaget av en ansatt i selskapet. Informer tjenestemennene om at selskapets IT-spesialister vil ledsage myndighetenes IT-spesialister. Tildel disse personene deretter.  

1. Forbli vennlig og rolig under alle omstendigheter. Tjenestemennene etterforsker ikke deg personlig.  

2. Spør tjenestemennene: 

• Hvilken myndighet representerer du (påtalemyndighetene, EU-kommisjonen, konkurransemyndighetene, skattemyndighetene, tollvesenet eller lignende)? 
• Hva er formålet med besøket? 
• Hvor mange tjenestemenn skal gjennomføre etterforskningen? 
• Registrer svarene.  

3. Informer tjenestemennene om at de ansvarlige ansatte i selskapet vil ankomme innen kort tid.  

4. Be tjenestemennene om å vente i resepsjonsområdet [alternativt: på rom      ] inntil ledelsen er informert og de ansvarlige ansatte kommer. 

5. Informer ledelsen på telefonnummer           og juridisk avdeling           på telefonnummer           og gi dem beskjed om følgende: 

• Navnet på etterforskningsmyndigheten 
• Formålet med besøket  
• Hvor mange tjenestemenn som skal gjennomføre etterforskningen. 

6. Vennligst informer KUN ledelsen og juridisk avdeling.  

7. Dersom tjenestemennene insisterer på å bli tatt til visse avdelinger, ring umiddelbart til en ansatt som vil ledsage tjenestemennene. Informer ledelsen og juridisk avdeling om hvor tjenestemennene befinner seg.  

8. Forbli i resepsjonsområdet selv når tjenestemennene har forlatt dette området.