Instructions

Останете спокойни! Не се дръжте агресивно 

Правете КОПИЯ 

Вашите служители трябва да правят поне едно (допълнително) копие от всеки документ (оригинал или копие) и всеки файл, който проверяващите лица искат да вземат със себе си. Всички копия трябва да бъдат организирани в отделни папки и електронните носители с копираните файлове трябва да бъдат обозначени по начин, който ще Ви позволи да разпределите документите точно на по-късен етап.  

Не оставяйте проверяващите лица без придружител 

Уверете се, че всяко проверяващо лице е постоянно придружено от служител на Вашето предприятие (представител на Compliance отдела).  

Съответният представител на Compliance отдела трябва да си записва:  

1. За какво точно се проверява? 
2. Какви са задаваните въпроси?

При възможност отговаряйте на въпросите само в присъствието на адвокат 

Уверете се, че Вие и служителите Ви – доколкото е възможно – не изразявате мнение без да сте се посъветвали с юрисконсулта или външния конкурентноправен адвокат. Ако на Вас или на Вашите служители се задават въпроси относно предмета на проверката, учтиво помолете проверяващите лица да изчакат докато пристигне адвокат.  

Водете си записки  

Водете си внимателно записки в хода на проверката относно това:  

• Къде точно претърсват проверяващите лица?  
• Какво питат проверяващите лица?  
• Какво отговарят служителите (трябва при възможност да отговарят в присъствието на адвокат)? 
• Кои документи са поискани/ предоставени/ преглеждани и копирани? 
• Какви критерии за търсене използват при проверката на компютрите и сървърите? 
• Какво се изземва? 
• Отбелязвайте си всяко неразбирателство с проверяващите лица. 

Записките не трябва да съдържат никакви лични коментари! 

В случай на съмнение, моля свържете се с юрисконсулта или външния адвокат Юрисконсулт!

Разберете кой орган провежда проверката.  Използвайте правилното ръководство 

Правата и задълженията на предприятията и лицата могат да варират в зависимост от това кой орган отговаря за проверката. Ето защо има две различни ръководства при: 

• проверки от Европейската комисия 
• проверки от Комисията за защита на конкуренцията.   

В края на проверката напишете вътрешен доклад включващ поне елементите, посочени в т. 3(5) по горе. 

1. Уведомете юрисконсулта на предприятието и външния конкурентноправен адвокат. Юрисконсултът следва да уведоми съответните членове на мениджмънта на предприятието. 

2. Наредете на секретариата Ви да изпрати на всички служители подготвения имейл, за да ги уведоми за проверката.  

3. Уведомете избраните и предварително обучени за целта представители на Compliance отдела (отдел Съответствие със законодателството). Те следва незабавно да се явят във Вашия офис. Всеки от тях трябва да носи със себе си: (a) мобилен телефон, (б) настоящото ръководство и (в) ръководството при проверки от Европейската комисия и ръководството при проверки от Комисията за защита на конкуренцията. 

4. Уведомете отдела по информационни технологии. 

5. Проверете дали са налице индикации за проверки в частни помещения на служители и, ако да, незабавно уведомете външен адвокат. 

6. Наредете на представителя на секретариата Ви да не напуска работното си място и да се увери, че всеки член на мениджмънта може да отговаря на телефонни обаждания в случай на необходимост. 

7. Носете мобилния си телефон по всяко време. 

8. Срещнете се с проверяващите заедно с избраните и предварително обучени за целта представители на Compliance отдела, както и с поне един компютърен специалист на предприятието. 

1. Попитайте проверяващите лица и отбележете отговорите им: 

• Кой орган е наредил провеждането на проверката (име на проверяващ орган)? 
• Какъв е предметът на проверката? 
• Кой ръководи проверката? Колко и кои лица провеждат проверката? 

2. Помолете ги да Ви представят съдебното разрешение за проверка на място, или друг подобен документ. Незабавно изпратете по факс и направете копия на тези документи, обозначавайки ги със “СПЕШНО – проверка от държавен орган – моля препратете незабавно”, на юрисконсулта на предприятието и външния адвокат.

3. Помолете проверяващите лица да Ви представят заповедта за определяне на проверяващи, както и документ за самоличност и запишете имената им. 

4. Помолете учтиво проверяващите лица да изчакат, докато пристигне външният конкурентноправен адвокат. Бележка: Проверяващите лица не са длъжни да чакат!! 

5. Уведомете проверяващите лица, че могат да ползват стая като обособено помещение за действията им. Помолете проверяващите лица да правят копия само в копирно помещение а не в кабинетите на Ваши служители. 

6. Уверете се, че двама служители са на разположение в това копирно помещение, за да правят копия. 

7. Уведомете проверяващите лица, че всеки от тях ще бъде постоянно придружен от служител на предприятието. Уведомете проверяващите лица, че компютърните специалисти на Вашето предприятие ще придружават техните компютърните специалисти. Разпределете въпросните лица.

1. Останете спокойни и отзивчиви при всякакви обстоятелства. Проверяващите лица не проверяват Вас лично. 

2. Попитайте проверяващите лица: 

• Кой орган представлявате (прокуратура, Европейската комисия, Комисията за защита на конкуренцията, митнически, данъчни органи или други подобни)? 
• Какъв е предметът на проверката? 
• Колко и кои лица провеждат проверката? 
• Запишете отговорите. Поискайте да Ви бъдат представени документите за проверката, с които лицата разполагат, и помолете да направите копие.   

3. Уведомете проверяващите лица, че отговорните служители на предприятието ще пристигнат всеки момент. 

4. Помолете проверяващите лица за изчакат в зоната около рецепцията докато член на мениджмънта бъде уведомен и отговорните служители пристигнат. 

5. Уведомете мениджмънта и юридическия отдел. и/или служител Съответствие със законодателството на тел. като ги информирате относно: 

• Името на проверяващия орган; 
• Предмета на проверката; 
• Колко лица извършват проверката. 

6. Моля уведомете САМО И ЕДИНСТВЕНО мениджмънта и юридическия отдел и/или служител Съответствие със законодателството. 

7. Ако проверяващите лица настояват да бъдат заведени до определени отдели, незабавно потърсете служител, който да ги придружава. Незабавно уведомете мениджмънта и юридическия отдел и/или служител Съответствие със законодателството относно това къде се намират проверяващите лица. 

8. Останете на рецепцията дори след като проверяващите лица вече не се намират в близост до рецепцията.