Instructions

Zachovejte klid. Nechovejte se agresivně 

Pořizujte si KOPIE 

Vaši zaměstnanci si musí pořídit nejméně jednu kopii (navíc) každého dokumentu (originálu či kopie) a každého elektronického souboru, které si úředníci chtějí odnést. Všechny kopie musí být zařazeny do zvláštních složek a media pro ukládání informací s elektronickými kopiemi musí být označeny takovým způsobem, aby bylo v další fázi možné tyto dokumenty identifikovat.  

Nenechávejte úředníky bez dohledu 

Zajistěte, že každý úředník je nepřetržitě doprovázen zaměstnance podniku (Podnikový tým kontrolující dodržování zásad řádného jednání).  

Příslušný člen Podnikového týmu kontrolující dodržování zásad řádného jednání musí zaznamenat:  

1. Co má být nalezeno?  
2. Jaké otázky byly položeny? 

Pokud je to možné, odpovídejte na otázky pouze za přítomnosti právního zástupce 

Zajistěte že Vy a Vaši zaměstnanci – pokud možno – nečiníte žádné prohlášení bez předchozí porady s právním oddělením nebo externím právním zástupcem. Pokud budete dotazování ohledně předmětné věci, zdvořile požádejte úředníky, aby počkali do příchodu právního zástupce.  

Dělejte si poznámky  

Během inspekce si pečlivě pište poznámky, a to zejména:  

• Kde úředníci provádí kontrolu?  
• Na co se úředníci ptají?  
• Co odpověděli zaměstnanci (zaměstnanci by měli – pokud možno – odpovídat na dotazy pouze za přítomnosti právníka)? 
• Které dokumenty jsou vyžádány / poskytnuty / kontrolovány a kopírovány? 
• Která kritéria jsou úředníky požívána ke kontrole IT systému? 
• Co je zabaveno?  
• Každý spor s úředníkem si zaznamenejte. 

Záznamy nesmí obsahovat žádné osobní komentáře! 

V případě jakýchkoliv pochybností kontaktujte prosím právní oddělení nebo externího právního zástupce!

Zjistěte, který úřad kontrolu provádí ® použijte správnou příručku 

Práva a povinnosti podniku nebo jednotlivých osob se mohou lišit podle toho, který úřad je za kontrolu zodpovědný. Proto jsou tady dvě odlišné příručky pro 

• kontroly prováděné Evropskou komisí 
• kontroly prováděné národními úřady 

Na závěr kontroly sestavte interní zprávu, která bude zahrnovat alespoň prvky uvedené v bodě výše.  

1. Informujte právní oddělení a externího právního zástupce. Právní oddělení poté informuje všechny příslušné manažery skupiny. 

2. Poučte asistentku, aby poslala všem zaměstnancům připravený email informující je o kontrole.  

3. Upozorněte interní compliance team, který byl pro tento účel sestaven a proškolen. Členové týmu by se měli okamžitě dostavit do Vaší kanceláře. Každý člen by měl mít (a) mobilní telefon, (b) tento kontrolní seznam a (c) dvě Příručky pro kontroly prováděné Evropskou Komisí a národními úřady.  

4. Upozorněte oddělení IT. 

5. Ověřte, zda něco ukazuje na to, že kontrola probíhá také v soukromých prostorách zaměstnanců, a pokud ano, zajistěte externího právního zástupce. 

6. Požádejte sekretářku ujištění, že neopustí své pracovní místo a že management je k dispozici na telefonu. 

7. Po celou dobu mějte u sebe svůj mobilní telefon. 

8. S úředníky se sejděte spolu s interním compliance teamem kontrolující dodržování zásad řádného jednání a nejméně s jedním interním IT specialistou.  

1. Zeptejte se úředníků na tyto otázky a napište si odpověď: 

• Kdo je vedoucí kontroly? 
• Který úřad je zodpovědný za kontrolu (jméno orgánu provádějícího kontrolu)? 
• Jaký je účel návštěvy?  

2. Vyžadujte předložení příkazu k prohlídce nebo jiného podobného dokumentu. Okamžitě zašlete e-mailem / faxem a pořiďte kopie těchto dokumentů označené “ NALÉHAVÉ – kontrola úřadem - prosím přepošlete  okamžitě“ a zašlete je právnímu oddělení podniku a externímu právníkovi.

3. Požádejte úředníky předložení jejich písemného zmocnění a napište si jejich jména. 

4. Zdvořile úředníky požádejte, aby počkali, než přijede externí právní zástupce. Poznámka: úředníci počkat nemusí! 

5. Informujte úředníky, že každý z nich bude neustále doprovázen zaměstnancem podniku. Informujte je o tom, že podnikový IT specialista bude doprovázet IT specialistu kontrolního orgánu. Tyto osoby takto přiřaďte.

1. Za každých okolností zůstaňte přátelský/á a klidný/á. Úředníci nekontrolují Vás osobně. 

2. Zeptejte se jich: 

• Jaký úřad zastupují (Evropská komise, Úřad pro ochranu hospodářské soutěže, celní, daňové úřady apod.)? 
• Jaký je účel návštěvy? 
• Kolik úředníků provádí kontrolu? 
• Zaznamenejte si odpovědi.

3. Informujte úředníky, že odpovědní zaměstnanci ihned přijdou. 

4. Poproste úředníky, aby počkali v prostorách recepce dokud nebude informován management a nepřijde odpovědný zaměstnanec. 

5. Informujte management a právní oddelení a sdelte jim:

• Název orgánu provádející kontrolu
• Úcel návštevy
• Kolik úredníku provádí kontrolu

6. Prosím, informujte POUZE management a právní oddělení.  

7. Prosím, informujte POUZE management a právní oddělení.  

8. Zůstaňte v prostorách recepce, a to i tehdy, pokud úředníci toto místo opustili.