Instructions

Останете смирени! Не се однесувајте агресивно! 

Направете КОПИИ! 

Вашите вработени мора да направат најмалку една (дополнителна) копија од секој документ (оригинал или копија) и секоја електронска датотека која службениците сакаат да ја земат со нив. Сите копии мора да се постават во посебни папки, а медиумот за чување на податоци со електронски копии мора да се означи на начин што ќе овозможи точно да се распределат документите во подоцнежна фаза. 

Не оставајте ги службениците без надгледување! 

Осигурајте се секој службеник постојано да биде придружуван од вработено лице на вашата компанија (Внатрешен тим за усогласеност). 

Соодветниот член на Внатрешниот тим за усогласеност треба да евидентира: 

1. Што е побарано? 
2. Кои прашања се поставени? 

Доколку е можно, одговорајте на прашања само во присуство на адвокат! 

Осигурајте се дека вие и вашите вработени, колку што е можно, нема да давате било какви изјави без совет од правниот оддел или надворешниот адвокат. Доколку на вас или вашите вработени ви се поставени прашани за предметна материја, замолете ги службениците да почекаат додека да пристигне адвокатот.  

Запишувајте! 

Запишувајте внимателно во текот на инспекцијата, особено: 

• Каде претресуваат службениците? 
• Што прашуваат службениците? 
• Што одговорат вработените (вработените треба, доколку е можно, да дадат одговори само во присуство на адвокат)? 
• Кои документи се побарани/доставени/проверени и копирани? 
• Кој критериум за претрес се користи од страна на службениците за претрес на ИТ системот? 
• Што е одземено? 
• Евидентирајте ги сите спорни точки со службениците. 

Евиденцијата не смее да содржи било какви лични коментари! 

Во случај на било каков сомнеж, ве молиме контактирајте го правниот оддел или надворешниот адвокат! 

Откријте кој орган истражува ® користете ги правилните упатства! 

Правата и обврските на компаниите и лицата може да се разликуваат зависно од тоа кој орган е одговорен за истрагата. Поради тоа, постојат две посебни упатства за: 

• истраги од Европската Комисија 
• истраги од државните органи   

На крајот од инспекцијата, направете интерен извештај кој ќе ги содржи барем елементите наведени погоре. 

1. Информирајте го правниот оддел и надворешниот адвокат. Правниот оддел ќе ги извести сите соодветни менаџери на групата. 

2. Наложете вашиот секретар да испрати е-маил до сите вработени за да ги извести за истрагата.  

3. Известете го Внатрешниот тим за усогласеност кој е избран и обучен за таа цел. Членовите на овој тим треба веднаш да се појават во вашата канцеларија. Секој член на тимот треба да носи: (а) мобилен телефон, (б) оваа контролна листа и (в) две упатства за инспекции од Европската Комисија и националните надлежни органи. 

4. Известете го ИТ одделот. 

5. Проверете дали има индиции дека има и други инспекции во приватните простории на вработените и, доколку има, испратете надворешен адвокат. 

6. Побарајте од вашиот секретар да гарантира дека тој/таа нема да ја напушти неговата или нејзината канцеларија и дека менаџментот ќе биде достапен телефонски. 

7. Носете го постојано вашиот телефон. 

8. Состанете се со службениците заедно со Внатрешниот тим за усогласеност и најмалку еден интерен ИТ специјалист. 

1. Прашајте ги службениците и запишете ги одговорите: 

• Кој ја води истрагата? 
• Кој орган е одговорен за проверката (назив на истражниот надлежен орган)? 
• Која е целта на посетата? 

2. Побарајте да ги видите налозите за претрес или слични документи. Веднаш испратете ги по е-маил / факс копиите од овие документи означени како „ИТНО – инспекција од надлежни органи - да се проследи веднаш“ до правниот оддел и надворешниот адвокат.

3. Побарајте ги овластувањата од службениците и запишете ги нивните имиња. 

4. Замолете ги службениците да почекаат додека да пристигне надворешниот адвокат. Забелешка: Службениците не мора да чекаат! 

5. Известете ги службениците дека соба бр. _______ е достапна за нив како координативна точка. Побарајте од службениците да прават копии само во собата за фотокопирање бр. ______________, а не во индивидуални канцеларии. 

6. Осигурајте да бидат достапни двајца вработени во централната соба за фотокопирање за да прават копии. 

7. Известете ги службениците дека секој службеник ќе биде постојано придружен од вработено лице на компанијата. Известете ги службениците дека ИТ специјалистите на вашата компанија ќе го придружуваат ИТ специјалистот на надлежниот орган. Распределете ги овие лица соодветно. 

1. Да останете пријателски настроени и смирени во секоја прилика. Службениците не вршат истрага врз вас лично. 

2. Прашајте ги службениците: 

• Кој орган го застапувате (јавен обвинител, Европска Комисија, органи за конкуренција, царински, даночни органи или слично)? 
• Што е целта на посетата? 
• Колку службеници ја спроведуваат истрагата? 

Запишете ги одговорите. 

3. Известете ги службениците дека одговорните вработени на компанијата ќе пристигнат насокоро.

4. Замолете ги службениците да почекаат во рецепционото одделение [алтернативно: во соба бр. ______] додека не се извести менаџментот и пристигнат одговорните лица. 

5. Да се извести менаџментот на телефонскиот број ___________ и правниот оддел ____________ на телефонскиот број ___________ и да им се каже: 

• Називот на истражниот орган 
• Целта на посетата 
• Колку службеници ја спроведуваат истрагата. 

6. Известете го САМО менаџментот и правниот оддел. 

7. Доколку службениците инсистираат да влезат во одреден оддел, веднаш јавете се на вработеn кoj ќе ги придружува службениците. Веднаш известете го менаџментот и правниот оддел за локацијата на службениците.  

8. Останете во рецепциониот оддел, дури и откога службениците ќе го напуштат овој оддел.