EU Guidelines
For inspection by European Commission.
Hvilke dokumenter må tjenestemennene fremvise?
European Commission
- For å undersøke et selskap, må tjenestemennene kunne fremvise en skriftlig beslutning om kontrollundersøkelse fra EU-kommisjonen og gi en bekreftet kopi av denne. Dersom tjenestemennene bare viser en skriftlig tillatelse til inspeksjonen, er du ikke forpliktet til å godta inspeksjonen. I et slikt tilfelle bør du kontakte den juridiske avdelingen eller din eksterne advokat før du foretar deg noe ytterligere.
- Dersom tjenestemennene ransaker i private hjem eller i private biler, må de kunne vise til en ransakingsordre utstedt av en domstol.
- Les dokumentene nøye og undersøk følgende:
- Er vårt selskap adressat?
- Hvilke anklager reises mot selskapet vårt (gjenstanden for inspeksjonen)?
- Hvor kan tjenestemennene ransake?
Hvor og hvordan kan tjenestemennene ransake?
European Commission
- Tjenestemennene har rett til å ransake alle rom, biler og annen eiendom som fremgår av de fremviste dokumentene (se over 1. (2)). Du kan ikke nekte tjenestemennene adgang til slik eiendom.
- Tjenestemennene kan ikke bruke makt overfor personer eller eiendom, for eksempel kan de ikke bryte seg inn i låste rom eller skap. De kan imidlertid anmode om at låste rom, skap og lignende åpnes. Dersom en tjenestemann spør deg om å åpne et skap eller lignende skal du gjøre det, men spør først hva han/hun ser etter og gi det til han/henne selv.
- Tjenestemennene har også rett til å stille spørsmål (se 4 under).
Hva kan tjenestemennene ransake?
European Commission
- Generelt har tjenestemennene rett til å inspisere og kopiere alle dokumenter som angitt i de fremviste dokumentene (se over 1. (2)), selv om dokumentene inneholder forretningshemmeligheter. De kan imidlertid ikke beslaglegge originaler, men har kun rett til å lage kopier. Pass på: lag alltid én kopi av et slikt dokument til dine eksterne advokater.
- Følgende dokumenter skal ikke leses eller kopieres av tjenestemennene:
- Private dokumenter i den grad disse ikke er av betydning som bevis.
- Dokumenter som ikke er relatert inspeksjonens gjenstand dersom inspeksjonen går utover å konstatere at dokumentet er omfattet av inspeksjonens gjenstand (se over 1. (2))
- Korrespondanse mellom selskapet og en ekstern advokat som har bevilling i et EU-medlemsland, Norge, Island, Liechtenstein eller Sveits (dvs. at korrespondanse med en amerikansk advokat ikke er unndratt).
- Interne selskapsdokumenter som kun gjenspeiler og/eller inneholder juridiske råd fra en ekstern advokat som beskrevet ovenfor.
- Forberedende, interne selskapsdokumenter som er utarbeidet utelukkende med det formal å søke juridisk rådgivning fra eksterne advokater.
- Dersom tjenestemennene ønsker å inspisere slike fortrolige dokumenter, vis kun de delene av disse dokumentene som beviser deres fortrolige karakter. Dersom den fortrolige karakteren av visse dokumenter blir bestridt, be om at disse dokumentene legges i forseglede konvolutter eller esker inntil en endelig avgjørelse om den fortrolige karakteren er tatt.
- På forespørsel må du gi tjenestemennene tilgang til IT-miljøet og lagringsmedier (bærbare og stasjonære datamaskiner, nettbrett, mobiltelefoner, CD-rom, DVD, USB-nøkkel, skytjenester, osv.), og, dersom det er nødvendig, gi dem passordet og/eller administratortilgangsrettigheter eller ved å utføre ytterligere oppgaver som tjenestemennene krever. Tjenestemennene kan ta i bruk sin egen kriminaltekniske IT-software og/eller hardware. Sørg for at ingen på noen måte forstyrrer eller hindrer tiltakene som settes i verk av tjenestemennene. Tjenestemennene kan imidlertid ikke beslaglegge datamaskiner eller andre gjenstander, men kan kun ta elektroniske kopier. Pass på: lag alltid en ekstra kopi av et slikt elektronisk dokument til dine eksterne advokater.
- Dersom fortrolige dokumenter er lagret på det respektive lagringsmediet, har tjenestemennene rett til å kopiere hele lagringsmediet uten forutgående undersøkelse for deretter å vurdere, på EU-kommisjonens lokaler, hvorvidt informasjonen er fortrolig. Tjenestemennene skal bare lagre ikke-fortrolig data i deres filer og slette gjenværende informasjon fra kopien.
- Dersom utvelgelsen av relevante dokumenter for etterforskningen ikke fullføres under inspeksjonen i selskapets lokaler, vil tjenestemennene, i en forseglet konvolutt, ta med seg kopier av informasjonen som gjenstår å undersøkes. Be om et duplikat.
- Tjenestemennene har rett til å forsegle blant annet eiendom, bygninger, rom, skap og dokumenter, eksempelvis dersom en inspeksjon varer i flere dager. Du må ikke, under noen omstendigheter, bryte forseglingen. Ta passende grep for å sikre at forseglingen ikke fjernes eller skades. Å bryte en forsegling er straffbart og kan føre til svært høye bøter for selskapet.
Hvem kan avhøres av tjenestemennene og hvordan?
European Commission
Tjenestemennene har rett til å etterspørre forklaringer fra alle ansatte vedrørende formålet som er angitt i de fremviste dokumentene (se over 1. (2)). Ansatte må være oppmerksomme på at han eller hun kan bli holdt personlig ansvarlig under nasjonal lovgivning.
- Be om å bli avhørt med en ekstern advokat til stede.
- Be om at spørsmål kun stilles i et formelt intervju som sikrer at spørsmål og svar blir protokollert. Be om en kopi av alle protokollene som føres av tjenestemennene. Ikke signer noen dokumenter før du har konsultert en advokat. Signer protokollen kun hvis den er korrekt og fullstendig. Dersom den ikke er korrekt eller fullstendig, insister på at den blir korrigert.
- Forklar til tjenestemennene at det kun er selskapets ledelse som har rett til å avgi uttalelser på vegne av selskapet.
- Bevar roen og hold deg til fakta. Ikke oppfør deg aggressivt.
- Spør om du har rett til å tie. Skriv ned svaret. Om nødvendig, be om ytterligere forklaring. Hvis og i den grad du har rett til å tie, skal det ikke gis svar før ekstern advokat er konsultert.
- Spør tjenestemennene om de kan utelukke ytterligere tiltak mot deg personlig av en nasjonal myndighet. Skriv ned svaret. Om nødvendig, be om ytterligere forklaring. Dersom tjenestemennene ikke gir slik bekreftelse, be om å få kontakte en ekstern advokat før du svarer.
- Ikke svar på noen spørsmål dersom svaret kan inkriminere selskapet vårt, dvs. å innrømme eksistensen av et brudd på EUs konkurranselovgivning.
- Svar kun på spørsmål som faktisk er relatert til formålet med inspeksjonen. Svar kun på spørsmålene som stilles. Gi korte og presise svar. Hold deg til fakta og ikke kommenter fra et juridisk synspunkt. Fortell tjenestemennene dersom du ikke vet svaret på spørsmålet. Ikke gi uttrykk for antagelser.