Instructions

Bleiben Sie ruhig! Nicht aggressiv auftreten! 

Immer KOPIEN herstellen! 

Von jedem Schriftstück (Original oder als Kopie) und allen elektronischen Dateien, die die Beamten mit-nehmen wollen, muss mindestens eine (weitere) Kopie bzw. elektronische Kopie hergestellt werden. Die Kopien müssen in separaten Ordnern so abgelegt werden bzw. die Datenträger mit den elektronischen Kopien so gekennzeichnet werden, dass sie später eindeutig zugeordnet werden können.  

Die Beamten niemals unbeaufsichtigt lassen! 

Stellen Sie sicher, dass jeder Beamte ununterbrochen durch einen Mitarbeiter des Unternehmens begleitet wird (Inhouse Compliance-Team).  

Die jeweilige Begleitperson muss notieren: 

• Wonach wird gesucht? 
• Wonach wird gefragt? 

Aussagen zur Sache möglichst nur mit Anwalt! 

Machen Sie und die Mitarbeiter möglichst keine Aussagen zur Sache ohne Rücksprache mit der Rechtsabteilung bzw. dem externen Rechtsanwalt. Wenn Sie bzw. Mitarbeiter zur Sache befragt werden sollen, bitten Sie die Beamten, bis zum Eintreffen eines externen Rechtsanwaltes zu warten.  

Protokoll anfertigen! 

Fertigen Sie ein Protokoll über alles an, was bei den Ermittlungen passiert, insbesondere  

• wo die Beamten überall durchsuchen,  
• alle Fragen der Beamten,  
• alle Antworten der Mitarbeiter (diese sollten aber möglichst nicht ohne Rechtsanwalt aussagen), 
• nach welchen Dokumente gefragt wird und welche eingesehen und kopiert werden, 
• welche Suchbegriffe bei der Durchsuchung des IT-Systems von den Beamten verwendet werden, 
• welche Unterlagen und Gegenstände beschlagnahmt werden sowie 
• welche Streitpunkte mit den Beamten offen geblieben sind. 

Das Protokoll darf keine persönlichen Kommentare enthalten! 

Bei allen Zweifelsfragen die Rechtsabteilung oder den externen Anwalt anrufen! 

Feststellen, welche Behörde ermittelt  ®  Richtigen Leitfaden verwenden! 

Die Rechte und Pflichten des Unternehmens können sich unterscheiden, je nachdem welche Behörde ermittelt und sind daher in zwei unterschiedlichen Leitfäden dargestellt und zwar für  

• Ermittlungen durch die Europäische Kommission 
• Ermittlungen durch nationale Kartellbehörden 

Nach Abschluss der Durchsuchung: Verfassen Sie einen internen Bericht, der mindestens die oben unter genannten Umstände enthält. 

1. nformieren Sie die Rechtsabteilung und den externen Rechtsanwalt. Die Rechtsabteilung wird dann alle relevanten Personen informieren. 

2. Lassen Sie durch Ihr Sekretariat das für diese Fälle vorbereitete E-Mail an alle Mitarbeiter versenden, um diese zu informieren.  

3. Lassen Sie durch Ihr Sekretariat das für diese Fälle ausgesuchte Inhouse Compliance-Team alarmieren. Die Mitglieder des Teams sollen sich unverzüglich vor Ihrem Büro einfinden. Jedes Teammitglied sollte mit sich führen: (a) Mobiltelefon, (b) diese Checkliste sowie (c) die beiden Leitfäden für Durchsuchungen durch die Europäische Kommission und deutsche Kartellbehörden. 

4. Informieren Sie die IT-Abteilung Ihres Unternehmens. 

5. Prüfen Sie, ob es Anhaltspunkte dafür gibt, dass parallel Durchsuchungen in Privaträumen von Unternehmensangehörigen stattfinden. Senden Sie ggf. einen externen Rechtsanwalt dorthin.  

6. Weisen Sie Ihr Sekretariat an, den Arbeitsplatz nicht zu verlassen und die telefonische Erreichbarkeit der Geschäftsführung sicherzustellen. 

7. Nehmen Sie Ihr Mobiltelefon mit. 

8. Gehen Sie mit dem Inhouse Compliance-Team zu den Beamten. Denken Sie daran, dass mindestens ein interner IT-Spezialist dabei sein sollte. 

1. Fragen Sie die Beamten und notieren Sie die Antworten 

• Wer ist der Leiter der Durchsuchung? 
• In wessen Auftrag erfolgt die Durchsuchung (Name der Behörde)? 
• Was ist der Zweck des Besuches? 

2. Lassen Sie sich Durchsuchungsbeschlüsse oder ähnliche Dokumente aushändigen. Lassen Sie Kopien dieser Unterlagen sofort mit dem Vermerk "EILT SEHR – Behördliche Durchsuchung - Bitte sofort vorlegen!" an die Rechtsabteilung und den externen Rechtsanwalt e-mailen / faxen.

3. Lassen Sie sich die Dienstausweise aller Beamten zeigen und notieren Sie alle Namen.

4. Bitten Sie die Beamten höflich, mit dem Beginn der Durchsuchung bis zum Eintreffen des externen Rechtsanwaltes zu warten. Achtung: Die Beamten sind dazu nicht verpflichtet! 

5. Informieren Sie die Beamten darüber, dass ihnen Raum       als zentraler Arbeitsraum zur Verfügung steht. Bitten Sie die Beamten, Kopien von Unternehmensunterlagen ausschließlich im Kopierraum Nr.       zu erstellen, nicht in den einzelnen Büros.

6. Stellen Sie sicher, dass in dem zentralen Kopierraum ständig zwei Mitarbeiter zum Erstellen von Kopien zur Verfügung stehen.

7. Teilen Sie mit, dass jeder Beamte während der Durchsuchungsaktion jeweils von einem Mitarbeiter des Unternehmens begleitet werden wird. Teilen Sie mit, dass IT-Spezialisten des Unternehmens die IT-Spezialisten der Behörde begleiten werden. Teilen Sie die Begleitpersonen entsprechend ein.

1. Bleiben Sie in jedem Fall freundlich und ruhig. Die Beamten ermitteln nicht gegen Sie persönlich. 

2. Fragen Sie die Beamten: 

• Für welche Behörde(n) sind Sie tätig? (Staatsanwaltschaft, Europäische  
• Kommission, deutsche Kartellbehörden, Zoll, Steuerfahndung etc.), 
• Was ist der Zweck des Besuches? 
• Wie viele Durchsuchungsbeamte sind anwesend? 
• Notieren Sie sich die Antworten! 

3. Teilen Sie den Beamten mit, dass die verantwortlichen Mitarbeiter unseres Unternehmens kurzfristig erscheinen werden. 

4. Bitten Sie die Beamten, im Empfangsbereich zu warten, bis die Geschäftsführung informiert wurde und die verantwortlichen Mitarbeiter eingetroffen sind. 

5. Informieren Sie die Geschäftsleitung unter der Nummer            und in der Rechtsabteilung Herrn/Frau            unter der Nummer            und teilen Sie jeweils mit:

• Von welcher(n) Behörde(n) sind die Durchsuchungsbeamten?
• Was ist der Zweck des Besuches?
• Wie viele Durchsuchungsbeamte sind anwesend?

6. Bitte informieren Sie NUR die Geschäftsleitung und die Rechtsabteilung. 

7. Bestehen die Beamten darauf, sofort in bestimmte Abteilungen geführt zu werden, rufen Sie so schnell wie möglich einen Mitarbeiter herbei, der die Beamten dorthin begleitet. Informieren Sie die Geschäftsleitung und die Rechtsabteilung sofort über den Aufenthaltsort der Beamten. 

8. Bleiben Sie auch dann im Empfangsbereich, wenn die Beamten diesen Bereich verlassen.