Instructions
Per Company Role
Rimanete calmi! Non comportatevi in maniera aggressiva!
Fate delle COPIE!
I vostri dipendenti devono fare almeno una copia in più per ogni documento (originale o copia) e per ogni file elettronico che i funzionari vogliono portare con loro. Tutte le copie devono essere inserite in raccoglitori separati e i supporti per la raccolta dei dati contenenti le copie elettroniche devono essere sigillati, in maniera tale da permettervi, in una fase successiva, di ripartire esattamente i documenti.
Non lasciate i funzionari da soli!
Assicuratevi che ogni funzionario sia costantemente accompagnato da un dipendente della vostra società (Team Compliance interno).
Il membro del Team Compliance interno deve prendere nota di:
- Che cosa è stato cercato?
- Quali domande sono state fatte?
Se possibile, rispondete alle domande solo alla presenza di un avvocato!
Voi ed i vostri dipendenti - per quanto possibile – assicuratevi di non fare alcuna dichiarazione senza esservi prima consultati con l’ufficio legale o con l’avvocato esterno. Se voi o i vostri dipendenti siete sottoposti a domande circa l’oggetto della ricerca, chiedete gentilmente ai funzionari di attendere l’arrivo dell’avvocato.
Prendere appunti!
Prendete attentamente appunti sullo sviluppo dell’ispezione, in particolare:
- Dove stanno cercando i funzionari?
- Che cosa domandano?
- Quali sono le risposte dei dipendenti (i dipendenti dovrebbero - se possibile – fornire risposte solo in presenza di un avvocato)?
- Quali documenti vengono richiesti/forniti/ispezionati e copiati?
- Quali criteri di ricerca vengono adottati da parte dei funzionari per effettuare ricerche sul sistema IT?
- Che cosa viene sequestrato?
- Prendete nota di ogni motivo di disaccordo o discussione con i funzionari.
Le note non devono contenere alcun commento personale!
In qualunque caso di dubbio, contattate l’ufficio legale o l’avvocato esterno!
Accertatevi di quale autorità sta conducendo l’indagine → utilizzate le linee guida corrette!
I diritti e gli obblighi delle società e degli individui possono variare a seconda dell’autorità responsabile dell’indagine. Conseguentemente, vi sono due diverse linee guida per:
- le ispezioni ad opera della Commissione Europea.
le ispezioni ad opera delle autorità nazionali.
Alla fine dell’ispezione, predisponente un report interno, che comprenda almeno gli elementi di cui al punto che precede.
Compliance / Legal
1. Informate l’ufficio legale e l’avvocato esterno. L’ufficio legale dovrà informare tutti i dirigenti del gruppo interessati dal caso.
2. Date istruzioni alla vostra segretaria di inviare a tutti i dipendenti la e-mail (già predisposta) per informarli dell’indagine.
3. Mettete in allerta il Team Compliance interno selezionato e preparato per questo scopo. I membri di questo team dovranno presentarsi immediatamente presso il vostro ufficio. Ciascun membro del team dovrà portare con sé: (a) un telefono cellulare, (b) la presente checklist e (c) le due linee guida per le ispezioni da parte della Commissione Europea e delle autorità nazionali.
4. Mettete in allerta il dipartimento IT.
5. Verificate se vi sia l’indicazione che vi sono anche ispezioni presso i locali privati di dipendenti e, se sì, inviate un avvocato esterno.
6. Domandate alla vostra segretaria di assicurarsi che non abbandoni la propria postazione e che la direzione sia disponibile via telefono.
7. Tenete il vostro telefono cellulare con voi in ogni momento.
8. Incontrate i funzionari insieme con il Team Compliance interno e con almeno uno specialista IT interno.
1. Domandate ai funzionari e scrivete le risposte:
- Chi sta conducendo l’ispezione?
- Quale autorità è responsabile dell’ispezione (nome dell’autorità che conduce l’ispezione)?
- Qual’è lo scopo della visita?
2. Fatevi mostrare il mandato di perquisizione o documenti simili. Inviate immediatamente via fax/email le copie di questi documenti con l’indicazione “URGENTE – ispezione autorità - da inoltrare immediatamente” all’ufficio legale e all’avvocato esterno.
3. Domandate ai funzionari le loro credenziali e trascrive i loro nomi.
4. Chiedete cortesemente ai funzionari di attendere l’arrivo dell’avvocato esterno. Nota: I funzionari non sono tenuti ad aspettare!
5. Informate i funzionari che la stanza n. è a loro disposizione come centro di coordinamento. Domandate ai funzionari di effettuare fotocopie solo nella stanza per le fotocopie n. e non in singoli uffici.
6. Assicuratevi che due dipendenti siano disponibili nella stanza per le fotocopie per fare le fotocopie.
7. Informate i funzionari che ciascun funzionario sarà accompagnato da un dipendente della società. Informate i funzionari che gli specialisti IT della vostra società accompagneranno gli specialisti IT dell’autorità. Distribuite il personale di conseguenza.
Reception
1. Mantenete in ogni momento un atteggiamento calmo e amichevole. I funzionari non stanno effettuando ricerche su di voi personalmente.
2. Domandate ai funzionari:
- Quale autorità rappresentate (Procura, Commissione Europea, Autorità Garante della Concorrenza e del Mercato, Dogana, Guardia di Finanza o simili)?
- Qual’è lo scopo della visita?
- Quanti funzionari stanno conducendo l’indagine?
- Prendete nota delle risposte.
3. Informate i funzionari che i responsabili della società arriveranno a breve.
4. Chiedete ai funzionari di attendere alla reception fino a quando i dirigenti siano stati informati e i responsabili siano arrivati.
5. Informate i dirigenti e l’ufficio legale e comunicate loro quanto segue:
- Il nome dell’autorità che sta svolgendo l’indagine;
- Lo scopo della visita;
- Quanti funzionari stanno conducendo l’indagine.
6. Informate SOLO i dirigenti e l’ufficio legale.
7. Se i funzionari insistono per essere accompagnati in determinati dipartimenti chiamate immediatamente ed il prima possibile un dipendente che accompagni i funzionari. Informate immediatamente i dirigenti e l’ufficio legale circa gli spostamenti dei funzionari.
8. Rimanete nell’area della reception dopo che i funzionari si sono allontanati da tale area.