Instructions

Ostanite smireni! Ne ponašajte se agresivno! 

Napravite KOPIJE 

Vaši zaposlenici moraju napraviti barem jednu (dodatnu) kopiju svakog dokumenta (original ili kopija) i svake elektronske datoteke koju službenici žele da ponesu sa sobom. Sve kopije moraju biti zavedene u zasebnim fasciklima a memorijska arhiva sa elektronskim primjercima mora biti označena na način koji će vam omogućiti da tačno rasporedite dokumente u kasnijoj fazi.  

Ne ostavljate službenike bez nadzora 

Osigurajte da je svaki službenik konstantno u pratnji zaposlenika vašeg društva (unutrašnjeg tima za kontrolu usklađenosti).  

Odgovarajući član unutrašnjeg tima za kontrolu usklađenosti je dužan da zabilježi: 

1. Šta se traži? 
2. Koja pitanja se postavljaju? 

Ako je moguće, odgovarajte na pitanja samo uz prisustvo pravnika 

Osigurajte da vi i vaši zaposlenici - koliko je to moguće - ne daju nikakve izjave bez prethodnog savjetovanja sa pravnom službom ili vanjskim pravnim savjetnikom. Ako ste vi ili vaši zaposlenici upitani o predmetu istrage ljubazno zamolite službenike da pričekaju dok ne stigne pravnik.   

Bilježite 

Pažljivo uzimajte bilješke o toku inspekcije, posebice: 

• Gdje službenici istražuju?  
• Šta službenici pitaju?  
• Šta zaposlenici odgovaraju (zaposlenici bi trebali – ako je moguće – davati odgovore samo u prisustvu pravnika)? 
• Koji dokumenti se traže/daju/pregledaju i kopiraju?  
• Koji kriteriji pretrage se koriste od strane službenika za pretragu informatičkog sistema?  
• Šta se oduzima? 
• Zabilježite sve sporne točke sa službenicima. 

Bilješke ne smiju sadržavati bilo kakve lične komentare! 

U slučaju bilo kakve sumnje, molim vas kontaktirajte pravnu službu ili vanjskog pravnog savjetnika!

Saznajte koji organ istražuje ® koristite prave smjernice  

Prava i obveze društva i pojedinca se mogu razlikovati ovisno o tome koji organ je odgovoran za istragu. U skladu sa tim, postoje dvije različite smjernice za: 

• istrage od strane Evropske Komisije 
• istrage od strane domaćih vlasti. 

Na kraju inspekcijske kontrole sastavite interni izvještaj koji uključuje najmanje one elemente koji su predviđeni u tački ove liste. 

1. Obavijestite pravnu službu i vanjskog pravnog savjetnika. Pravni odjel će obavijestiti sve relevantne osobe grupe. 

2. Naložite svom administrativnom pomoćniku da pošalje svim zaposlenicima pripremljeni e-mail kako bi ih se obavijestilo o istrazi.  

3. Obavijestite unutrašnji tim za kontrolu usklađenosti koji je izabran i obučen za ovu namjenu. Članovi tog tima trebaju odmah da se pojave u vašem uredu. Svaki član treba imati uz sebe a) mobilni telefon, b) ovaj kontrolni list i c) dvije smjernice za inspekcije od strane Europske komisije i domaćih organa. 

4. Obavijestite odjel za tehničku podršku.

5. Provjerite da li postoje naznake da se inspekcija vrši u privatnim prostorijama zaposlenika, i ako postoji, pošaljite vanjskog pravnog savjetnika. 

6. Zamolite svog administrativnog pomoćnika da osigura da on/ona ne napušta svoj stol i da uprava bude telefonski dostupna. 

7. Držite vaš mobilni telefon uz vas sve vrijeme.  

8. Sastanite se sa službenicima zajedno sa unutrašnjim timom za kontrolu i najmanje jednim internim informatičkim stručnjakom. 

1. Pitajte službenike i zabilježite odgovore: 

• Ko vodi inspekciju? 
• Koji organ je odgovoran za inspekciju (ime istražnog organa)? 
• Koja je svrha posjete? 

2. Zatražite da vidite naloge za pretres ili slične dokumente. Odmah faksirajte kopije tih dokumenata s oznakom "HITNO – inspekcijska kontrola - molim proslijediti odmah" u pravnu službu i vanjskom pravnom savjetniku.

3. Zamolite službenike da pokažu svoje akreditacije i zapišite njihova imena. 

4. Ljubazno zamolite službenike da pričekaju dok ne stigne vanjski pravni savjetnik. Napomena: Službenici ne moraju čekati! 

5.Obavijestite službenike da im je soba na raspolaganju kao mjesto za koordinaciju. Zamolite službenike da kopije vrše samo u sobi za fotokopiranja a ne u pojedinačnim kancelarijama. 

6. Osigurajte da su dva zaposlenika prisutna u centralnoj sobi za fotokopiranje kako bi vršili kopiranje. 

7. Obavijestiti službenike da će svaki službenik biti stalno u pratnji zaposlenika društva. Obavijestite službenike da će informatički stručnjaci vašeg društva biti pratnja informatičkom stručnjaku inspekcijskog tijela. Rasporedite ove osobe u skladu sa navedenim. 

1. Ostanite ljubazni i smireni pod svim okolnostima. Službenici ne istražuju vas lično. 

2. Upitajte službenike: 

• Koje tijelo predstavljaju (tužilaštvo, Europsku komisija, tijelo nadležnog za konkurenciju, carinski organ, poresku upravu ili slično)? 
• Koja je namjera posjete?  
• Koliko službenika vrše istragu? 
• Zabilježite odgovore.  

3. Obavijestite službenike da će odgovorni zaposlenici društva uskoro stići. 

4. Zamolite službenike da sačekaju na recepciji dok uprava ne bude obaviještena i odgovorni zaposlenici ne stignu. 

5. Obavijestite upravu na broj telefona i pravnu službu broj telefona i obavijestite ih o:  

• Imenu istražnog tijela  
• Svrsi posjete  
• Koliko službenika vrši istragu.  

6. Molimo vas obavijestite SAMO upravu i pravnu službu.  

7. Ako službenici insistiraju da ih se odvede do pojedinih odjela, odmah pozovite zaposlenika koji će pratiti službenike. Obavijestite upravu i pravnu službu odmah o tome gdje se nalaze službenici.  

8. Ostanite na recepciji i nakon što službenici napuste to područje.