EU Guidelines
For inspection by European Commission.
Welke documenten moeten de ambtenaren laten zien?
European Commission
- De ambtenaren moeten een schriftelijke beschikking van de Europese Commissie tonen en een gecertificeerde kopie daarvan overleggen om een bedrijfsbezoek te kunnen afleggen. Als de ambtenaren slechts een schriftelijke machtiging tonen, bent u niet verplicht mee te werken aan het bedrijfsbezoek. Neem in dit geval onmiddellijk contact op met de juridische afdeling of de advocaat van de onderneming, alvorens verdere stappen te ondernemen.
- Als de ambtenaren privé-woningen of privé-voertuigen willen doorzoeken, moeten zij hiervoor een rechterlijke machtiging kunnen laten zien.
- Lees de documenten zorgvuldig door en controleer:
- Of uw onderneming inderdaad de geadresseerde is?
- Waarvan uw onderneming wordt verdacht (onderwerp van het bedrijfsbezoek)?
- Wat de ambtenaren mogen (onder)zoeken?
Waar en hoe mogen de ambtenaren hun onderzoek verrichten?
European Commission
- De ambtenaren mogen alle kamers, auto’s en andere terreinen onderzoeken zoals omschreven in de voorgelegde documenten (zie hierboven onder 1.(2)). U kunt de ambtenaren geen toegang weigeren tot de desbetreffende plaatsen.
- De ambtenaren mogen geen geweld gebruiken tegen personen of eigendommen. Zij zijn bijvoorbeeld niet bevoegd om afgesloten kamers of bureaus, kasten, enz. open te breken. Zij mogen wél aan medewerkers vragen om afgesloten kamers of meubels te openen. Als een ambtenaar u vraagt om een kast of bureau open te maken, moet u dat doen.Maar vraag eerst waar de ambtenaar naar op zoek is en overhandig dit dan zelf.
- De ambtenaren mogen ook vragen stellen (zie hieronder onder 4.)
Wat mogen de ambtenaren onderzoeken?
European Commission
- De inspecteurs zijn bevoegd om alle documenten zoals omschreven in de voorgelegde documenten (zie hierboven onder 1.(2)) te onderzoeken en te kopiëren, ook als de documenten bedrijfsgeheimen bevatten. De ambtenaren mogen geen originele documenten meenemen, maar enkel kopieën maken. Let op: maak altijd zelf ook een kopie van een dergelijke document voor de advocaat van de onderneming.
- De volgende documenten mogen niet door de ambtenaren worden gelezen of gekopieerd:
- Privé-documenten voor zo ver die niet als bewijsstuk kunnen dienen.
- Documenten die geen verband houden met het onderwerp en het doel van het onderzoek, als het bekijken van het document verder gaat dan een controle of het document binnen het onderwerp en doel valt (zie hierboven onder 1.(2)).
- Alle correspondentie (documenten) die de onderneming heeft gewisseld met een advocaat, ingeschreven bij een balie van een EU-lidstaat, Noorwegen, IJsland, Liechtenstein of Zwitserland (let op: correspondentie met advocaten die uitsluitend zijn ingeschreven bij een balie van de Verenigde Staten valt hier niet onder).
- Interne bedrijfsdocumenten die zijn opgesteld met het oog op het verkrijgen van juridisch advies van een advocaat als hierboven bedoeld.
- Als de ambtenaren documenten als bovenbedoeld desondanks wensen te onderzoeken, laat hen dan uitsluitend zoveel zien als absoluut nodig is om hen te laten vaststellen dat het (wel degelijk) om documenten gaat die niet mogen worden gebruikt voor hun onderzoek (bijvoorbeeld door middel van de aanhef, het adres, etc.). Als de ambtenaren het geprivilegieerde karakter van bepaalde documenten ter discussie stellen, vraag hen dan deze documenten in een verzegelde envelop of een verzegelde doos te doen totdat een definitief oordeel is gegeven over het geprivilegieerde karakter van het document.
- Als de ambtenaren hier om verzoeken, dient u hen toegang te verlenen tot uw IT-omgeving en opslagmedia (laptops, desktops, tablets, mobiele telefoons, CD-ROM's, DVD's, USB-sticks, clouddiensten enz.) en hen daartoe, indien nodig, de wachtwoorden en beheersrechten te verstrekken, of andere taken uit te voeren die door de ambtenaren van u worden gevergd. Ambtenaren mogen gebruik maken van hun eigen forensische IT-software en/of hardware. Zorg ervoor dat niemand zich op enigerlei wijze bemoeit met de maatregelen die door de ambtenaren worden genomen. De ambtenaren zijn niet bevoegd computers of andere zaken in beslag te nemen, maar mogen wél (en uitsluitend) bestanden uitprinten of (elektronische) kopieën maken. Let op: Laat van iedere elektronische kopie of uitgeprint document een extra kopie maken voor de advocaat van de onderneming.
- Indien geprivilegieerde documenten zijn opgeslagen op het respectievelijke opslagmedium zijn de ambtenaren bevoegd om de harde schijf/het opslagmedium zonder voorafgaand onderzoek in zijn geheel te kopiëren om pas daarna ten kantore van de Europese Commissie te beoordelen of de data geprivilegieerd is en alleen niet-geprivilegieerde data in het dossier op te nemen en de overige data te verwijderen van de kopie.
- Als de selectie van de voor het onderzoek relevante documenten niet is afgerond tijdens het bedrijfsbezoek, zullen de ambtenaren een kopie van de te onderzoeken data met hen meenemen in een verzegelde enveloppe. Verzoek om een duplicaat.
- De ambtenaren zijn bevoegd om o.a. terreinen, gebouwen, kamers, kasten en documenten te verzegelen, bijvoorbeeld als een bedrijfsbezoek meerdere dagen duurt. Verbreek de verzegeling onder geen beding. Neem de nodige maatregelen om zeker te zijn dat de verzegeling niet wordt verwijderd of beschadigd. Zegelverbreking is strafbaar en kan leiden tot een zeer hoge boete voor de onderneming.
Wie mogen door de ambtenaren worden ondervraagd?
European Commission
De ambtenaren zijn bevoegd om elke werknemer om uitleg c.q. toelichting te vragen met betrekking tot het onderwerp van het onderzoek zoals omschreven in de voorgelegde documenten (zie hierboven onder 1.(2)). De werknemer moet er mee rekening houden dat hij/zij naar nationaal recht persoonlijk aansprakelijk kan worden gehouden.
- Sta er op dat u uitsluitend wordt ondervraagd in aanwezigheid van een advocaat.
- Verzoek dat de vragen slechts worden gesteld in een “formeel interview” op grond waarvan alle vragen en antwoorden zullen worden opgenomen. Vraag om een kopie van alle opnames die door ambtenaren zijn gemaakt. Onderteken nimmer een document alvorens daarover advies van een advocaat of de bedrijfsjurist te hebben ingewonnen. Onderteken verklaringen of documenten uitsluitend als deze juist en volledig zijn. Als deze verklaringen of documenten onjuist of onvolledig zijn, sta erop dat deze worden gecorrigeerd.
- Wijs de ambtenaren erop dat uitsluitend de directie bevoegd is om verklaringen namens de onderneming af te leggen.
- Geef nooit antwoord op een vraag als u met dat antwoord de onderneming beschuldigd, met andere woorden dat u erkent dat de onderneming een overtreding van de (EU) mededingingsregels heeft begaan. .
- Beantwoord uitsluitend vragen die direct zijn gerelateerd aan het doel van het onderzoek. Geef uitsluitend antwoord op de gestelde vraag. Geef korte en precieze antwoorden. Blijf bij de feiten en becommentarieer deze niet vanuit een juridisch standpunt. Als u een antwoord op een vraag niet zeker weet, zeg dit dan aan de ambtenaren. Maak geen enkele aanname.
- Blijf kalm en beperk u tot de feiten. Stel u niet agressief op.
- Informeer vóórdat u antwoord geeft of u het recht heeft om te zwijgen. Noteer het antwoord op deze vraag. Indien nodig, vraag om een verdere uitleg. Indien en voor zover de ambtenaren bevestigen dat u het recht heeft om te zwijgen, beroept u zich daar dan op in ieder geval zolang u nog geen advies heeft kunnen inwinnen van een advocaat.
- Vraag de ambtenaren om een bevestiging dat het is uitgesloten dat enige nationale autoriteit u persoonlijk kan vervolgen. Noteer het op deze vraag gegeven antwoord. Indien nodig, vraag om een nadere uitleg. Als de ambtenaren een dergelijke bevestiging niet geven, vraagt u dan om een advocaat te mogen raadplegen vóórdat u enig antwoord geeft.