EU Guidelines
For inspection by European Commission.
Quali documenti devono essere presentati dai funzionari?
European Commission
- Per effettuare delle ricerche all’interno di una società i funzionari devono presentare una apposita decisione scritta della Commissione Europea e consegnare una copia autentica della stessa. Se i funzionari presentano semplicemente una autorizzazione scritta all’ispezione, non siete obbligati a sottoporvi all’ispezione. In tal caso, contattate l’ufficio legale o un avvocato esterno prima di intraprendere qualunque ulteriore passo.
- Se i funzionari effettuano ricerche all’interno di abitazioni private o automobili private, è richiesto un mandato per la perquisizione emesso da un Tribunale.
- Leggete i documenti molto attentamente e verificate:
- È indirizzato alla nostra società?
- Quali sono le accuse mosse alla nostra società (finalità dell’ispezione)?
- A cosa possono accedere i funzionari?
Dove ed a cosa possono accedere gli ispettori?
European Commission
- I funzionari hanno il diritto di effettuare ricerche in tutte le stanze, automobili e altri locali così come indicato nella documentazione presentata (si veda § 1. (2) di cui sopra). Non potete impedire l’accesso ai funzionari ad alcuno di questi luoghi.
- I funzionari non possono usare la forza nei confronti di persone o cose, ad esempio, forzando porte o armadi chiusi. Essi possono chiedere, però, che locali, armadi o altri contenitori chiusi vengano aperti. In caso di richiesta è consigliabile aprire armadi o altri contenitori, ma prima domandare ciò che gli ispettori stanno cercando e consegnare personalmente l’oggetto della ricerca.
- I funzionari, inoltre, hanno il diritto di effettuare domande (si veda il § 4).
Cosa possono ricercare gli ispettori?
European Commission
- Gli ispettori possono esaminare tutti i documenti ed estrarne copia, anche se contengono segreti aziendali, nei limiti di quanto indicato nella documentazione presentata (si veda § 1. (2) di cui sopra). Gli originali dei documenti non possono essere sequestrati, ma possono esserne fatte solo delle copie. Importante: fare sempre una copia dei documenti per gli avvocati esterni.
- I seguenti documenti non possono essere esaminati o copiati da parte degli ispettori:
- documenti privati che non possono fornire alcuna prova per il caso;
- documenti di nessuna rilevanza per il caso, laddove l’ispezione vada al di là del mero accertamento che il documento è interessato dall’oggetto dell’ispezione (si veda 1.(2) sopra);
- corrispondenza tra la società e un avvocato di un paese membro della UE, Norvegia, Islanda, Liechtenstein o Svizzera (la corrispondenza con avvocati americani non è coperta);
- documenti interni della società che contengono e/o si riferiscono solo a pareri legali dati da avvocati esterni come sopra descritti.
- documenti interni della società predisposti esclusivamente al fine di richiedere un parere legale ad avvocati esterni.
- Se gli ispettori vogliono esaminare tali documenti riservati, mostrate solo le parti di questi documenti che hanno carattere riservato. Se il carattere riservato di alcuni documenti è contestato, richiedete che questi documenti siano riposti in buste sigillate o scatole fino ad una decisione finale circa il loro carattere.
- Se gli ispettori ne fanno richiesta dovete concedere loro di avere accesso ai sistemi e supporti IT (laptop, desktop, tablet, telefoni cellulari, CD-ROM, DVD, chiavette USB, servizi cloud, etc.) fornendo, se necessario, le password e/o i diritti di accesso di amministratore o svolgendo ulteriori compiti richiesti dagli ispettori. Gli spettori possono utilizzare i loro propri IT software e/o hardware forensi. Assicuratevi che nessuno interferisca in alcun modo con le misure adottate dagli ispettori. Gli ispettori non possono sequestrare i computer o altri oggetti, ma solo fare copie dei file. Importante: fare sempre una copia di tali documenti per gli avvocati esterni.
- Se documenti confidenziali sono salvati nel rispettivo supporto di memorizzazione gli ispettori possono fare copia dell’intero supporto di memorizzazione senza un esame preventivo e successivamente verificare presso i locali della Commissione Europea se i dati sono confidenziali e inserire solo i dati non confidenziali nel fascicolo e cancellare i dati rimanenti dalla copia.
- Se la selezione dei documenti rilevanti per l’ispezione non viene portata a termine nel corso dell’ispezione presso i locali dell’impresa i funzionari preleveranno, riponendoli in buste sigillate, copia dei dati che devono ancora essere ispezionati. Richiedete un duplicato.
- Se l’ispezione dura diversi giorni gli ispettori possono apporre sigilli, tra gli altri, a locali, edifici, stanze, armadi e documenti. Non rompere i sigilli per nessun motivo. Adottate le misure necessarie per garantire che i sigilli non vengano rimossi o danneggiati. Rompere i sigilli costituisce un reato penale e può determinare considerevoli sanzioni pecuniarie a carico della società.
Chi può essere interrogato e come?
European Commission
Gli ispettori, per lo scopo indicato nei documenti presentati (si veda 1. (2) sopra), possono chiedere spiegazioni a tutti gli impiegati presenti. Ogni interrogato deve considerare che potrebbe essere ritenuto personalmente responsabile ai sensi della legge nazionale.
- Chiedete di essere sottoposti a domande solo alla presenza di un avvocato esterno.
- Richiedere che le domande siano poste solo durante un interrogatorio formale che assicuri la verbalizzazione e/o la registrazione di domande e risposte. Richiedere copia del verbale dell’interrogatorio. Non sottoscrivere alcun documento prima di aver consultato un legale. Sottoscrivere il verbale solo se corretto e completo. Se il verbale non è corretto o completo insistete perché venga corretto.
- Spiegate ai funzionari che solo gli amministratori possono effettuare dichiarazioni per conto della società.
- Rimanere calmi e attenersi ai fatti. Non comportarsi in maniera aggressiva.
- Chiedere se si ha il diritto di non rispondere. Scrivere la risposta. Chiedere spiegazioni se necessario. Se si ha il diritto di non rispondere, non rispondere fino a quando non sia stato consultato il legale esterno.
- Chiedere agli ispettori se hanno facoltà di impedire che ulteriori azioni possano essere prese nei vostri confronti da una autorità nazionale. Scrivere la risposta. Chiedere spiegazioni se necessario. Se gli ispettori non forniscono informazioni in merito, chiedere di consultare un legale esterno prima di rispondere.
- Non rispondere ad alcuna domanda che potrebbe comportare l’incriminazione della nostra società, i.e. che comporti ammettere l’esistenza di una violazione del diritto comunitario della concorrenza.
- Rispondere esclusivamente a domande attinenti allo scopo dell’ispezione e solo su richiesta. Fornire risposte sintetiche e precise. Attenersi ai fatti e non fornire commenti di natura giuridica. Dichiarare agli ispettori di non poter rispondere alla domanda se non si è a conoscenza dei fatti. Non fare alcuna supposizione