Instructions

Blijf rustig! Reageer niet agressief! 

Maak KOPIEËN! 

Uw werknemers dienen altijd minstens één (extra) kopie te maken van ieder document (origineel of kopie) en ieder digitale bestand dat de ambtenaren willen meenemen. Alle kopieën dienen in aparte mappen (ordners) te worden opgeborgen en gegevensdragers met digitale bestanden dienen te worden gelabeld op een zodanige manier dat u deze documenten in een later stadium onmiddellijk kunt terugvinden.  

Laat de ambtenaren nooit alleen 

Verzeker u ervan dat iedere ambtenaar steeds wordt begeleid door één van uw werknemers (van het Compliance Team). Deze persoon dient het volgende schriftelijk vast te leggen:  

1. Waar wordt naar gezocht?  
2. Welke vragen worden er gesteld? 

Beantwoord vragen, indien mogelijk, uitsluitend in de aanwezigheid van een bedrijfsjurist of advocaat van de onderneming 

Verzeker u ervan dat u en uw werknemers – voor zover mogelijk - geen enkele verklaring afleggen zonder daarover advies te hebben ingewonnen bij de juridische afdeling of de advocaat van de onderneming. Indien u of uw werknemers worden ondervraagd, vraag de ambtenaren dan vriendelijk hiermee te wachten tot iemand van de juridische afdeling of de advocaat van de onderneming is gearriveerd.  

Maak aantekeningen  

Maak zorgvuldig aantekeningen van het verloop van het bedrijfsbezoek, met name:  

• Waar zoeken de ambtenaren?  
• Wat vragen de ambtenaren?  
• Wat antwoorden de werknemers (werknemers moeten – indien mogelijk – alleen antwoorden op vragen in aanwezigheid van een bedrijfsjurist/ advocaat van de onderneming)? 
• Welke documenten worden gevorderd/verzocht/onderzocht en gekopieerd? 
• Welke zoekcriteria worden door de ambtenaren gebruikt bij het doorzoeken van het IT-systeem? 
• Wat wordt meegenomen?  
• Leg alle meningsverschillen met de ambtenaren (schriftelijk) vast. 

Let op, de aantekeningen dienen objectief te zijn en geen persoonlijk commentaar te bevatten! 

Ingeval van enige twijfel , neem onmiddellijk contact op met de juridische afdeling of de advocaat van de onderneming!

Stel vast welke autoriteit verantwoordelijk is voor het onderzoek ® gebruik de juiste richtlijnen 

Rechten en verplichtingen van ondernemingen kunnen verschillen afhankelijk van welke autoriteit verantwoordelijk is voor het onderzoek. Om die reden zijn er twee verschillende richtlijnen voor respectievelijk: 

• bedrijfsbezoeken door de Europese Commissie 
• bedrijfsbezoeken door nationale (mededingings)autoriteiten (waaronder de Autoriteit Consument & Markt, ACM) 

Stel aan het eind van het bedrijfsverzoek een intern rapport op, waarin in ieder geval de elementen zijn opgenomen zoals hierboven onder punt genoemd. 

1. Neem contact op met de juridische afdeling en de advocaat van de onderneming. De juridische afdeling dient onmiddellijk alle afdelingshoofden van het bedrijfsbezoek op de hoogte te stellen. 

2. Instrueer uw secretaresse/secretaris om alle werknemers onmiddellijk per e-mail te berichten over het bedrijfsbezoek. Hiervoor dient de standaard e-mail die voor dit doel reeds op voorhand is voorbereid, te worden gebruikt.  

3. Waarschuw de Compliance Officer van uw onderneming en het “Compliance Team” dat voor bedrijfsbezoeken is getraind. De leden van dit “Compliance Team” dienen zich onmiddellijk naar uw kantoor te begeven. Elk lid van het “Compliance Team” dient het volgende bij zich te hebben: (a) een mobiele telefoon, (b) deze checklist, en (c) de twee richtlijnen voor bedrijfsbezoeken door de Europese Commissie en de nationale (mededingings)autoriteiten. 

4. Informeer de IT-afdeling. 

5. Controleer of er een indicatie is dat er ook onderzoeken zullen plaatsvinden op de privéadressen van medewerkers. Indien dat het geval is, stuur een externe advocaat.  

6. Verzoek uw secretaresse/secretaris op haar/zijn plaats te blijven teneinde er zeker van te zijn dat de directie altijd telefonisch bereikbaar is. 

7. Houd uw mobiele telefoon altijd bij u en zet hem niet uit. 

8. Begeeft u zich nu samen met het Compliance Team en minimaal één interne IT-specialist naar de ambtenaren van de Europese Commissie/nationale (mededingings)autoriteit.  

1. Stel de ambtenaren de volgende vragen en schrijf de antwoorden daarvan op: 

• Wie leidt het bedrijfsbezoek? 
• Welke autoriteit is verantwoordelijk voor het bedrijfsbezoek (naam van de onderzoekende instantie)? 
• Wat is het doel van het bedrijfsbezoek ?  

2. Vraag naar de beschikkingen voor het bedrijfsbezoek, dan wel vergelijkbare documenten en e-mail / fax deze onmiddellijk naar de juridische afdeling en de advocaat van de onderneming onder vermelding van “SPOED – bedrijfsbezoek autoriteit – overhandig dit document onmiddellijk aan de geadresseerde”.

3. Vraag de ambtenaren naar hun legitimatiebewijzen en schrijf hun namen op. 

4. Verzoek de ambtenaren vriendelijk te (blijven) wachten totdat de advocaat van de onderneming (of zijn/haar plaatsvervanger) is gearriveerd. N.B.: De ambtenaren zijn niet verplicht te wachten! 

5. Wijs de ambtenaren erop dat kamer nr.       voor hen is vrijgemaakt voor hun werkzaamheden. Verzoek de ambtenaren uitsluitend kopieën te maken met het kopieerapparaat in kamer nr.       en niet elders binnen de onderneming.

6. Verzeker u ervan dat er altijd twee werknemers beschikbaar zijn in de kamer met het kopieerapparaat voor het maken van de kopieën.  

7. Wijs de ambtenaren erop dat iedere ambtenaar steeds zal worden begeleid door een werknemer van de onderneming. Wijs de ambtenaren erop dat de uw IT-specialist de IT-specialisten van de ambtenaren zal begeleiden. Wijs desbetreffende personen direct aan. 

1. Blijf onder alle omstandigheden vriendelijk en kalm. De ambtenaren onderzoeken u niet persoonlijk. 

2. Vraag de ambtenaren: 

• Welke instantie zij vertegenwoordigen (het openbaar ministerie, de Europese Commissie, mededingingsautoriteiten, douane, de Fiod, etc.)? 
• Wat het doel van het bezoek is? 
• Hoeveel ambtenaren het bedrijfsbezoek uitvoeren? 
• Schrijf alle antwoorden op. 

3. Wijs de ambtenaren erop dat de verantwoordelijke werknemers van de onderneming eraan komen.

4. Vraag de ambtenaren om in de receptieruimte te wachten totdat de directie is geïnformeerd en de verantwoordelijke werknemers zijn gearriveerd. 

5.Informeer de directie en de juridische afdeling en geef het volgende aan hen door:

• De naam van de onderzoekende autoriteit
• Het doel van het bezoek
• Het aantal ambtenaren dat het bedrijfsbezoek zal uitvoeren

6. Informeer a.u.b. UITSLUITEND de directie en de juridische afdeling. 

7. Indien de ambtenaren erop aandringen onmiddellijk naar een bepaalde afdeling te worden gebracht, bel dan een werknemer die de ambtenaren zal begeleiden. Laat in dat geval ook onmiddellijk de directie en de juridische afdeling weten waar (in de onderneming) de ambtenaren naartoe zijn gebracht. 

8. Blijf gedurende het gehele onderzoek te allen tijde bij de receptie , zelfs indien de ambtenaren daar niet meer zijn.