Instructions

Restez calme ! Ne soyez pas agressif !

Faites des COPIES! 

Vos employés doivent faire au moins une copie (supplémentaire) de chaque document (original ou copie) et de chaque fichier informatique que les enquêteurs souhaitent emporter. Toutes les copies doivent être classées dans des chemises séparées et les supports de stockage contenant les copies des données informatiques doivent être soigneusement étiquetés, de façon que vous puissiez correctement affecter ces documents ultérieurement.  

Ne laissez pas les enquêteurs sans surveillance ! 

Assurez-vous que chaque enquêteur est toujours accompagné par un employé de votre entreprise (membre de l'équipe chargée du respect de la législation).  

Chaque membre de l'équipe chargée du respect de la législation doit, pour ce qui le concerne, relater les points suivants :  

1. Qu’est-ce qui est recherché ? 
2. Quelles questions sont posées ? 

Dans la mesure du possible, ne répondez aux questions qu’en présence d’un juriste ! 

Assurez-vous que vous et les employés de l'entreprise – dans la mesure du possible – ne faites pas de déclaration sans l’avis du service juridique ou du conseil externe.  Si vous ou les employés de l'entreprise êtes interrogés sur l'objet de l'enquête, demandez poliment aux enquêteurs d’attendre l’arrivée d’un juriste. 

Prenez des notes! 

Prenez soigneusement des notes sur le déroulement de l’enquête, en particulier :  

• Où les enquêteurs cherchent-ils?  
• Que demandent les enquêteurs? 
• Que répondent les employés (les employés ne devraient – si possible – répondre qu’en présence d’un juriste) ? 
• Quels documents sont demandés/fournis/examinés et copiés? 
• Quels critères sont utilisés pour faire des recherches sur le système informatique ?  
• Qu’est-ce qui est saisi ? 
• Notez tous les points de discorde avec les enquêteurs. 

Vos notes ne doivent pas contenir de commentaires personnels ! 

En cas de doute, veuillez contacter le service juridique ou le conseil externe de l'entreprise ! 

Déterminez quelle autorité de concurrence enquête ®  utilisez les instructions correspondantes ! 

Les droits et obligations des entreprises et des particuliers peuvent différer selon l’autorité en charge de l’enquête. En conséquence, il existe deux instructions distinctes pour : 

Les enquêtes réalisées par la Commission européenne.

Les enquêtes réalisées par les autorités nationales. 

A la fin de l’enquête, préparez un rapport interne, reprenant a minima les éléments listés au point supra. 

1. Informez le service juridique et le conseil externe de l'entreprise. Le service juridique informera les responsables des directions concernées au sein du groupe. 

2. Demandez à votre secrétariat d’envoyer à tous les employés un email-type pour les informer de cette enquête.  

3. Avertissez l'équipe chargée du respect de la législation qui a été désignée et formée dans ce but. Les membres de cette équipe devront immédiatement se présenter à votre bureau. Chaque membre de l’équipe devra être muni: (a) d’un téléphone portable, (b) de la présente liste récapitulative et (c) des deux documents d'instructions relatifs aux enquêtes réalisées par la Commission européenne et les autorités nationales. 

4. Avertissez le département informatique.  

5. Vérifiez s’il y a une indication concernant également une enquête dans les locaux privés des employés et, le cas échéant, envoyez un avocat externe.

6. Demandez à votre assistant(e) de s’assurer qu’elle/il ne quittera pas son bureau et que la Direction est joignable par téléphone. 

7. Gardez toujours votre téléphone portable sur vous. 

8. Recevez les enquêteurs avec l'équipe chargée du respect de la législation et au moins un informaticien de l'entreprise.  

1. Demandez aux enquêteurs et notez leurs réponses aux questions suivantes: 

• Qui dirige l’enquête? 
• Quelle autorité est responsable de l’enquête (nom de l’autorité en charge de l’enquête)? 
• Quel est l'objet de l'enquête?  

2. Demandez à voir le mandat ou l'ordonnance autorisant l'enquête (Attention! Dans le cadre de l'exercice de leur droit de communication (enquête simple), les autorités françaises de concurrence n'ont besoin d'aucun document spécifique). Envoyez par email/faxez immédiatement des copies de ces documents en insérant l’en-tête « URGENT – Enquête des autorités – A transférer immédiatement » au service juridique et au conseil externe de l'entreprise.

3. Demandez aux enquêteurs leurs cartes de service et notez leurs noms. 

4. Demandez poliment aux enquêteurs d’attendre jusqu’à l’arrivée du conseil externe de l'entreprise. Nota Bene: Les enquêteurs n’ont pas l’obligation d’attendre! 

5. Informez les enquêteurs que la salle n°       est à leur disposition comme point de coordination. Demandez aux enquêteurs de ne faire des photocopies que dans la salle de reproduction n°       réservée à cet effet et non dans les bureaux individuels.

6. Assurez-vous que deux employés sont disponibles pour faire les photocopies dans la salle réservée à cet effet.

7. Informez les enquêteurs que chacun d’entre eux sera constamment accompagné par un employé de l'entreprise. Informez les enquêteurs que des informaticiens de votre entreprise accompagneront leurs informaticiens. Désignez les personnes qui rempliront ces tâches. 

1. Restez aimable et calme en toutes circonstances. Les enquêteurs n’enquêtent pas sur vous personnellement. 

2. Demandez aux enquêteurs: 

• Quelle autorité représentez-vous (Commission européenne, Conseil de la concurrence, DGCCRF, douanes, administration fiscale ou autres)? 
• Quel est l'objet de votre visite? 
• Combien de personnes procèdent à l’enquête? 
• Notez les réponses. 

3. Informez les enquêteurs de ce que les responsables de l'entreprise vont arriver sous peu. 

4. Demandez aux enquêteurs d’attendre à la réception le temps nécessaire pour que la Direction soit informée et que les responsables arrivent. 

5. Informez la Direction par téléphone au            et le service juridique            au            et faites leur savoir:

• Le nom de l’autorité en charge de l’enquête
• L'objet de la visite
• Le nombre d'enquêteurs procèdant à l’enquête

6. N’informez QUE la direction et le service juridique 

7. Si les enquêteurs insistent pour être immédiatement conduits au sein de certains services, appelez, aussi vite que possible, un employé afin qu'il accompagne les enquêteurs. Informez immédiatement la direction et le service juridique du lieu où se trouvent les enquêteurs.

8. Restez à la réception, même une fois que les enquêteurs l’ont quittée.