Instructions

¡Mantenga la calma! ¡No se comporte de forma agresiva! 

Haga siempre COPIAS 

Sus empleados deben hacer al menos una copia de cada documento (original o copia) y de cada archivo electrónico que los inspectores quieran llevarse. Todas las copias deben archivarse en carpetas separadas y los soportes de almacenamiento de datos con las copias electrónicas deben ser etiquetados, de manera que le permitan recolocar los documentos correctamente en una fase posterior.  

Nunca deje solos a los inspectores 

Asegúrese de que cada inspector esté acompañado en todo momento por un empleado de la empresa (Equipo Responsable Interno).  

El miembro correspondiente del Equipo Responsable Interno debe tomar nota de: 

• ¿Qué se está buscando?  
• ¿Qué se solicita? 

Si es posible, sólo sea interrogado en presencia de un abogado 

Asegúrese de que Vd. y sus empleados –en la medida de lo posible- eviten hacer cualquier declaración antes de hablar con el Departamento de Asesoría Jurídica o con los abogados externos. Si Vd. o sus empleados son interrogados con respecto a algún tema, solicite educadamente a los inspectores que esperen hasta que llegue un abogado.  

Tome nota de todo  

Tome nota de todo lo que ocurra durante las inspecciones, en particular:  

• ¿Dónde buscan los inspectores?  
• Todas las preguntas realizadas por los inspectores,  
• Todas las respuestas dadas por los empleados (los empleados deberán –si es posible- responder únicamente en presencia de un abogado), 
• ¿Qué documentos han sido pedidos/aportados/inspeccionados y copiados? 
• ¿Qué “palabras clave” han sido utilizadas por los inspectores para buscar en el sistema informático? 
• Qué se está incautando, 
• Cualquier conflicto con los inspectores. 

¡Estas notas no deben contener ningún comentario personal! 

En caso de cualquier duda, ¡por favor contacte con el Departamento de Asesoría Jurídica o con los abogados externos!  

Averigüe qué autoridad es la que realiza la investigación ® ¡Utilice la guía adecuada! 

Los derechos y obligaciones de las empresas y de sus empleados pueden variar en función de la autoridad que esté llevando a cabo la investigación. Por ello existen dos guías diferentes para: 

• inspecciones por parte de la Comisión Europea 
• inspecciones por parte de las Autoridades Nacionales de Competencia 

Al final de la inspección, redacte un informe interno que incluya al menos los elementos enumerados en el punto 3(5). 

1. Informe al Departamento de Asesoría Jurídica y a los abogados externos. El Departamento de Asesoría Jurídica informará a todo el personal directivo de la empresa. 

2. Indique a su secretaria que envíe el e-mail preparado a este efecto a todos los empleados para informarles sobre la investigación.  

3. Avise al Equipo Responsable Interno que ha sido seleccionado y recibido la información necesaria para este propósito. Los miembros de este equipo aparecerán inmediatamente en su oficina. Cada miembro del equipo deberá llevar: (a) teléfono móvil; (b) esta lista y (c) las dos directrices para inspecciones. 

4. Avise al departamento de IT. 

5. Compruebe si hay indicios de que también hay inspecciones en los domicilios privados de los empleados y, en caso afirmativo, enviar a un abogado externo. 

6. Solicite a su secretaria que se asegure de que el equipo directivo está permanentemente en contacto por teléfono y que no debe abandonar su puesto de trabajo. 

7. Lleve su teléfono móvil con Vd. 

8. Acuda al encuentro de los inspectores con el Equipo Responsable Interno. Vaya acompañado de, al menos, un especialista del Departamento de Informática.  

1. Pregunte a los inspectores y anote por escrito las respuestas: 

• ¿Quién es el inspector que está a cargo la investigación? 
• ¿Bajo qué instrucciones se está llevando a cabo la investigación? (nombre de la autoridad investigadora) 
• ¿Cuál es el objetivo de la investigación?  

2. Solicite a los inspectores que le muestren la autorización o documento similar para realizar la inspección. Envíe inmediatamente por e-mail / fax una copia de dichos documentos al Departamento de Asesoría Jurídica y a los abogados externos indicando “URGENTE – inspección de la autoridad – por favor entréguenlo inmediatamente”.  

3. Solicite a los inspectores que se identifiquen y tome nota de sus nombres. 

4. Solicite educadamente a los inspectores que esperen hasta que lleguen los abogados externos. ¡Atención! Los inspectores ¡No están obligados a esperar! 

5. Informe a los inspectores que la sala      está disponible como centro de trabajo. Solicite a los inspectores que hagan fotocopias de los documentos de la empresa únicamente en la sala de fotocopias      y no en los despachos individuales. 

6. Asegúrese de que dos empleados estén disponibles en todo momento en la sala de fotocopias para hacer las fotocopias.  

7. Comunique a los inspectores de que cada uno de ellos estará acompañado en todo momento por un empleado de la empresa. Informe a los inspectores que los especialistas informáticos de la empresa acompañarán a los especialistas informáticos de la Autoridad Inspectora. Agrupe a las personas que actuarán como acompañantes como corresponde. 

1. Permanezca tranquilo y sea amable en todo momento. Los funcionarios no están investigándole a Vd. personalmente. 

2. Pregunte a los funcionarios: 

• ¿a qué autoridad pertenecen (Comisión Europea, autoridades nacionales de competencia, policía, etc.)? 
• ¿cuál es el objetivo de su visita? 
• ¿cuántos oficiales están llevando a cabo la investigación? 
• Anote las respuestas. 

3. Indique a los funcionarios que los empleados responsables de la empresa llegarán en poco tiempo. 

4. Solicite a los funcionarios que esperen en la zona de recepción [alternativamente: en la sala      ] hasta que el personal directivo haya sido informado y los empleados responsables hayan llegado. 

5. Avise al equipo directivo al número de teléfono           y al Departamento de Asesoría Jurídica D.           al número de teléfono           y hágales saber: 

• el nombre de la autoridad que investiga; 
• el objeto de la inspección; 
• el número de inspectores que están llevando a cabo la investigación. 

6. Le rogamos que informe ÚNICAMENTE al personal directivo de la empresa y al Departamento de Asesoría Jurídica. 

7. En caso de que los funcionarios insistan en que se les lleve inmediatamente a determinados departamentos, llame inmediatamente a un empleado para que les acompañe. Informe inmediatamente al personal directivo sobre el paradero de los inspectores. 

8. Permanezca en la zona de recepción incluso cuando los inspectores hayan abandonado la misma.