Instructions

Ostanite smireni ! Nemojte se ponašati agresivno ! 

Pravite KOPIJE 

Vaši zaposleni moraju napraviti najmanje jednu (dodatnu) kopiju svakog dokumenta (originala ili kopije) i svakog elektronskog fajla koji službena lica žele da ponesu sa sobom. Sve kopije moraju da se odlože u    posebne foldere a elektronska sredstva za memorisanje sa elektronskim kopijama moraju biti označena tako da Vam omoguće precizno pronalaženje dokumenata u nekom kasnijem trenutku.  

Ne ostavljajte službenike same 

Postarajte se da svaki službenik stalno bude u pratnji jednog službenika iz Vašeg društva (Interni tim za pitanja usaglašenosti).  

Član Internog tima za pitanja usaglašenosti mora da zabilježi:  

1. Šta se traži? 
2. Koja se pitanja postavljaju? 

Ukoliko je moguće, odgovarajte na pitanja samo u prisustvu advokata 

Obezbijedite da Vi i Vaši zaposleni – u meri u kojoj je to moguće - ne dajete nikakve izjave bez prethodnog saveta pravnog odjeljenja ili eksternog advokata. Ukoliko se Vama ili Vašim zaposlenima postavlja pitanje u vezi sa predmetom uviđaja, ljubazno zamolite službena lica da sačekaju dok ne stigne advokat.  

Vodite zabilješke  

Pažljivo beležite ceo tok uviđaja, a posebno:  

• Gdje službenici vrše uviđaj?  
• Šta službenici pitaju?  
• Šta zaposleni odgovaraju (zaposleni bi trebalo – ukoliko je moguće – da daju odgovore samo u prisustvu advokata)? 
• Koji dokumenti su zatraženi/pruženi/sepregledaju/kopiraju? 
• Koje kriterijume koriste službenici za pretraživanje IT sistema? 
• Šta je zaplenjeno?  
• Zabilježite nesuglasice sa službenim licima. 

Zabilješke ne smiju sadržati nikakav lični komentar! 

U slučaju bilo kakve nedoumice, molimo da kontaktirate pravno odjeljenje ili eksternog advokata  Pravno odjeljenje.

Utvrdite koji organ vrši uviđaj ®  koristite prave smjernice 

Prava i obaveze društava i pojedinaca mogu da se razlikuju zavisno od toga koji organ je odgovoran za sprovođenje uviđaja. Stoga, postoje dve različite vrste smernica za: 

• uviđaje koji vrši Evropska komisija 
• uviđaje koji vrše nacionalni organi 

Na kraju uviđaja, sačinite interni izvještaj, koji sadrži najmanje elemente navedene gore. 

1. Obavijestite pravno odjeljenje i eksternog advokata. Pravno odjeljenje će obavijestiti sve relevantne rukovodioce grupe.  

2. Dajte instrukcije sekretarici da svim zaposlenima pošalje pripremljeni  i-mejl da ih obavijesti o uviđaju.  

3. Alarmirajte Interni tim za pitanja usaglašenosti koji je odabran i obučen za ovu svrhu. Članovi ovog tima će odmah doći u vašu kancelariju. Svaki član tima će nositi: (a) mobilni telefon, (b) ovu kontrolnu listu i (c) smjernice za postupanje u slučaju uviđaja od strane Evropske komisije i od strane nacionalnih organa. 

4. Alarmirajte IT odjeljenje.

5. Provjerite da li postoji indikacija da se vrši i uviđaj u privatnim prostorijama zaposlenih i, ukoliko da, pošaljite eksternog advokata. 

6. Zatražite od sekretarice da ne napušta svoje radno mesto i da rukovodstvo bude dostupno putem telefona. 

7. Nosite svoj mobilni telefon sa sobom sve vrijeme. 

8. Sastanite se sa službenicima zajedno sa Internim timom za pitanja usaglašenosti i najmanje jednim internim IT stručnjakom.  

1. Pitajte službenike i zapišite odgovore: 

• Ko rukovodi uviđajem? 
• Koji organ je odgovoran za uviđaj (naziv istražnog organa)? 
• Koja je svrha posjete?  

2. Tražite da vidite nalog za uviđaj ili slične dokumente. Odmah pošaljite emailom / faksom kopije ovih dokumenata sa naznakom “HITNO – uviđaj organa – PROSLIJEDITI ODMAH” pravnom odjeljenju i eksternom advokatu.

3. Zatražite da vam službenici pokažu svoje službene legitimacije i zapišite njihova imena. 

4. Ljubazno zamolite službenike da sačekaju dok ne stigne eksterni advokat. Napomena: Službenici ne moraju da čekaju! 

5. Obavijestite službenike da im je prostorija br.      na raspolaganju kao mesto odakle će vršiti koordinaciju uviđaja. Zamolite službena lica da kopiranje vrše samo u prostoriji za kopiranje br.      a ne u pojedinačnim kancelarijama. 

6. Obezbijedite prisustvo dvoje zaposlenih u centralnoj prostoriji za fotokopiranja za vršenje fotokopiranja.  

7. Obavijestite službenike da će svaki službenik sve vrijeme biti u pratnji jednog zaposlenog. Obavijestite službenike da će IT specijalisti iz Vašeg društva biti u pratnji IT specijalista službenog organa. Rasporedite ova lica shodno tome. 

1. Ostanite ljubazni i smireni u svim okolnostima. Službeni organi ne ispituju vas lično. 

2. Pitajte službenike: 

• Koji organ predstavljate (kancelariju javnog tužioca, Evropsku komisiju, organe za zaštitu konkurencije, carinske, poreske ili druge organe)? 
• Koja je svrha posjete? 
• Koliko službenih lica vrši uviđaj? 
• Zabilježite odgovore. 

3. Obavijestite službenike da će odgovorni predstavnici društva uskoro doći. 

4. Zamolite službenike da sačekaju na recepciji [alternativno: u prostoriji      ] dok rukovodstvo ne bude obaviješteno i dok odgovorni rukovodioci ne dođu. 

5. Obavijestite rukovodstvo, koristeći broj telefona           i pravno odjeljenje           koristeći broj telefona           i obavijestite ih: 

• O nazivu istražnog organa 
• Svrsi posjete 
• Koliko službenih lica sprovodi uviđaj. 

6. Molimo da obavijestite SAMO rukovodstvo i pravno odjeljenje.  

7. Ukoliko službenici insistiraju da ih odmah odvedete u određena odjeljenja, bez odlaganja pozovite jednog zaposlenog koji će pratiti službenike. Odmah obavijestite rukovodstvo i pravno odjeljenje o mjestu na kome se službenici nalaze. 

8. Ostanite u prostoru recepcije čak i pošto službenici napuste recepciju.