EU Guidelines
For inspection by European Commission.
Welche Dokumente benötigen die Beamten?
European Commission
- Für eine Durchsuchung im Unternehmen benötigen die Beamten eine Nachprüfungsentscheidung der Kommission, die sie dem Unternehmen in beglaubigter Kopie aushändigen. Liegt nur ein Nachprüfungsauftrag vor, muss die Durchsuchung nicht geduldet werden; rufen Sie dann vor Ergreifung weiterer Maßnahmen die Rechtsabteilung bzw. den externen Rechtsanwalt an.
- Für Durchsuchungen in Privaträumen und Privat-Kfz benötigen die Beamten einen gerichtlichen Durchsuchungsbeschluss.
- Lesen Sie sich die Dokumente genau durch und prüfen Sie
- Ist unser Unternehmen der Adressat?
- Welcher Vorwurf wird gegen unser Unternehmen erhoben (Gegenstand der Nachprüfung)?
- Wo dürfen die Beamten durchsuchen?
Wo und wie dürfen die Beamten durchsuchen?
European Commission
- Die Beamten dürfen in dem durch die vorgelegten Dokumente begrenzten Rahmen (siehe Punkt 1. (2)) alle Räume, Kfz und Grundstücke durchsuchen. Sie sind nicht berechtigt, den Beamten den Zutritt zu verweigern.
- Die Beamten dürfen keine Gewalt gegen Personen oder Sachen anwenden, also z.B. keine Räume oder Schränke gewaltsam öffnen. Die Beamten sind aber berechtigt, zu verlangen, dass Räume und Schränke geöffnet werden. Sofern ein Beamter verlangt, einen Schrank o.ä. zu öffnen, fragen Sie, wonach er/sie sucht und geben Sie ihm/ihr die entsprechenden Unterlagen selbst heraus.
- Die Beamten dürfen auch Fragen stellen. Beachten Sie hierzu Punkt 4. unten.
Was dürfen die Beamten einsehen und mitnehmen?
European Commission
- Die Beamten dürfen in dem durch die vorgelegten Dokumente begrenzten Rahmen (siehe Punkt 1. (2)) grundsätzlich alle Unterlagen einsehen und kopieren, auch wenn diese Geschäftsgeheimnisse enthalten. Die Beamten dürfen aber keine Originale mitnehmen, sondern nur Kopien! Machen Sie von jeder beschlagnahmten Kopie eine weitere Kopie für die externen Rechtsanwälte.
- Folgende Unterlagen dürfen die Beamten nicht lesen oder kopieren:
- Private Unterlagen, soweit diese nicht als Beweismittel von Bedeutung sein können,
- Unterlagen außerhalb des Untersuchungsgegenstandes, sofern es über eine kursorische Durchsicht hinausgeht (siehe Punkt 1. (2)),
- die Korrespondenz mit einem externen Rechtsanwalt aus einem Land der EU und aus Norwegen, Island, Liechtenstein oder der Schweiz (also nicht von US-Anwälten),
- unternehmensinterne Schriftstücke, soweit in diesen nur der Inhalt der Rechtsberatung durch solche Rechtsanwälte enthalten und/oder wiedergegeben ist,
- unternehmensinterne Schriftstücke, die ausschließlich zu dem Zweck ausgearbeitet worden sind, den Rat eines externen Rechtsanwalts einzuholen.
- Soweit die Beamten geschützte Dokumente einsehen wollen, zeigen Sie den Beamten nur so viel, dass deutlich wird, dass es sich um ein geschütztes Dokument handelt. Sofern die Schutzwürdigkeit von Unterlagen bestritten wird, verlangen Sie, dass diese in versiegelten Umschlägen oder Behältnissen aufbewahrt werden, bis hierüber eine endgültige Einigung erzielt wurde.
- Auf Verlangen müssen Sie die IT und Speichermedien (Laptops, Desktops, Tablets, Mobiltelefone, CD-ROMS, DVD, USB-Speicher, Cloud-Dienste usw.) nötigenfalls durch Bekanntgabe des Passworts und/oder Erteilung von Administratorrechten zugänglich machen oder, indem Sie sonstige von den Beamten verlangte Aufträge ausführen. Die Beamten werden ggf. eigene IT-Such- und Kopiersoft- und -hardware aufspielen/anschließen. Stellen Sie unbedingt sicher, dass keiner die durch die Beamten ergriffenen Maßnahmen behindert. Die Beamten dürfen aber keine Computer oder sonstige Gegenstände mitnehmen, sondern nur elektronische Kopien erstellen. Achtung: Machen Sie von jeder (elektronischen) Kopie eine weitere Kopie für den externen Rechtsanwalt.
- Wenn auf dem betreffenden Speichermedium Dokumente gespeichert sind, die geschützt sind, dürfen die Beamten ohne vorherige Prüfung das ganze Speichermedium kopieren und dann in den Räumlichkeiten der Europäischen Kommission überprüfen, ob die Daten geschützt sind, und nur die nicht geschützten Daten in die Behördenakte übernehmen und die übrigen Daten aus der Kopie des Speichermediums löschen.
- Wenn die Auswahl der für das Verfahren relevanten Dateien nicht während der Durchsuchung im Unternehmen abgeschlossen werden kann, werden die Beamten Kopien der noch zu durchsuchenden Dateien in einem versiegelten Umschlag mitnehmen. Verlangen Sie ein Duplikat der Kopie.
- Die Beamten dürfen u.a. Grundstücke, Betriebsgebäude und Räumlichkeiten, Schränke und Unterlagen versiegeln, z.B. bei einer mehrtägigen Durchsuchung. Brechen Sie die Siegel nicht. Treffen Sie geeignete Vorkehrungen, dass das Siegel nicht entfernt oder beschädigt wird. Siegelbruch ist strafbar und kann für das Unternehmen sehr hohe Geldbußen zur Folge haben.
Wen und wie dürfen die Beamten befragen?
European Commission
Die Beamten sind berechtigt, alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in dem durch die vorgelegten Dokumente begrenzten Rahmen (siehe Punkt 1. (2)) zu befragen. Die zu vernehmenden Personen müssen beachten, dass sie nach nationalem Recht u.U. auch persönlich haften können!
- Verlangen Sie, dass die Befragung nur in Anwesenheit des externen Rechtsanwalts erfolgt.
- Verlangen Sie, dass Fragen nur im Rahmen einer förmlichen Befragung gestellt werden, bei der eine ordnungsgemäße Aufzeichnung von Fragen und Antworten sichergestellt ist. Verlangen Sie eine Kopie der Aufzeichnungen, die sich die Beamten machen. Unterschreiben Sie kein Vernehmungsprotokoll ohne Rücksprache mit einem Rechtsanwalt. Unterschreiben Sie Vernehmungsprotokolle nur, wenn diese Ihre Aussage richtig und vollständig wiedergeben. Verlangen Sie bei unrichtiger oder unvollständiger Protokollierung eine Berichtigung des Vernehmungsprotokolls.
- Teilen Sie mit, dass nur die Geschäftsleitung berechtigt ist, Erläuterungen im Namen des Unternehmens abzugeben.
- Bleiben Sie freundlich, ruhig und sachlich. Treten Sie nicht aggressiv auf.
- Fragen Sie, ob Ihnen ein Auskunftsverweigerungsrecht zusteht. Notieren Sie die Antwort. Sofern notwendig, verlangen Sie eine weitergehende Erläuterung. Sofern und soweit ein Auskunfts-verweigerungsrecht besteht, sollte vor einer Rücksprache mit einem externen Rechtsanwalt generell keine Auskunft erteilt werden.
- Bitten Sie die Beamten um die Bestätigung, dass es ausgeschlossen ist, dass eine nationale Behörde gegen Sie persönlich vorgehen kann. Notieren Sie die Antwort. Sofern notwendig, bitten Sie um eine weitergehende Erläuterung. Sofern die Beamten eine entsprechende Bestätigung nicht abgeben wollen, verlangen Sie nach einem externen Rechtsanwalt, bevor Sie antworten.
- Verweigern Sie die Auskunft auf alle Fragen, wenn Sie mit der Antwort Ihr Unternehmen bezichtigen würden, d.h. einen Verstoß des Unternehmens gegen das EU-Kartellrecht eingestehen würden.
- Beantworten Sie nur Fragen, die tatsächlich mit der Durchsuchung in Zusammenhang stehen. Beantworten Sie nur die gestellten Fragen. Beschränken Sie sich auf Tatsachen und treffen Sie keine rechtliche Bewertung. Antworten Sie knapp und präzise. Wenn Sie eine Antwort nicht genau wissen, teilen Sie dies mit und stellen Sie keine Mutmaßungen an.