Instructions

Maradjon nyugodt! Ne viselkedjen agresszíven! 

Készítsen MÁSOLATOKAT! 

Az alkalmazottak készítsenek legalább egy (további) másolatot minden dokumentumról (függetlenül attól, hogy az eredeti vagy másolat) és minden elektronikus file-ról is, amit a vizsgálók magukkal kívánnak vinni. Valamennyi másolatot külön mappában kell elhelyezni és az elektronikus másolatokat tartalmazó adathordozót úgy kell megjelölni, hogy később pontosan megtalálhatóak legyenek a dokumentumok.  

Ne hagyja felügyelet nélkül a vizsgálókat! 

Gondoskodjon róla, hogy minden egyes vizsgálót folyamatosa kísérje a vállalat valamelyik alkalmazottja (Belső Compliance Csoport)!  

A Belső Compliance Csoport illetékes tagja rögzítse a következőket:  

1. Mit keresnek? 
2. Milyen kérdéseket tesznek fel? 

Amennyiben lehetséges, kizárólag jogi képviselő jelenlétében válaszoljon a kérdésekre 

Gondoskodjon róla hogy Ön és alkalmazottai – amennyiben lehetséges – ne tegyenek semmilyen nyilatkozatot a jogi osztálytól vagy a külső jogi képviselőtől kapott tanács hiányában. Amennyiben Önt vagy az alkalmazottait az ügy tárgyával kapcsolatban kérdezik, udvariasan kérje meg a vizsgálókat, hogy várakozzanak, amíg a jogi képviselő megérkezik.  

Készítsen feljegyzéseket  

Tak Készítsen pontos feljegyzéseket a vizsgálat során, különösen a következőkről:  

• Hol kutatnak a vizsgálók?  
• Milyen kérdéseket tesznek fel a vizsgálók?  
• Mit válaszolnak az alkalmazottak (az alkalmazottak kizárólag jogi képviselő jelenlétében válaszoljanak, ha lehetséges)? 
• A vizsgálók milyen dokumentumokat kérnek/kapnak meg/vizsgálnak meg és másolnak le? 
• Milyen keresési kritériumok szerint keresnek a vizsgálók az IT rendszerben? 
• Mit foglalnak le?  
• Rögzítsen minden olyan kérdést, amivel kapcsolatban vita merült fel a vizsgálókkal. 

A feljegyzések semmilyen személyes megjegyzést nem tartalmazhatnak! 

Kétség esetén kérjük lépjen kapcsolatba a jogi osztállyal vagy a külső jogi képviselővel!

Derítse ki melyik hatóság folytatja a vizsgálatot  ®  a megfelelő útmutatót használja 

A vállalatok és magánszemélyek jogai eltérhetnek attól függően, hogy melyik hatóság hatáskörébe tartozik a vizsgálat lefolytatása. Ennek megfelelően két különböző útmutató áll rendelkezésre 

• az Európai Bizottság által folytatott helyszíni vizsgálatokhoz 
• a nemzeti hatóságok által folytatott helyszíni vizsgálatokhoz 

A helyszíni vizsgálat végeztével készítsen belső jelentést, amely tartalmazza legalább a fenti pontban felsorolt információkat. 

1. Tájékoztassa a jogi osztályt és a külső jogi képviselőt. A jogi osztálynak kell tájékoztatnia a vállalat-csoport illetékes menedzsereit. 

2. Kérje meg asszisztensét, hogy minden alkalmazott részére küldje meg az előkészített e-mailt, amiben tájékoztatja őket a rajtaütésről.  

3. Riassza az ilyen esetekre megalakított és felkészített Belső Compliance Csoportot! A csoport tagjai azonnal jelenjenek meg az Ön irodájában. A csapat minden tagjánál legyen: (a) mobiltelefon, (b) ez a lista és (c) az Európai Bizottság és a nemzeti hatóság rajtaütéseihez készült két útmutató. 

4. Riassza az IT osztályt.

5. Ellenőrizze, hogy van-e arra utaló jel, hogy a helyszíni vizsgálat a munkavállalók magánlakásait is érinti, és ha igen, küldjön külső jogi képviselőt az érintett helyszínekre. 

6. Kérje meg asszisztensét, hogy ne hagyja el a saját íróasztalát és gondoskodjon róla, hogy a menedzsment elérhető legyen telefonon. 

7. Mindig vigye magával mobiltelefonját! 

8. Az Belső Compliance Csoporttal és legalább egy belső IT szakemberrel együtt találkozzon a tisztviselőkkel.  

1. Kérdezze meg a tisztviselőktől a következőket és írja le a válaszokat: 

• Ki vezeti a vizsgálatot? 
• Melyik hatóság folytatja a vizsgálatot (a vizsgálatot folytató hatóság neve)? 
• Mi a látogatás oka?  

2. Kérje, hogy mutassák fel a házkutatási engedélyt vagy más hasonló dokumentumot! Haladéktalanul küldje el e-mailben vagy faxolja el ezek másolatát „SÜRGŐS – hatósági helyszíni vizsgálat – azonnal továbbítandó” jelzéssel a jogi osztálynak és a külső jogi képviselőnek.

3. Kérje el a vizsgálóktól azonosító adataikat és írja le nevüket! 

4. Udvariasan kérje meg a vizsgálókat, hogy várakozzanak a külső jogi képviselő érkezéséig! Figyelmeztetés: A vizsgálók nem kötelesek várakozni! 

5. Tájékoztassa a vizsgálókat, hogy a      számú helyiség koordinációs pontként a rendelkezésükre áll, és kérje őket, hogy a      számú fénymásoló szobában és ne az egyéni irodákban készítsenek fénymásolatokat! 

6. Biztosítsa, hogy két alkalmazott rendelkezésre álljon a központi fénymásoló szobában másolatok készítésére! 

7. Tájékoztassa a vizsgálókat, hogy mindegyiküket folyamatosan kísérni fogja a vállalat egy-egy alkalmazottja. Tájékoztassa a vizsgálókat, hogy a vállalat IT szakemberei fogják kísérni a hatóság IT szakembereit.  Az ennek megfelelő helyekre küldje ezeket a személyeket! 

1. Minden esetben maradjon barátságos és nyugodt! A vizsgálók nem személyesen Önnel szemben folytatják a vizsgálatot. 

2. Kérdezze meg a vizsgálóktól a következőket: 

• Melyik hatóságot képviselik (ügyészség, Európai Bizottság, versenyhatóság, vám- és adóhatóság vagy egyéb hatóság)? 
• Mi a látogatás oka? 
• Hány vizsgáló végzi a vizsgálatot? 
• Rögzítse a válaszokat! 

3. Tájékoztassa a vizsgálókat, hogy a vállalat illetékes alkalmazottai hamarosan megérkeznek!

4. Kérje meg a vizsgálókat, hogy a recepció területén várakozzanak, amíg a menedzsmentet tájékoztatják és az illetékes alkalmazottak megérkeznek. 

5. Lépjen kapcsolatba a menedzsmenttel telefonszámon és a jogi osztállyal telefonszámon és tájékoztassa oket a következokrol:

• A vizsgálatot végzo hatóság neve
• Látogatásuk oka
• A rajtaütést végzo vizsgálók száma.

6. Kérjük KIZÁRÓLAG a menedzsment tagjait és a jogi osztályt tájékoztassa!  

7. Ha a vizsgálók ragaszkodnak ahhoz, hogy azonnal beléphessenek bizonyos részlegekre, hívjon egy alkalmazottat, aki elkíséri őket! Haladéktalanul tájékoztassa a menedzsmentet és a jogi osztályt a vizsgálók hollétéről! 

8. Maradjon a recepció területén azt követően is, hogy a tisztviselők elhagyták ezt a területet!